Zwolnienie L-4 na jednym z trzech wzorów ZUS ZLA

Od 21 kwietnia zaczną obowiązywać nowe wzory zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy – ZLA i ZLA/K. Ale z obiegu nie znikną dotychczas funkcjonujące druki.

Na tych wprowadzonych od 12 stycznia 2011 r. lekarz będzie mógł wystawiać zwolnienia do 31 grudnia 2012 r. Wciąż w użyciu są  także formularze obowiązujące przed 12 stycznia 2011 r., których lekarze mogą używać aż do wyczerpania zapasów.

Komplikuje to życie płatnikom, którzy zgłaszają więcej niż 20 osób do ubezpieczenia chorobowego. Muszą bowiem sprawdzać, czy dostarczone przez podwładnych druki jeszcze obowiązują, czy już nie.

Pod lupą płatnika

Dzieje się tak dlatego, że ciąży na nich obowiązek formalnej kontroli składanych przez ubezpieczonych zaświadczeń lekarskich, na podstawie których trzeba ustalić ich uprawnienia do zasiłku. Tak wynika z art. 68 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.). Pracodawcy zgłaszający mniej ubezpieczonych mogą zwrócić się o przeprowadzenie takiej kontroli do ZUS.

Kontrola formalna zaświadczenia przebiega dwutorowo. Płatnik powinien najpierw sprawdzić, czy dokument ten nie został sfałszowany oraz czy został wydany zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich (np. czy jest podpis i pieczątka lekarza stwierdzającego niezdolność do pracy, czy przybita została pieczątka lecznicy, czy lekarz podał wszystkie wymagane dane i czy się nie pomylił).

Gdy druk jest podejrzany...

Jeżeli płatnik przypuszcza, że ze zwolnieniem jest coś nie tak (np. że zostało sfałszowane), powinien wyjaśnić sprawę z lekarzem, który jest na nim podpisany. Skąd mogą się wziąć takie podejrzenia?

Jeśli np. istnieją wątpliwości co do autentyczności poprawek czy dopisków znajdujących się na zwolnieniu, a nie ma przy nich podpisu i pieczątki lekarza, to nasuwa się wątpliwość, czy faktycznie wystawił je lekarz. Przez sfałszowanie zwolnienia lekarskiego należy bowiem rozumieć zarówno podrobienie, przerobienie, jak i wypełnienie formularza zaświadczenia podpisanego przez lekarza niezgodnie z jego wolą.

Poza tym należy śledzić stronę internetową ZUS, na której pojawiają się komunikaty o seriach i numerach druków zwolnień wycofanych z obiegu czy to na skutek kradzieży, czy zagubienia bloczka z formularzami. Każdorazowo o zagubieniu druków ścisłego zarachowania lekarz ma obowiązek poinformować ZUS, który prowadzi rejestr zaginionych ZUS ZLA.

Takie unieważnione formularze nie stanowią podstawy do wypłaty ani wynagrodzenia chorobowego, ani zasiłku (art. 17 ust. 2 ustawy zasiłkowej i art. 92 § 3 pkt 2 kodeksu pracy). Jeśli pracodawca dokona wypłaty, realizuje świadczenie nienależne podlegające zwrotowi.

Zatem zapobiegliwy pracodawca, który nie chce się narazić na zarzut niedopełnienia obowiązków kontroli formalnej, powinien na bieżąco śledzić komunikaty ZUS nie tylko o unieważnionych drukach, lecz także o tych, którym ważność została przywrócona.

...lub źle wypełniony

Jeśli zwolnienie jest co prawda legalne, ale nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji lub zawiera nieprawidłowe dane, płatnik powinien zwrócić się do lekarza o wyjaśnienie sprawy.

Wypłatę świadczeń chorobowych blokuje L-4 zawierające nawet drobne i oczywiste błędy. Jeśli lekarz np. nieprawidłowo wypisał imię czy nazwisko ubezpieczonego, przekręcając tylko jedną literę, to nie ma możliwości jej skorygowania przez samego zainteresowanego czy płatnika.

Jakiekolwiek poprawki na zwolnieniu może nanosić wyłącznie lekarz wystawiający ten druk, a w razie jego nieobecności jego przełożony, czyli kierownik zakładu opieki zdrowotnej. A każda korekta dokonywana na zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA musi być opatrzona podpisem i pieczątką lekarza dokonującego zmiany.

ZUS wyda decyzję

Jeżeli lekarz potwierdzi, że zaświadczenie zostało sfałszowane, to pracodawca powinien poinformować o tym ZUS. Ten nie dość, że poinformuje o całej  sprawie prokuraturę, to jeszcze wyda decyzję pozbawiającą pracownika prawa do zasiłku. Decyzję w tej sprawie ZUS wydaje na podstawie informacji uzyskanej przez pracodawcę – nie musi czekać na zakończenie procesu karnego. Oczywiście ubezpieczony może się od niej odwołać do sądu.

Okres, za który pracownik zostanie pozbawiony prawa do zasiłku chorobowego w wyniku sfałszowania zwolnienia lekarskiego,  należy wliczyć do okresu zasiłkowego (art. 9 ustawy zasiłkowej). A nieobecność w pracy za ten czas jest nieusprawiedliwiona.

Konsekwencje oszustwa

Jeśli do odkrycia fałszerstwa doszło już po wypłacie zasiłku chorobowego, to ubezpieczony ma obowiązek zwrócić całą kwotę chorobówki wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę.

Gdy wyłudzone zostało wynagrodzenie chorobowe, a więc świadczenie w całości finansowane ze środków pracodawcy, to może on potrącić jego kwotę z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody tylko w najbliższym terminie płatności (art. 87 § 7 kodeksu pracy). Jeśli jednak sprawa wyjdzie na jaw dopiero po jakimś czasie, na potrącenie konieczna jest zgoda pracownika. Jeżeli jej nie udzieli, pracodawcy zostaje dochodzenie zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia w postępowaniu cywilnym.

Na szczęście pracodawca nie musi się również obawiać, że poniesie finansowe konsekwencje zrealizowania wypłaty świadczenia na podstawie nieobowiązującego już formularza, jeśli było to wynikiem błędu lekarza. Trochę to pocieszające, ale nie zmienia faktu, że trzy rodzaje druków ZUS ZLA i ZLA/K (czyli w sumie sześć różnych druków) obowiązujących w jednym czasie to trochę za dużo.

Kiedy druk jest poprawny

Wszystkie formularze muszą być wypełnione według zasad obowiązujących od 21 kwietnia 2012 r. W praktyce oznacza to tyle, że niektóre pola występujące we wcześniejszych wersjach druków pozostaną niewypełnione. Tak będzie np. z numerem NIP ubezpieczonego.

Konieczny jest za to jego PESEL. Jedynie gdy go nie posiada, to w zwolnieniu musi być podana seria i numer paszportu. Jeśli chodzi o dane płatnika składek, to w druku musi być podany numer NIP lub PESEL, albo seria i numer paszportu płatnika składek, jeżeli nie ma obowiązku posługiwać się NIP i nie nadano mu PESEL.

Jeśli płatnik otrzyma druk ZLA lub ZLA/K we wcześniejszej wersji, to nie znajdzie w nim NIP ubezpieczonego, a pole zawierające kod niezdolności do pracy pozostanie niewypełnione.