W poprzednich latach ponad 330 tysięcy firm skorzystało z różnego rodzaju szkoleń dofinansowanych z sektorowego programu operacyjnego „Rozwój zasobów ludzkich”. Pozwalały one podnosić kwalifikacje pracowników. Prowadzone były kursy przeznaczone zarówno dla kadry zarządzającej, jak i dla etatowych pracowników. Wiele instytucji organizowało szkolenia ogólne oraz dostosowane do specyfiki konkretnych firm. Budżet całego programu „Rozwój zasobów ludzkich” w latach 2004 – 2006 wynosił 2 mld euro, natomiast na okres 2007 – 2013 przeznaczono do wydania ponad 11 mld euro. Środki będą dostępne dla różnych instytucji, w tym dla przedsiębiorców w programie „Kapitał ludzki”, którego podstawowym założeniem jest wzrost zatrudnienia i spójności społecznej w Polsce. Twórcy tego programu zakreślili cele strategiczne, które mogą być jednocześnie wskazówką dla wszystkich wnioskodawców, na co trzeba zwrócić uwagę, przygotowując i składając wnioski.

Celami strategicznymi programu „Kapitał ludzki” są:

- podniesienie poziomu aktywności zawodowej oraz zdolności do zatrudnienia osób bezrobotnych i biernych zawodowo;

- zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego;

- poprawa zdolności adaptacyjnych pracowników i przedsiębiorstw do zmian zachodzących w gospodarce;

- upowszechnienie edukacji społeczeństwa na każdym etapie kształcenia przy równoczesnym zwiększeniu jakości usług edukacyjnych i ich silniejszym powiązaniu z potrzebami gospodarki opartej na wiedzy;

- zwiększenie potencjału administracji publicznej w zakresie opracowywania polityk i świadczenia usług wysokiej jakości oraz wzmocnienie mechanizmów partnerstwa;

- wzrost spójności terytorialnej.

Fundusze strukturalne najczęściej kojarzone są przez przedsiębiorców z możliwością uzyskania wsparcia na inwestycje materialne, np. na rozbudowę przedsiębiorstwa, zakup nowych linii technologicznych, wprowadzenie rozwiązań służących ochronie środowiska. Ale przecież inwestycje to też szkolenie pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji.

Na tego typu projekty też można uzyskać dotacje. Dynamicznie zmieniający się rynek oczekuje nowych, lepszych, tańszych i nowocześniejszych produktów. To samo dotyczy świadczenia usług, których odbiorcy stają się coraz bardziej wymagający. Produkcja lub świadczenie na najwyższym poziomie wspomnianych usług mogą zapewnić tylko osoby odpowiednio do tego przygotowane. Wysłanie pracowników na szkolenia przyczynia się również do zacieśnienia relacji pracownik – pracodawca, często zwiększając motywację do pracy i stopień utożsamienia się z firmą.

Pozytywną zmianą w obecnym okresie jest możliwość bezpośredniego występowania przez firmy o środki na szkolenia. Nie muszą już one, jak w poprzednim okresie, korzystać wyłącznie z usług instytucji szkoleniowych. Chociaż taka możliwość oczywiście również będzie istniała, a doświadczenie firm szkoleniowych na pewno będzie procentować również w nadchodzących latach. Warto w dalszym ciągu poszukiwać dofinansowywanych szkoleń. Ich atutem jest to, że szkoleni przedsiębiorcy i ich pracownicy są odbiorcami pomocy unijnej, ale nie muszą samodzielnie przygotowywać wniosków o dofinansowanie i startować w konkursach.

Jeżeli jednak firma ma specyficzne potrzeby, a jednocześnie czuje się na siłach i ma zaplecze techniczne oraz logistyczne do samodzielnej organizacji szkoleń, to „Kapitał ludzki” daje takie możliwości. Czasami szkolenia przeprowadzane we własnym zakresie mogą skuteczniej odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy. Ponadto łatwiej je dostosować do potrzeb poszczególnych pracowników i specyficznych stanowisk pracy. Odbywanie szkoleń w miejscu pracy może być też mniej kłopotliwe oraz łatwiejsze w organizacji niż wysyłanie pracowników na szkolenia zewnętrzne.

