Nawet mała zmiana danych oznacza długą wizytę w urzędzie

Regulacje, które weszły w życie 31 marca 2009 r., sprawdzają się, i to częściowo, tylko przy zakładaniu działalności w gminach. Przy zmianie danych we wpisie firmy narzekają, że jest gorzej, niż było. Wcześniej właścicielowi firmy, który chciał dopisać nowy kod PKD czy wskazać adres nowego sklepu, wizyta w gminie zajmowała kilkanaście minut, podawał bowiem tylko nowe dane. Teraz musi przeznaczyć na wizytę w urzędzie dużo więcej czasu i bardzo uważać przy wypełnianiu formularzy, bo nie wolno w nich skreślać (choć można wnieść poprawki). Dlaczego? Wszystko przez to, że te same formularze, na których przedsiębiorca wnioskuje o wpis do ewidencji, służą też do informowania o zmianach oraz o zawieszaniu i ponownym rozpoczynaniu działalności (a także o jej zaprzestaniu).

[b]Od 31 marca 2009 r. rejestracja działalności w gminie jest bezpłatna. Nie płaci się również za zmiany oraz za zawieszanie i wznawianie działalności. Wcześniej wpis kosztował 100 zł, a jego zmiana – 50 zł.[/b]

[srodtytul]Stare i nowe kody[/srodtytul]

Wypełnianie formularzy obowiązujących w gminach budzi u tych, którzy przyzwyczaili się do starych zasad, sporo wątpliwości. Największym problemem jest umieszczenie w druku klasyfikacji PKD z 2004 r., która już nie obowiązuje. W niektórych gminach urzędnicy nie każą wypełniać starych kodów. Są jednak takie, które wymagają, by podać stary i nowy numer (z PKD 2007). Zmiana kwalifikacji wcale nie jest prosta i może być przyczyną błędów. Jednak na upartego urzędnika nie ma rady.

Jeżeli przedsiębiorca nie ma jeszcze wpisanych nowych kodów według PKD 2007, bo dawno nie odwiedzał gminnego wydziału ewidencji działalności gospodarczej, może być pewny, że będzie musiał do dotychczasowych starych dopisać nowe, urzędnicy bardzo tego pilnują.

[srodtytul]Skrócona nazwa[/srodtytul]

Wątpliwości przedsiębiorców i urzędników budzi rubryka, w której trzeba podać skróconą nazwę firmy. Niektóre gminy żądają, by zawsze było w niej imię i nazwisko przedsiębiorcy, inne przeciwnie – uważają, że właśnie tam może go nie być. W ustawie definicji skróconej nazwy nie ma. I w tym wypadku nie radzimy się upierać, tylko wypełnić tak, jak radzi urzędnik z konkretnej gminy.

[srodtytul]Nie wszystko w jednym miejscu[/srodtytul]

Wniosek o wpis do ewidencji jest, zgodnie z przepisami o swobodzie działalności gospodarczej, jednocześnie:

- wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),

- zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników,

- zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych lub też zgłoszeniem oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Teoretycznie wystarczy więc złożyć wniosek o zmianę w swojej gminie (w gminnej ewidencji działalności gospodarczej), a ona prześle dane do pozostałych urzędów (skarbowego oraz do ZUS lub KRUS). Ale nie zawsze.

– Jedno okienko to hasło – irytuje się pani Jolanta, która przyszła do lubelskiego urzędu, by dopisać nowe kody.

– Co z tego, że dokonam zmiany w jednym okienku, skoro i tak będę musiała zarejestrować działalność VAT-owską, którą teraz chcę podjąć, w urzędzie skarbowym – dodaje.

