Prezes nie jest pracownikiem w rozumieniu kodeksu pracy, nie stosuje się więc do niego wprost pracowniczych przepisów o delegacjach. Tym samym na tej podstawie nie da rady rozliczać kosztów jego podróży służbowych. Tu istotna byłaby znajomość umowy spółki z o.o. Być może ona ustanawia szczególne zasady rozliczania delegacji podróżującego prezesa będącego jednocześnie właścicielem spółki.
Ale nawet w takiej sytuacji w grę wchodzić będą przepisy podatkowe. Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych będą diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem. Ale tylko do wysokości określonej w odrębnych ustawach i rozporządzeniach o delegacjach służbowych osoby zatrudnionej w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Przesądza o tym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Trzeba się więc odwołać do limitów obowiązujących w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej o ustalaniu należności przysługujących w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z 19 grudnia 2002 r. (DzU nr 236, poz. [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]1990[/link] i [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]1991[/link]). Jeśli jednak koszty podróży przekroczą ustalone tam granice, nadwyżka będzie opodatkowana.
Na zasadach ogólnych spółka będzie mogła zaliczyć wydatki prezesa na delegacje do kosztów prowadzonej działalności. A zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są te poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. To na spółce będzie więc ciążył obowiązek udowodnienia, że takie koszty poniosła i zaliczyła do bieżącego funkcjonowania. Ich podstawą będą bilety kolejowe, lotnicze, faktury za zakup paliwa, rachunki z hoteli czy restauracji czy inne udokumentowane wydatki poniesione w związku z delegacją prezesa.
g.or.
[i]Podstawa prawna:
– art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ([link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.[/link])[/i]
