W sądach gospodarczych wciąż długo czeka się na uzyskanie prawomocnego rozstrzygnięcia, a koszty postępowania sądowego są wysokie. Aby zapewnić stronom możliwość skorzystania z alternatywnego sposobu rozwiązania sporu, polski ustawodawca od 10 grudnia 2005 wprowadził do kodeksu postępowania cywilnego przepisy o mediacji.

Polega ona na nieformalnych, poufnych, dobrowolnych, pozasądowych negocjacjach stron z udziałem neutralnej i bezstronnej osoby trzeciej nazywanej mediatorem, która ma pomóc stronom w osiągnięciu porozumienia. Wprowadzone do k.p.c. przepisy umożliwiły sądom kierowanie stron do mediacji. Mimo upływu już ponad pięciu lat od nowelizacji k.p.c.  wiadomość o skierowaniu sprawy do mediacji spotyka się najczęściej z dwoma reakcjami.

Część podmiotów oczekuje, że koszt mediacji będzie pokryty z niemałej przecież opłaty sądowej. Są więc zdziwieni, że skierowanie do mediacji łączy się z koniecznością poniesienia jakichś dodatkowych kosztów.

Inni z kolei  czerpią wiedzę o wysokiej cenie mediacji podwyższającej koszty prowadzenia sporu  z informacji prasowych  bądź środowiskowych. Oba przekonania mogą negatywnie rzutować na wolę zaangażowania się w mediację. Jedni są bowiem rozczarowani prośbą mediatora o pokrycie kosztów jego udziału w sprawie.

Drudzy natomiast, którzy usłyszeli, że mediacja jest droga, najczęściej w ogóle odmawiają w niej udziału. Aby nie skreślać z góry szansy na ugodowe zamknięcie sprawy z udziałem mediatora, warto przyjrzeć się bliżej opłatom mediacyjnym w sprawach gospodarczych.

Wynagrodzenie i pokrycie wydatków

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 183

5

k.p.c. mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji. Ta zasada ma zastosowania zarówno do mediacji, które toczą się ze skierowania sądu, jak i tych, w których do mediacji dochodzi z inicjatywny samych stron sporu. Do pokrycia wynagrodzenia mediatora i zwrotu wydatków przez niego poniesionych są zobowiązane strony.

Mediatorowi nie przysługuje wynagrodzenie jedynie w przypadku, gdy przed przystąpieniem do mediacji wyraził zgodę na przeprowadzenie jej bez wynagrodzenia. Są ośrodki mediacyjne korzystające z grantów lub działające przy uczelniach, w których tacy mediatorzy prowadzą praktykę. W razie braku środków na mediację warto tę ofertę sprawdzić.

Zwolnienia nie będzie

Nie można natomiast uzyskać zwolnienia od kosztu mediacji. Jak wynika bowiem z art. 6 ustawy z  28 lipca 2005  o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU z 2010 r. nr 90, poz. 594, z późn. zm.), koszty mediacji nie stanowią wydatków.

Ten zapis oznacza, że nie ma podstaw do ich tymczasowego wykładania przez Skarb Państwa ani do zwolnienia strony od ich ponoszenia przez sąd.

Zwolnienie strony od kosztów sądowych zarówno z mocy ustawy, jak i na wniosek nie zwalnia jej więc od obowiązku pokrycia wynagrodzenia mediatora i poniesionych przez niego wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji.

Umowa czy postanowienie

Określenie kosztów mediacji jest uzależnione od tego, czy jest ona przeprowadzana na podstawie umowy o mediację (mediacja pozasądowa), czy na podstawie postanowienia sądu kierującego strony do mediacji.

Koszty mediacji pozasądowej określa wyłącznie umowa zawarta pomiędzy mediatorem a stronami.  Wynagrodzenia mediatorów to zwykle  200 – 400 zł netto za sesję.

Jakie wydatki do zwrotu

Dla uniknięcia wątpliwości przed przystąpieniem do mediacji warto też uzgodnić z mediatorem, jakie wydatki poniesione przez niego w związku z mediacją będą podlegać w zwrotowi, np. czy strony i w jakiej proporcji pokryją koszt przelotu samolotem z Warszawy do Szczecina.

Poddanie się przez strony mediacji prowadzonej przez stałego mediatora z listy określonego ośrodka mediacyjnego jest w zasadzie równoznaczne z wyrażeniem przez strony zgody na przyjętą w tym ośrodku taryfę opłat za usługi mediacyjne, bez konieczności podpisywania dodatkowej umowy, chyba że w umowie zastrzeżono inaczej.

Stawki z rozporządzenia

W razie skierowania stron do mediacji na podstawie postanowienia sądu do określenia wysokości wynagrodzenia mediatora i podlegających zwrotowi wydatków poniesionych przez niego w związku z przeprowadzeniem mediacji stosuje się rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 30 listopada 2005 w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (DzU z 2005 r. nr 239, poz. 2018).

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawach o prawa majątkowe (a takich jest najwięcej wśród spraw gospodarczych) wynagrodzenie mediatora wynosi 1 proc. wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 1 tys. zł  za całość postępowania mediacyjnego.