Firma, która planuje przeprowadzenie szkolenia we własnym zakresie, musi się do tego dobrze przygotować. Trzeba bowiem pamiętać, że pieniądze unijne powinny trafiać w rzeczywiste potrzeby firmy i rynku pracy oraz przyczyniać się do realizacji celów zarówno Europejskiego Funduszu Społecznego, jak i w szczególności polskiego programu „Kapitał ludzki”. Jeżeli przedsiębiorstwo przeprowadzało już wcześniej szkolenia we własnym zakresie, to trzeba będzie bardzo szczegółowo uzasadnić, dlaczego teraz potrzebuje na to wsparcia unijnego. Fundusze nie mogą zastąpić własnych wydatków, lecz powinny stwarzać dodatkowe możliwości. Na przykład dać szansę przeszkolenia większej liczby pracowników lub poruszenia na kursie dodatkowych zagadnień.

We wniosku warto wykazać, że w grupie osób szkolonych będą te w średnim wieku i osoby starsze. Preferowane będą bowiem szkolenia dla osób w wieku 50+. Dlatego ich udział w grupie szkolonych powinien wynosić co najmniej 20 proc. Jednocześnie warto zorganizować kursy dla pracowników o niższych kwalifikacjach. Uzasadnienie, że dzięki szkoleniom będzie im łatwiej się utrzymać na rynku pracy, też może liczyć na przychylność urzędników oceniających wnioski. Kolejny ważny argument, który przyczyni się do wyboru naszego projektu, to wykazanie, że ze szkoleń będą korzystać osoby, które nie miały takiej możliwości w poprzednich latach. W szczególności te, które nie korzystały ze wsparcia programów realizowanych w okresie 2004 – 2006.

Wszystkie szkolenia i kursy powinny wpisywać się w szerszą strategię rozwoju przedsiębiorstwa. Dlatego atutem może być załączona prezentacja strategii firmy w zakresie polityki szkoleniowej.

Program operacyjny „Kapitał ludzki” będzie realizowany zarówno na poziomie krajowym, jak i w ramach tzw. komponentu regionalnego. Za wybór projektów szkoleniowych na tym pierwszym poziomie odpowiada Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Źródeł dofinansowania należy tutaj szukać w działaniu 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach”. Warunkiem ubiegania się o nie jest realizacja dużego projektu szkoleniowego, którego wartość powinna wynosić co najmniej 400 tys. złotych. Ponadto szkolenie musi być realizowane w co najmniej dwóch województwach. Dotyczy to przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze (mających oddziały, filie) lub projektów realizowanych wspólnie przez konsorcjum firm.

W pierwszej kolejności o wyborze projektu decydować będzie ocena formalna wniosku. W jej trakcie sprawdzane będzie między innymi, czy wniosek został:

- złożony we właściwej instytucji;

- wypełniony w języku polskim;

- złożony w odpowiedzi na konkurs;

- złożony w określonym terminie;

- przygotowany we właściwej wersji Generatora Wniosków;

- dostarczony w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej;

- złożony w odpowiedniej liczbie egzemplarzy;

- opieczętowany i podpisany przez uprawnioną/e osobę/y;a także czy:

- sumy kontrolne wersji papierowej i elektronicznej są zgodne;

- suma kontrolna na wszystkich stronach wersji papierowej jest identyczna;

- wersja papierowa jest kompletna (wydruk zawiera wszystkie strony);

- wnioskodawca wypełnił we wniosku wszystkie wymagane pola;

- do wniosku zostały dołączone wszystkie niezbędne załączniki, które spełniają wymogi formalne (podpisy uprawnionych osób, odpowiednie terminy ważności itp.).

W momencie składania wniosku należy przedstawić dokumenty obrazujące sytuację finansową projektodawcy. Natomiast jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie trzeba będzie dostarczyć załączniki, w tym:

- aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru (dotyczy projektodawcy i partnerów);

- zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego o niezaleganiu z należnościami publicznoprawnymi (dotyczy projektodawcy i partnerów);

- upoważnienie do zawarcia umowy (dotyczy projektodawcy);

- pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy;

- oświadczenie projektodawcy o kwalifikacji VAT;

- oświadczenie beneficjenta o tym, że sprzęt amortyzowany (lub kupowany w ramach cross-financingu) nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji publicznej (krajowej i wspólnotowej);

- oryginał lub poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy pomiędzy partnerami;

- oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu struktur organizacyjnych w co najmniej dwóch województwach;

- życiorys kierownika projektu;

- program szkolenia (w tym strategia firmy w zakresie polityki szkoleniowej).

