Jak uniknąć pułapek w umowach najmu

Niekorzystna umowa najmu zrujnowała niejedną firmę. Dlatego warto negocjować i próbować zmieniać wzorce, które wynajmujący podsuwa do podpisania.

[srodtytul]1 Sprawdź, czy strony są prawidłowo oznaczone[/srodtytul]

Na pozór to nic trudnego. W praktyce jednak się okazuje, że nie zawsze tak jest. Jeden drobny błąd wynajmujący może potraktować jako pretekst do rozwiązania umowy. Zdarza się, że na tym tle dochodzi do sporów. Najwięcej problemów mają firmy z określeniem właściwej reprezentacji. Przy spółkach prawa handlowego należy dostarczyć odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, a w wypadku prowadzącego działalność gospodarczą – zaświadczenie o wpisie do ewidencji.

[srodtytul]2 Zmierz dokładnie powierzchnię[/srodtytul]

To ważne. Nie warto wierzyć tylko na słowo wynajmującemu. W jego obecności powinno się dokonać pomiarów powierzchni lokalu. Dzięki temu unikniemy niespodzianek, stosuje się bowiem różne metody pomiaru. Przykładowo, przedsiębiorca wynajmuje pod biuro otwartą przestrzeń, niepodzieloną na pokoje, wynajmujący nie oblicza powierzchni zajętej przez słupy, potem może się okazać, że jest ona dużo mniejsza aniżeli ta podana w umowie, i brakuje miejsca dla pracowników.

Powierzchnię mierzy się według Polskich Norm. Do kwietnia 1999 r. obowiązywała PN-70/B-02365 z 30 czerwca 1970 r. Potem zastąpiła ją inna: PN-ISO 9836-1997 z 28 października 1997 r. Teoretycznie nowsza norma zastąpiła starszą, ale żaden przepis nie przewiduje obowiązku jej stosowania. Oznacza to, że można posługiwać się albo jedną, albo drugą. Poza tym wielu właścicieli centrów handlowych stosuje własne, charakterystyczne dla państw, z których pochodzą.

[srodtytul]3 Pytaj o odbiór lokalu i instalacji[/srodtytul]

Do umowy najmu powinien być dołączony protokół z odbioru lokalu dokładnie podający wyposażenie tego lokalu oraz stan techniczny. Przydaje się w trakcie rozwiązywania umowy i wzajemnych rozliczeń.

[srodtytul]4 Zwróć uwagę na zakaz konkurencji[/srodtytul]

Najlepiej, gdyby w umowie nie było takiego zakazu. Właściciele dużych obiektów dbają o to, by obok siebie nie było sklepów lub punktów usługowych prowadzących taką samą działalność, np. dwóch pralni chemicznych, sklepów ze zdrową żywnością itd. Zdarza się, że właścicielowi zależy na wprowadzeniu innej firmy prowadzącej taką samą działalność, wtedy nasza traci rację bytu.

[srodtytul]5 Sprecyzuj, na jak długo zwiążesz się umową[/srodtytul]

Czas zawarcia umowy to kluczowa sprawa dla powodzenia przedsięwzięcia. Kodeks cywilny przewiduje, że można ją zawierać na czas oznaczony i nieoznaczony. Obie formy mają swoje wady i zalety. Pierwszą jest dużo trudniej rozwiązać. Przykładowo, jeżeli dwie firmy się umawiają, że lokal będzie wynajęty na pięć lat, to umowa zostanie rozwiązana dopiero po upływie tego okresu. Jeśli najemca chce się z niej wycofać, bo w międzyczasie spadły czynsze na rynku i może wynająć inny lokal dużo taniej, to nawet gdy zerwie umowę i się wyprowadzi, musi płacić czynsz.

Artykuł 673 § 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] przewiduje, że jeżeli czas najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Z rozwiązaniem umów na czas nieoznaczony nie ma większych problemów. Trzeba tylko przestrzegać terminów. W pierwszej kolejności te, które wynikają z umowy najmu, w drugiej – z kodeksu cywilnego. Wynoszą one: trzy miesiące, miesiąc, trzy dni lub dzień. Ich długość zależy od sposobu wnoszenia czynszu (patrz art. 673 § 2 k.c.).

Od tej zasady kodeks przewiduje wyjątki. Umowę można w obu wypadkach wypowiedzieć, gdy lokal zawiera wady uniemożliwiające korzystanie z niego.

[b]Firmy na ogół wiążą się na czas oznaczony. Na dłużej warto wiązać się tylko wtedy, gdy ponosimy duże nakłady na adaptację lokalu. Przepisy pozwalają zawrzeć umowę na czas oznaczony na okres do dziesięciu lat, dłuższe umowy uważa się za zawarte na czas nieokreślony. Od 1 stycznia przedsiębiorcy mogą zawierać umowy na czas określony nawet na 30 lat.[/b]

Umożliwia to [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=292372]nowelizacja kodeksu cywilnego z 23 października 2008 r. (DzU nr 220, poz. 1425)[/link].

