Zamawiający muszą złożyć roczne sprawozdania

Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 10 września 2007 r., zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (DzU nr 175, poz. 1226), sprawozdanie przekazuje się jedynie drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych.

Nie jest dopuszczalne przesyłanie sprawozdania pocztą, przez kuriera czy faksem. Obowiązek składania sprawozdań nakłada na zamawiających art. 98 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Z kolei w myśl art. 98 ust. 2 prawa zamówień publicznych zamawiający przekazuje sprawozdanie do prezesa UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Powinno ono obejmować cały miniony rok kalendarzowy, tzn. dane w nim zawarte muszą dotyczyć zamówień udzielonych od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia tego roku.

Do sporządzenia i przekazania sprawozdania zobowiązane są podmioty, które w roku objętym sprawozdaniem udzieliły zamówień, w tym zamówień sektorowych o wartości powyżej 14 tys. euro.

Wzór formularza zainteresowane podmioty znajdą w rozporządzeniu Rady Ministrów z 10 września. Roczne sprawozdania składają przede wszystkim jednostki rządowej administracji centralnej i terenowej, jednostki samorządu terytorialnego, podmioty prawa publicznego, instytucje ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, samodzielne zakłady opieki zdrowotnej.

Ze sprawozdań tych instytucji wynika charakter dokonywanych przez nie zamówień publicznych. Zamawiający wpisuje np. do sprawozdania, czy zamówienie dotyczy zdrowia, usług publicznych, spraw gospodarczych lub finansowych, budownictwa lub obiektów komunalnych, ochrony socjalnej, rekreacji, kultury, religii, edukacji, bezpieczeństwa publicznego czy też obronności kraju.

Sprawozdania uwzględniają podział na zamówione roboty budowlane, dostawy i usługi. Na ich podstawie możliwa jest ocena liczby zastosowanych trybów udzielania zamówień czy liczby zawartych umów (jedna z rubryk wprowadza podział zamówień w zależności o od tego, czy zostały zawarte w drodze przetargu ograniczonego, nieograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, zapytania o cenę, licytacji elektronicznej, dialogu konkurencyjnego czy zamówienia z wolnej ręki).

Po dokonaniu analizy i zestawieniu otrzymanych danych Urząd Zamówień Publicznych sporządza ogólnokrajowe sprawozdanie, które pozwala na podsumowanie tendencji gospodarczych na krajowym rynku zamówień publicznych.

Uwaga:

Wydruku sprawozdania nie należy wysyłać pocztą ani faksem do Urzędu Zamówień Publicznych. Urząd Zamówień Publicznych wyjaśnia, że w przypadku zamówienia, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i później zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego przekazywania sprawozdań wynikało przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwolił na ujednolicenie danych i wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Zwiększył także możliwość weryfikacji danych oraz polepszenia jakości analiz przeprowadzanych na podstawie sprawozdań.