Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 10 września 2007 r., zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (DzU nr 175, poz. 1226), sprawozdanie przekazuje się jedynie drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych.

Nie jest dopuszczalne przesyłanie sprawozdania pocztą, przez kuriera czy faksem. Obowiązek składania sprawozdań nakłada na zamawiających art. 98 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Z kolei w myśl art. 98 ust. 2 prawa zamówień publicznych zamawiający przekazuje sprawozdanie do prezesa UZP w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Powinno ono obejmować cały miniony rok kalendarzowy, tzn. dane w nim zawarte muszą dotyczyć zamówień udzielonych od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia tego roku.

Do sporządzenia i przekazania sprawozdania zobowiązane są podmioty, które w roku objętym sprawozdaniem udzieliły zamówień, w tym zamówień sektorowych o wartości powyżej 14 tys. euro.

Wzór formularza zainteresowane podmioty znajdą w rozporządzeniu Rady Ministrów z 10 września. Roczne sprawozdania składają przede wszystkim jednostki rządowej administracji centralnej i terenowej, jednostki samorządu terytorialnego, podmioty prawa publicznego, instytucje ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, samodzielne zakłady opieki zdrowotnej.

Ze sprawozdań tych instytucji wynika charakter dokonywanych przez nie zamówień publicznych. Zamawiający wpisuje np. do sprawozdania, czy zamówienie dotyczy zdrowia, usług publicznych, spraw gospodarczych lub finansowych, budownictwa lub obiektów komunalnych, ochrony socjalnej, rekreacji, kultury, religii, edukacji, bezpieczeństwa publicznego czy też obronności kraju.

Sprawozdania uwzględniają podział na zamówione roboty budowlane, dostawy i usługi. Na ich podstawie możliwa jest ocena liczby zastosowanych trybów udzielania zamówień czy liczby zawartych umów (jedna z rubryk wprowadza podział zamówień w zależności o od tego, czy zostały zawarte w drodze przetargu ograniczonego, nieograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, zapytania o cenę, licytacji elektronicznej, dialogu konkurencyjnego czy zamówienia z wolnej ręki).

Po dokonaniu analizy i zestawieniu otrzymanych danych Urząd Zamówień Publicznych sporządza ogólnokrajowe sprawozdanie, które pozwala na podsumowanie tendencji gospodarczych na krajowym rynku zamówień publicznych.

Uwaga:

Wydruku sprawozdania nie należy wysyłać pocztą ani faksem do Urzędu Zamówień Publicznych. Urząd Zamówień Publicznych wyjaśnia, że w przypadku zamówienia, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i później zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

Wprowadzenie obowiązku elektronicznego przekazywania sprawozdań wynikało przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwolił na ujednolicenie danych i wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Zwiększył także możliwość weryfikacji danych oraz polepszenia jakości analiz przeprowadzanych na podstawie sprawozdań.

Urząd Zamówień Publicznych zapewnia, że dołożył wszelkich starań, aby elektroniczny system przesyłania sprawozdań działał w tym roku bezawaryjnie. Dodaje, że prawidłowe wykonanie instrukcji dotyczących wypełniania oraz przesyłania formularza powinno gwarantować dostarczenie elektronicznej wersji sprawozdania do UZP.

Urząd zastrzega jednak, że wysyłanie sprawozdania odbywa się za pomocą sieci Internet, dlatego też nigdy nie można wykluczyć pojawienia się problemów technicznych związanych z elektroniczną ekspedycją druków. Wyjaśnia, że wprowadzone do formularza dane można odzyskać w razie zerwania połączenia z Internetem. Po rozpoczęciu wpisywania danych do formularza w lewym górnym rogu ekranu wyświetla się w kolorze czerwonym numer sesji, który osoba wpisująca dane powinna zapisać bądź zapamiętać.

W wypadku przerwania wypełniania lub przesyłania sprawozdania do systemu zapamiętany numer sesji powinien umożliwić odtworzenie wcześniej wpisanych danych. Każdy zamawiający ma sposobność otrzymania potwierdzenia wysłania sprawozdania do urzędu. Dowodem tego, że sprawozdanie do niego wpłynęło w wersji elektronicznej, jest pojawienie się na stronie systemu UZP i w dokumencie sprawozdania numeru referencyjnego i daty wygenerowanych z systemu UZP.

Z doświadczenia zamawiających wynika, że w trakcie wypełniania sprawozdania mogą czasami pojawić się problemy z wpisywaniem tekstu lub wartości liczbowych w odpowiednie pola formularza. Co wtedy powinien zrobić przedstawiciel zamawiającego? Poszczególne pola – twierdzi UZP – akceptują, w zależności od potrzeb, tekst, wartości liczbowe lub odpowiednie kombinacje liter i cyfr.

System sprawdza poprawność wprowadzanych danych i w razie niezgodności wyświetla komunikat o błędzie oraz wskazuje pole, w którym stwierdzono niezgodność. Jeżeli jednak, pomimo wprowadzenia poprawnych danych, system zgłasza błąd, przedstawiciel zamawiającego powinien skontaktować się z UZP.