Chodzi o przedsiębiorców, którzy wykonują działalność gospodarczą w zakresie agencji zatrudnienia. Robią więc zbiory danych osobowych dotyczące m.in. pośrednictwa pracy w Polsce i za granicą, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego i pracy tymczasowej. Co do zasady, zbiory gromadzone przez agencje zatrudnienia podlegają obowiązkowi zgłoszenia do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych (GIODO). Agencje te muszą się też legitymować certyfikatem potwierdzającym wpis do rejestru takich podmiotów prowadzonego przez resort pracy. Zgłoszenia do GIODO powinny dokonać na specjalnych formularzach.
Rejestracji nie podlegają natomiast zbiory danych dotyczące usługi pracy tymczasowej świadczonej przez agencje pracy tymczasowej. Zgodnie bowiem z art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) ze zwolnienia korzystają m.in. administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich. Z przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych jasno wynika, że agencja pracy tymczasowej zatrudnia tzw. czasowników na podstawie umów o pracę na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy.
Agencje prowadzące zbiory muszą zwrócić uwagę na zakres przetwarzanych danych. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych administrator musi zapewnić, aby dane te były adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.
GIODO ostrzega więc przed zbieraniem danych szczególnie chronionych: ujawniających stan zdrowia i nałogi, dotyczących karalności w sytuacji, gdy wskazany cel przetwarzania danych nie uzasadnia gromadzenia danych w takim zakresie. Inaczej GIODO przeprowadzi postępowanie wyjaśniające, które ma na celu ustalenie, czy przetwarzanie danych osobowych nie narusza zasady adekwatności. Gdy do naruszenia dojdzie, to GIODO odmówi rejestracji zbioru danych.
