Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 94 pkt 9a k.p. Szczegółów należy natomiast szukać w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej)[/link].

[srodtytul]Porządek musi być[/srodtytul]

[b]Akta osobowe pracownika obejmują trzy części:[/b]

[b]A[/b] – związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

[b]B[/b] – dotyczące nawiązania stosunku pracy,

[b]C[/b] – obejmujące ustanie zatrudnienia.

Pracodawca musi je ponumerować, a akta ułożyć w porządku chronologicznym. To nie wszystko. Dokumenty musi zebrać w spis treści. I nie może to być jeden spis treści dla wszystkich części akt osobowych. Każda z nich musi mieć odrębny wykaz dokumentów. Tak stanowi z § 6 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja składa się z kopii lub odpisów, które pracodawca sporządza na postawie oryginałów. To w zasadzie jedyny wymóg, kiedy szef może żądać ich przedstawienia. Jeżeli zatrzyma oryginały dokumentów pracowniczych, a na skutek tego zatrudniony poniesie szkodę, to niewykluczone, że szef będzie musiał wypłacić mu odszkodowanie. Sąd może je przyznać w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, ale nie dłuższy niż sześć tygodni ([b]wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 1990 r., IPR362/90[/b]).

[srodtytul]Oddzielnie ewidencje i listy[/srodtytul]

Oprócz standardowej dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca prowadzi kartę ewidencji czasu pracy, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych oraz dodatkowo kartę ewidencyjną przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz innych środków ochrony indywidualnej.

Ponadto pracodawca przechowuje jeszcze dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych. Zgodnie z art. 125a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=324468]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227)[/link] są to listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, według których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty.

[srodtytul]Jak długo przechowywać[/srodtytul]

Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie ustala, jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty z akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie ma w tym wypadku żadnego limitu. Z art. 51u [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=324468]ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)[/link] wynika, że akta osobowe należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Ten sam termin dotyczy dokumentów płacowych potrzebnych do wyliczenia emerytury.

[srodtytul]Dane trzeba chronić[/srodtytul]

Gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników łączy się z ochroną ich danych osobowych. Pracodawca musi pamiętać, że ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie tych informacji. Zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335]ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link] pracodawca pełni obowiązki administratora zbioru danych osobowych. Aby je wykorzystać w jakikolwiek sposób, musi uzyskać na to zgodę pracownika. Nie jest ona jedynie potrzebna, gdy danych żądają m.in. pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy.

Pracodawcy nie muszą rejestrować zbioru tych danych w ogólnokrajowym rejestrze prowadzonym przez generalnego inspektora ochrony danych.

[srodtytul]Grzywna albo odszkodowanie[/srodtytul]

Szef, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, popełnia wykroczenie, za które grozi grzywna (art. 281 pkt 6 k.p.) od 1000 zł do 30 000 zł. Na tym nie koniec. Jeżeli na skutek nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudniony poniesie szkodę, to może żądać od pracodawcy odszkodowania.

Eksperci przestrzegają ponadto, że brak dokumentacji pracowniczej może przyczynić się do przegranej pracodawcy w sądzie. [b]Sąd Najwyższy[/b] [b](wyrok z 14 maja 1999 r., IPKN 62/99)[/b] przyznał bowiem, że pracodawca nieprowadzący dokumentacji musi liczyć się z tym, że na nim w sądzie będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.