Zawiadomienie powinno nastąpić na piśmie przed złożeniem oświadczenia pracownikowi i zawierać wskazanie przyczyny.
Niezachowanie tego trybu stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, co z kolei spowoduje, że sąd przywróci do pracy lub zasądzi odszkodowanie. Od zasady tej niedopuszczalne są odstępstwa, nawet w przypadku gdyby wypowiedzenie było uzasadnione merytorycznie.
Czy rozwiązanie umowy bezterminowej trzeba konsultować w przypadku każdego pracownika, czy tylko takiego, który jest działaczem związkowym lub nie będąc nim, wystąpił do związków o obronę?
Obowiązek konsultacji obejmuje zamiar wypowiedzenia umów o pracę pracownikom reprezentowanym przez związek zawodowy. Pod pojęciem tym należy rozumieć pracowników, którzy co prawda nie są członkami związku, ale zwrócili się do niego z wnioskiem o obronę, a związek ten wyraził na to zgodę. Przepisy nie przewidują żadnej szczególnej formy dla takiego wniosku. Może być on złożony ustnie, elektronicznie lub w sposób dorozumiany.
W praktyce problemem jest ustalenie, czy dany pracownik jest reprezentowany przez organizację związkową, a jeżeli jest ich kilka, to która z nich reprezentuje jego interesy. W celu uzyskania tej informacji pracodawca, zgodnie z art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych, powinien zwrócić się do organizacji związkowej
o informację o pracownikach korzystających z jej obrony. Jeżeli organizacja związkowa nie udzieli tej informacji w ciągu pięciu dni, pracodawca nie ma obowiązku z nią współdziałać. Obecnie, z uwagi na stanowisko GIODO, sporne jest, czy pracodawca powinien występować z zapytaniem do związków indywidualnie za każdym razem, gdy zamierza wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę, czy wystarczy zrobić to jednorazowo.