Nie można również wybrać lub zmienić w gminie formy opodatkowania. Przypominamy też, że działalność VAT-owską trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym przed jej rejestracją w ewidencji. Ustawa o VAT wymaga bowiem zarejestrowania się w urzędzie skarbowym przed dokonaniem pierwszej czynności, czyli zanim firma rozpocznie sprzedaż towarów, usług w kraju czy eksport lub import[b]. Obowiązku zgłoszenia na formularzu VAT-R nie mają jedynie ci przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia.[/b]

Natomiast o zatrudnianiu pracowników zawiadamia się ZUS. Szczegółowe dane można znaleźć na stronie [link=http://www.zus.pl]www.zus.pl[/link].

[srodtytul]Elektronicznie tylko w teorii[/srodtytul]

Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci, którzy dysponują bezpiecznym podpisem elektronicznym, mogą wypełnić wniosek w domu, korzystając z dostępnych na stronach internetowych formularzy, i przesłać przez Internet do urzędu. Mogą to zrobić także ci, którzy nie dysponują bezpiecznym podpisem, jednak muszą wówczas się pofatygować do urzędu i własnoręcznie podpisać formularz. Tyle że nie wszystkie urzędy gmin na swoich stronach internetowych zamieściły wzory wniosków. Można skorzystać z tych zamieszczonych przez inne gminy, sprawdzając jednak wcześniej, czy urząd nie podał swojego adresu.

– Ale do tej pory nie zdarzyło się nam, by choć jeden wniosek przesłany przez Internet był prawidłowo wypełniony – zastrzega Wojciech Łaptaś, kierownik oddziału obsługi przedsiębiorców w Krakowie. Dodaje, że w praktyce przedsiębiorca zmienia go na miejscu.

Podobne problemy mają ci, którzy wysyłają wypełnione wnioski pocztą (wraz z notarialnym poświadczeniem podpisu).

[ramka][b]Jakie druki trzeba mieć[/b]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A2A4702668914E86C309A801D316F8E1?id=305809]Rozporządzenie w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (DzU z 2009 r. nr 50, poz. 399)[/link] przewiduje cztery podstawowe formularze i jeden na wnoszenie poprawek. Przy zmianach bądź zawieszaniu działalności wiele gmin nie wymaga wypełniania wszystkich rubryk. Na stronach poszczególnych urzędów (niestety, tylko niektórych) są informacje, jakie rubryki wypełnia się w konkretnych sytuacjach, czyli przy zawieszeniu, wznawianiu lub zmianie danych. Jeżeli nie ma takich informacji w Internecie, to radzimy nie korzystać z podpowiedzi innych gmin, tylko wypełnić druk tak, jak proponuje urzędnik w naszej. Poszczególne gminy mogą bowiem w różny sposób interpretować przepisy. Z pewnością nie można zapomnieć o zakreśleniu krzyżyka na wniosku EDG-1 w rubryce 01. Właśnie on wskazuje, czego wniosek dotyczy.

Przy zmianie wpisu należy postawić znak „x” w okienku 2, przy zawieszaniu w okienku 3, a przy wznawianiu w okienku 4. Gminy dopuszczają też zakreślenie dwóch pól, np. 2 i 4, gdy ktoś jednocześnie wznawia działalność i dokonuje w niej zmian. Następnie przedsiębiorca na druku EDG-1 wypełnia tylko te rubryki, które wskazuje urzędnik lub wywieszony wzór.

Do druku EDG-MW wpisuje się dodatkowe miejsca wykonywania działalności. Wypełniają go więc tylko ci, którzy prowadzą np. kilka sklepów czy zakładów usługowych. Jeśli zmiany tego nie dotyczą, zazwyczaj formularza EDG-MW nie trzeba wypełniać.

Podobnie jest z formularzem EDG-RD. Wypełniają go tylko ci, którzy prowadzą więcej rodzajów działalności lub dokonują w nich zmian. Jednak ze względu na trwającą zmianę klasyfikacji PKD 2004 na PKD 2007 wielu przedsiębiorców może zostać poproszonych dodatkowo o wypełnienie tego dokumentu.

Także druk EDG-RB przedsiębiorca wypełni zazwyczaj tylko wtedy, gdy zmiany dotyczą akurat kont bankowych.