Często wzory umów, którymi posługują się wynajmujący, przewidują, że umowę najemca może wypowiedzieć tylko w wyjątkowych wypadkach, najczęściej gdy jest to związane z wadami lokalu uniemożliwiającymi korzystanie z niego i wykrytymi w określonym terminie. Wynajmujący może natomiast wypowiedzieć umowę, posługując się kryteriami typowo ocennymi. Przykładowo: najemca zmienił częściowo lub rozszerzył asortyment sklepu bez zgody wynajmującego, naruszył zasady obowiązujące w centrum handlowym, sklep ma nieodpowiedni wygląd.

[srodtytul]6 Pomyśl, jak wyjść na swoje, czyli ustal czynsz [/srodtytul]

Czynsz powinien uwzględniać stan techniczny lokalu, jego położenie, powierzchnię. Zazwyczaj stawki czynszu ustala się w złotych za mkw. albo jako równowartość waluty obcej, najczęściej euro. Nie uniknie się także waloryzacji. Najczęściej wpływ na wysokość czynszu ma wartość cen towarów i usług publikowanych przez prezesa GUS w Monitorze Polskim albo kurs waluty obcej. Przy czynszu denominowanym w walucie obcej, np. w euro, waloryzacji często dokonuje się na podstawie indeksu wzrostu cen konsumpcyjnych MUICP (Monetary Union Index of Consumer Prices). Warto wymóc na wynajmującym, by stosował waloryzację jak najrzadziej. Na przykład raz w roku.

Czynsz składa się zawsze z kilku elementów: stawki podstawowej, za udział w nieruchomości wspólnej, za miejsca parkingowe oraz opłat dodatkowych (w tym ostatnim wypadku zazwyczaj chodzi o podatek od nieruchomości lub opłatę za użytkowanie wieczyste, ale to pozycja bardzo pojemna).

Zdarza się więc, że kiedy najemcy dostają pierwszą fakturę za najem, zaskakiwani są wysokością czynszu. Okazuje się bowiem, że muszą płacić np. za remonty, które mają się odbyć w bliżej nieokreślonej przyszłości, bieżącą konserwację centrum handlowego oraz za promocję, i to niezależnie od tego, czy ich produkty biorą w niej udział czy nie.

[b]Dla własnego dobra warto zadbać o dokładnie sprecyzowanie składników czynszu, tak by wynajmujący nie mógł dopisywać kolejnych.[/b]

[srodtytul]7 Ustal, kto płaci za ulepszenia [/srodtytul]

Zanim otworzymy biuro, musimy często zaadaptować lokal do potrzeb firmy, a więc np. założyć sieć komputerową, dodatkowe linie telefoniczne, klimatyzację, oświetlenie, a przed lokalem zamontować tablice informacyjne.

Najczęściej płaci za to najemca, ale wcale nie musi tak być. Wszystko zależy od tego, jakie postanowienia zawiera umowa. Gdy jednak nie rozstrzyga tej kwestii, obowiązują uregulowania kodeksowe. Płaci więc najemca, a w razie wyprowadzki wynajmujący może zażądać przywrócenia lokalu do poprzedniego stanu albo zapłacić najemcy za ulepszenia (art. 461 § 2 k.c.). Natomiast najemca nie ma prawa żądać zwrotu poniesionych nakładów [b](wyrok SN z 4 listopada 1980 r., II CR 394/80)[/b], jeśli wynajmujący nie chce tego zrobić. Jeżeli właściciel zgodził się w umowie najmu na ulepszenia, to nie może później żądać przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego.

[srodtytul]8 Pytaj o sposób użytkowania[/srodtytul]

Zgodnie z kodeksem cywilnym każdy lokal powinien być wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem. Takie regulacje zawiera także prawo budowlane. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca planuje otworzyć biuro, to powinno się ono znajdować w lokalu użytkowym przeznaczonym na działalność biurową, a nie np. w mieszkaniu. Z tego powodu jeszcze przed zawarciem umowy warto ustalić, jaki jest status danego lokalu. Gdyby nie był on przeznaczony na cele biurowe, w umowie powinno się zobowiązać wynajmującego do uzyskania zmiany sposobu użytkowania. W ten sposób da się uniknąć przykrych niespodzianek. Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego może zażądać bowiem zamknięcia lokalu do czasu załatwienia formalności budowlanych.

[srodtytul]9 Zadbaj o wystrój lokalu[/srodtytul]

Często regulaminy dołączane do umowy narzucają wymogi dotyczące funkcjonowania sklepu (godziny otwarcia, wystrój lokalu, prowadzenie akcji reklamowych i promocyjnych przez samego najemcę, korzystanie z lokalu poza otwarciem centrum, wymogi dotyczące dostaw towarów). Wynajmujący może jednostronnie zmienić umowę, w tym załączniki, oraz narzucić obowiązek zapłaty czynszu na najemcę, gdy rezygnuje on z prowadzenia sklepu w centrum handlowym za zgodą wynajmującego i wprowadza na swoje miejsce innego najemcę.

[ramka][b]Czytajmy, zanim podpiszemy[/b]

[b]Radzi Tomasz Kurek, radca prawny w Kancelarii Prawnej Cameron McKenna[/b]