Informacje o załodze gromadzi każdy zakład

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 94 pkt 9a k.p. Szczegółów należy natomiast szukać w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej)[/link].

[srodtytul]Porządek musi być[/srodtytul]

[b]Akta osobowe pracownika obejmują trzy części:[/b]

[b]A[/b] – związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

[b]B[/b] – dotyczące nawiązania stosunku pracy,

[b]C[/b] – obejmujące ustanie zatrudnienia.

Pracodawca musi je ponumerować, a akta ułożyć w porządku chronologicznym. To nie wszystko. Dokumenty musi zebrać w spis treści. I nie może to być jeden spis treści dla wszystkich części akt osobowych. Każda z nich musi mieć odrębny wykaz dokumentów. Tak stanowi z § 6 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja składa się z kopii lub odpisów, które pracodawca sporządza na postawie oryginałów. To w zasadzie jedyny wymóg, kiedy szef może żądać ich przedstawienia. Jeżeli zatrzyma oryginały dokumentów pracowniczych, a na skutek tego zatrudniony poniesie szkodę, to niewykluczone, że szef będzie musiał wypłacić mu odszkodowanie. Sąd może je przyznać w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, ale nie dłuższy niż sześć tygodni ([b]wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 1990 r., IPR362/90[/b]).

[srodtytul]Oddzielnie ewidencje i listy[/srodtytul]

Oprócz standardowej dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca prowadzi kartę ewidencji czasu pracy, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych oraz dodatkowo kartę ewidencyjną przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz innych środków ochrony indywidualnej.

Ponadto pracodawca przechowuje jeszcze dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych. Zgodnie z art. 125a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=324468]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227)[/link] są to listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, według których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty.

[srodtytul]Jak długo przechowywać[/srodtytul]

Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie ustala, jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty z akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie ma w tym wypadku żadnego limitu. Z art. 51u [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=324468]ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)[/link] wynika, że akta osobowe należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Ten sam termin dotyczy dokumentów płacowych potrzebnych do wyliczenia emerytury.

[srodtytul]Dane trzeba chronić[/srodtytul]

Gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników łączy się z ochroną ich danych osobowych. Pracodawca musi pamiętać, że ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie tych informacji. Zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335]ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link] pracodawca pełni obowiązki administratora zbioru danych osobowych. Aby je wykorzystać w jakikolwiek sposób, musi uzyskać na to zgodę pracownika. Nie jest ona jedynie potrzebna, gdy danych żądają m.in. pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy.

Pracodawcy nie muszą rejestrować zbioru tych danych w ogólnokrajowym rejestrze prowadzonym przez generalnego inspektora ochrony danych.

[srodtytul]Grzywna albo odszkodowanie[/srodtytul]