Natomiast w sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za pierwsze posiedzenie mediacyjne, przeprowadzone w wyznaczonym przez sąd czasie mediacji, wynosi 60 złotych, a za każde następne posiedzenie 25 złotych.

Ponadto, jeżeli sąd upoważnił mediatora do zapoznania się z aktami sprawy, wynagrodzenie za całość postępowania podwyższa się o 10  proc. Należy podkreślić, że podane  stawki to pełne wynagrodzenie mediatora w sprawach majątkowych, niezależnie od liczby spotkań ze stronami czy czasu ich trwania.

Porównując te stawki chociażby ze stawkami minimalnymi dla radców prawnych i adwokatów stosowanymi do określenia wysokości zwrotu kosztów zastępstwa procesowego, trudno uznać je za wygórowane.

Zwrotowi podlegają też udokumentowane i niezbędne wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji w postaci kosztów przejazdów, zawiadomień stron, zużytych materiałów biurowych czy wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego.

W marcu tego roku Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało propozycję nowelizacji ww. rozporządzenia, która dla uniknięcia pojawiających się w praktyce wątpliwości umożliwi mediatorowi, będącemu jednocześnie podatnikiem od towarów i usług, doliczenie do wysokości swojego wynagrodzenia stawki podatku od towarów i usług, przewidzianej dla tego rodzaju czynności w przepisach o podatku od towarów i usług. Projekt nowelizacji jest w trakcie konsultacji społecznych.

Na koniec rozliczenie

Warto  wskazać, co dzieje się z rozliczeniem kosztów mediacji po jej zakończeniu. Zgodnie z art. 104 § 1 k.p.c. koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd i zakończonej ugodą znoszą się wzajemnie, jeżeli strony nie postanowiły inaczej.

Oznacza to, że każda ze stron ponosi we własnym zakresie koszty związane ze swoim uczestnictwem w sprawie; powód – opłatę sądową i koszty zastępstwa procesowego, a pozwany – zwykle jedynie koszty zastępstwa procesowego.

Zawarcie ugody przed mediatorem i jej zatwierdzenie przez sąd czyni dalsze postępowanie sądowe zbędnym. W związku z powyższym, zgodnie z art. 79 ust. 1 pkt 2a) ustawy z 28 lipca 2005 o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, sąd z urzędu zwraca stronie  trzy czwarte uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie.

Ten zwrot jest nawet wyższy niż w przypadku zawarcia ugody przez sądem i najczęściej w całości pokrywa wcześniej wyłożone przez powoda na mediację koszty.

Sprawa wraca do sądu

Jeśli wskutek mediacji nie zostanie zawarta ugoda, sprawa wraca do sądu, który rozstrzyga o tym, kto ostatecznie ponosi koszty mediacji. Zwykle strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, czyli koszty procesu. Zgodnie z art. 981 § 1 k.p.c. do niezbędnych kosztów procesu zalicza się m.in. koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd.

Ponadto, jeżeli postępowanie cywilne zostało wszczęte w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia mediacji, która nie została zakończona ugodą albo zawarta ugoda nie została zatwierdzona przez sąd, do niezbędnych kosztów procesu zalicza się także koszty mediacji w wysokości nieprzekraczającej czwartej części wpisu.

Należy pamiętać również o tym, że niezależnie od wyniku sprawy sąd może nałożyć na stronę lub interwenienta obowiązek zwrotu kosztów wywołanych ich niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem.

Zgodnie z art. 103 § 1 k.p.c. takie obciążenie może nastąpić m.in. w razie nieusprawiedliwionej odmowy poddania się mediacji, na którą strona uprzednio wyraziła zgodę np. podpisując klauzulę mediacyjną lub nie zgłaszając w terminach przewidzianych przez k.p.c. sprzeciwu odnośnie do udziału w mediacji.

Violetta Wysokradca prawny i partner w Kancelarii Wysok i Wysok Radcowie Prawni

Obowiązujące uregulowania i praktyka rozliczeń mediatorów ze stronami powinny zachęcać przedsiębiorców do brania udziału w takim postępowaniu. Ostatecznie  jego koszt albo rekompensuje zwrot opłaty sądowej, albo wchodzi w skład kosztów odzyskiwanych od drugiej strony.

Biorąc też pod uwagę ograniczenia kwotowe przy sprawach, wktórych wartość przedmiotu sporu wynosi ponad 100 tys. złotych, w porównaniu z innymi wydatkami na prowadzenie sporu, koszt mediacji nie jest wysoki, zwłaszcza że jest dzielony na dwie strony procesowe.

W tej sytuacji, jeśli inne okoliczności, np. precedensowy charakter sprawy lub totalne fiasko negocjacji bezpośrednich, nie przemawiają za odmową udziału w mediacji, warto z tej możliwości skorzystać. Można bowiem zakończyć sprawę i oszczędzić wielu dalszych wydatków.

Zawarcie ugody całkowicie też eliminuje ryzyko przegrania procesu, które, o ile sprawa nie jest oczywista, zawsze musi być brane pod uwagę, również od strony obciążeń księgowych. Na koniec przypomnę, że właśnie dziś jest kolejny Międzynarodowy Dzień Mediacji.