Diety – Jak dokumentować podróże służbowe kierowców

Gdy kierowca pokonuje tylko krótkie trasy krajowe, które mieszczą się w ośmiu godzinach na dobę, można nie dokumentować odrębnie, że jest w podróży służbowej.

W tym zakresie art. 2 pkt 7 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=617B7A18BA7355EB91CE12039E6DCA07?id=173274]ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.)[/link] nie wprowadził wymogu pisemnego polecenia. Mówi jedynie o poleceniu pracodawcy, które w związku z powyższym może być także ustne.

Skoro tak, a dodatkowo podróż kończy się przed lub maksymalnie z upływem ośmiu godzin, to kierowca nie nabędzie w związku z jej odbyciem żadnego świadczenia. Dieta krajowa w 1/2 wysokości przysługuje, dopiero gdy podróż służbowa trwała powyżej ośmiu godzin.

Tak stanowi § 4 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FFAD16E252BD47008A41BE751BA23D66?id=167998]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.)[/link].

[srodtytul]Bez biurokracji [/srodtytul]

W związku z powyższym tworzenie dokumentacji takich podróży i jej archiwizowanie byłoby sztuką dla sztuki. Te dokumenty nie byłyby potrzebne ani służbom kadrowym, ani płacowym pracodawcy.

Ma to szczególne znaczenie, gdy kierowca kilka razy w ciągu dnia pracy wraca do bazy transportowej (miejscowości, na terenie której siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności ma pracodawca). Wtedy bowiem – zgodnie ze [b][link=http://www.rp.pl/artykul/291404,517982-Stanowisko-Ministerstwa-Infrastruktury-z-2-sierpnia-2010-r--w-sprawie-podrozy-sluzbowej-kierowcy--ktory-w-ciagu-jednej-doby-kilkakrotnie-pokonuje-krotkie-trasy--MR-1-jd--1042202-2010-.html]stanowiskiem Ministerstwa Infrastruktury z 2 sierpnia 2010 r. (MR-1-jd/1042202 /2010)[/link][/b] – odbywa on nie jedną, a kilka podróży służbowych. W takich wypadkach natomiast niemożliwe jest, aby jedna z nich przekroczyła osiem godzin.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Adam jest zatrudniony jako kierowca w komunikacji podmiejskiej na trasach do 50 km, w przedsiębiorstwie z siedzibą w Warszawie.

W ciągu dnia pokonuje trzy razy trasę Warszawa – Grójec i z powrotem, czyli w sumie wykonuje sześć przewozów trwających po ok. 1 godz. 15 min.

Pan Adam odbywa w takim dniu trzy podróże służbowe, bo każda z nich rozpoczyna się od przekroczenia granicy Warszawy w drodze do Grójca i kończy przekroczeniem granicy administracyjnej Warszawy w drodze z Grójca do stolicy.

Ponieważ żadna z tych podróży nie będzie dłuższa niż osiem godzin, to nie ma potrzeby ich oddzielnego dokumentowania.[/ramka]

[srodtytul]Ze względów podatkowych...[/srodtytul]

Inaczej należałoby jednak podejść do kierowców zatrudnionych w przewozach międzynarodowych czy krajowych, ale pokonujących długie trasy. Jeśli bowiem ich podróż służbowa krajowa trwa powyżej ośmiu godzin w danej dobie, to mają prawo do połowy diety.

Podobnie przy podróżach zagranicznych, za już rozpoczętą dobę należy im się część diety. W związku z tym ich podróże służbowe muszą być udokumentowane i to najlepiej w formie pisemnego polecenia wyjazdu, czyli na odpowiednim druku, który będzie przewidywał od razu możliwość jej rozliczenia.

Wzrost wymagań w zakresie dokumentacji w stosunku do takich kierowców nie wynika z przepisów prawa pracy, ale z wymagań podatkowych.

Diety i inne świadczenia z tytułu podróży służbowej są bowiem zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami.

Tak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)[/link]. To z kolei powoduje ryzyko kontroli ze strony skarbówki, która może badać prawidłowość nieodprowadzania podatków od wypłacanych kierowcom świadczeń. Co rzecz jasna wymaga posiadania odpowiedniej dokumentacji w firmie.

[srodtytul]...i księgowych [/srodtytul]

Kolejnym argumentem przemawiającym za takim podejściem są potrzeby księgowe. Otóż zgodnie z § 14 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6C87C5CD9B76473084525FE0E207C8D0?id=170518]rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475)[/link] na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone tzw. dowody wewnętrzne, czyli dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, oraz przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Należy je stosować m.in. do udokumentowania kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Ale przepisy nie określają, jak ma wyglądać taki dowód >patrz ramka.

Dlatego może mieć różną formę u różnych pracodawców. W przypadku podróży służbowych będą to najczęściej druki delegacji, na których zostanie dokonane rozliczenie świadczeń przysługujących kierowcy w związku z podróżą służbową. Dokument taki powinien zostać podpisany przez kierowcę i pracodawcę.