Telepracownik nie zapłaci PIT od zwróconych mu kosztów

Powszechny dostęp do Internetu sprawił, że coraz więcej osób może wykonywać swoje obowiązki służbowe bez wychodzenia z domu. Uwzględnia to kodeks pracy, do którego zostały wprowadzone przepisy regulujące zatrudnianie w ramach telepracy. W związku z tym pojawiają się problemy podatkowe. Zatrudniony, który wykonuje obowiązki w domu, ponosi przecież wydatki, z których korzysta pracodawca. Najbardziej typowy przykład to opłaty za dostęp do Internetu.

[srodtytul]Internet to też narzędzie[/srodtytul]

Problemem zwrotu przez pracodawcę opłat za Internet zajmowała się[b] Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 30 grudnia 2008 r. (IPPB2/415-1420/08-2/MG)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółka, która zamierza powierzyć grupie pracowników wykonywanie pracy w domu na podstawie przepisów kodeksu pracy dotyczących telepracy (art. 67[sup]5[/sup] i następne). Firma wyposaży telepracowników w sprzęt komputerowy. Do wykonywania obowiązków będzie jednak niezbędny dostęp do Internetu. Umowy z dostawcami podpiszą pracownicy, a firma będzie refundować im część kosztów w formie jednolitej, zryczałtowanej stawki miesięcznej.

Izba skarbowa zgodziła się ze stanowiskiem spółki, że od tej kwoty pracownicy nie zapłacą podatku. To dlatego, że w tej sytuacji znajdzie zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem zwolnione od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące ich własność. Potwierdziła, że Internet należy traktować jako niematerialne narzędzie pracy. Przekonały ją argumenty wnioskodawcy, że zawarta w „Słowniku języka polskiego” definicja narzędzia („urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument”) nie uwzględnia zmian języka. Podstawowy zasób haseł tego słownika powstał bowiem na długo przed pojawieniem się nowych technik informatycznych.

[srodtytul]Ryczałt za używanie prywatnego sprzętu[/srodtytul]

Internet to tylko jeden z kosztów, które za zakład pracy ponosi pracownik. Zatrudniony w domu często korzysta przecież z prywatnego sprzętu komputerowego. W związku z tym rosną wydatki za energię. Inny przykład to koszty rozmów telefonicznych. Opinię fiskusa na temat rozliczeń dotyczących tych kwot można poznać na podstawie [b]pisma Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r. (IPPB2/415-1553/08-2/MK)[/b]. Tym razem z wnioskiem o interpretację wystąpił telepracownik. W związku z wykonywanymi obowiązkami korzysta on z części mieszkania (stanowiącego współwłasność małżeńską), z czym związane są wyższe rachunki za prąd. Ponadto używa prywatnego telefonu stacjonarnego i Internetu (zarejestrowanych na małżonków) oraz telefonu komórkowego, komputera i drukarki, które stanowią własność pracownika. Wnioskodawca wskazał, że zamierza rozliczać się z pracodawcą za ponoszone koszty. Jego zdaniem, jeśli otrzyma od pracodawcy zwrot proporcjonalnie poniesionych opłat za mieszkanie i prąd (w wysokości 1/3), i połączeń telefonicznych (stacjonarnych i komórkowych) według billingu, podłączenia do Internetu oraz zwrot za wszelki nabyty sprzęt biurowy (komputer, drukarkę, papier, tusz itd.), to kwoty te będą ekwiwalentem pieniężnym, od którego nie trzeba płacić podatku.

Izba skarbowa tylko częściowo zgodziła się z podatnikiem. Uznała, że [b]zwolniona od PIT będzie refundacja kosztów zapewnienia łącza internetowego, używania prywatnego komputera, drukarki, telefonu stacjonarnego, komórkowego oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych.[/b]

Zwolnienie nie przysługuje natomiast w odniesieniu do refundacji kosztów zakupu komputera i drukarki oraz zwrotu częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność.

[srodtytul]Jak ustalić wysokość refundacji[/srodtytul]

Izba sformułowała cztery warunki, które muszą być spełnione, aby pracownik korzystał ze zwolnienia:

- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

- kwota powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom – musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy zwrotem wypłaconym pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy.

Izba skarbowa wskazała, że [b]podstawą wypłaty ekwiwalentu są dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Celom tym służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (billingi), którego uzyskanie pozwala na wyeliminowanie rozmów prywatnych telepracownika.[/b] Natomiast sposób ustalenia i wysokość ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń telepracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie.

[srodtytul]Firmowy program na prywatnym komputerze[/srodtytul]

W niektórych wypadkach, aby wykonywać swoje obowiązki, pracownik musi zainstalować na należącym do niego komputerze oprogramowanie należące do pracodawcy. W takiej sytuacji nie osiągnie przychodu. Z podatkowego punktu widzenia sytuacja taka nie różni się bowiem od udostępnienia pracownikowi np. samochodu służbowego. Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 10 czerwca 2009 r. (IPPB2/415-226/09-5/AK). [/b]