W przypadku projektów, za których realizację odpowiada Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, poziom dofinansowania zależy od tego, czy szkolenie ma charakter ogólny, czy specjalistyczny. I tak, wielkość pomocy publicznej z tytułu szkolenia jednej osoby w przypadku szkoleń ogólnych wynosić będzie:

- do 80 proc. przypadających na tę osobę wydatków kwalifikowanych – w przypadku osoby będącej małym lub średnim przedsiębiorcą, wspólnikiem takiego przedsiębiorcy lub pracownikiem tego przedsiębiorcy,

- do 60 proc. przypadających na tę osobę wydatków kwalifikowanych – w przypadku osoby będącej dużym przedsiębiorcą, wspólnikiem takiego przedsiębiorcy lub pracownikiem tego przedsiębiorcy.

Natomiast w przypadku szkoleń specjalistycznych wielkość pomocy publicznej z tytułu szkolenia jednej osoby wynosić będzie:

- do 45 proc. przypadających na tę osobę wydatków kwalifikowanych – w przypadku osoby będącej małym lub średnim przedsiębiorcą, wspólnikiem takiego przedsiębiorcy lub pracownikiem tego przedsiębiorcy,

- do 35 proc. przypadających na tę osobę wydatków kwalifikowanych objętych regułami pomocy publicznej – w przypadku osoby będącej dużym przedsiębiorcą, wspólnikiem takiego przedsiębiorcy lub pracownikiem tego przedsiębiorcy.

Zakres wydatków, o zwrot których można się ubiegać, jest zawarty w dokumencie „Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu operacyjnego »Kapitał ludzki«”. Zgodnie z nim wszystkie wydatki mogą być kwalifikowane, jeżeli są niezbędne do realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu oraz są efektywne. To znaczy, że spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat). W praktyce są to wszystkie koszty związane bezpośrednio ze szkoleniami, czyli tzw. wydatki miękkie.

Jednak w pewnych granicach, w ramach tzw. cross-financingu, można również sfinansować tzw. wydatki twarde, czyli związane z niewielkimi pracami budowlanymi (dostosowanie pomieszczeń do potrzeb szkoleniowych) oraz zakupem sprzętu. Wszystkie tego typu wydatki muszą być bardzo dokładnie uzasadnione oraz wynikać z potrzeby realizacji danego projektu. Innymi słowy, trzeba udowodnić, że bez ich poniesienia nie dałoby się zrealizować zasadniczej części projektu, czyli szkolenia. Ponadto ich wartość nie może przekraczać 10 proc. wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowiących budżet projektu.

Wszystkie informacje związane z realizacją działania można uzyskać poprzez stronę internetową PARP (www.parp.gov.pl).

Program „Kapitał ludzki” przewiduje realizację niektórych działań w ramach tzw. komponentów regionalnych. Za ich wdrażanie odpowiadają urzędy marszałkowskie poszczególnych województw. One też mogą w pewnych granicach projektować te działania. To sprawia, że pomiędzy województwami mogą zachodzić różnice co do rodzajów projektów szkoleniowych, które uzyskają wsparcie lub będą preferencyjnie traktowane. Strategia rozwoju województwa może wpływać na to, jaki typ szkoleń i pomocy dla przedsiębiorców został uznany za najlepiej przyczyniający się do rozwoju regionu.

Niezależnie jednak od lokalizacji wsparcia w zakresie szkolenia, które firma chciałaby samodzielnie przeprowadzić, należy szukać w działaniu 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie” i w jego poddziałaniu 8.1.1. „Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw”.

Wsparciem mogą zostać objęte ogólne i specjalistyczne szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników, m.in. w zakresie:

- zarządzania,

- identyfikacji potrzeb w zakresie kwalifikacji pracowników, organizacji pracy,

- zarządzania BHP,

- elastycznych form pracy,

- wdrażania technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku, wykorzystania w prowadzonej działalności technologii informacyjnych i komunikacyjnych.

W przypadku uzasadnienia potrzeby dofinansowania szkoleń w regionie należy wykazać, że są one zgodne z kierunkami rozwoju danego regionu, tym samym wzmacniając jego przewagę konkurencyjną i potencjał rozwojowy. To ważne, by nie koncentrować się wyłącznie na potrzebach przedsiębiorcy, ale wykazać też pozytywny wpływ projektu na cały region i jego rynek pracy. W tym celu nie wystarczy przestudiować samego programu operacyjnego i jego uszczegółowienia (dokumenty można pobrać ze stron Ministerstwa Rozwoju Regionalnego – www.mrr.gov.pl), ale należy zapoznać się ze strategią rozwoju województwa (powiatu, gminy) oraz tzw. planem działania.

Informacje na temat szans uzyskania dofinansowania na szkolenia można uzyskać w urzędach marszałkowskich. W skali całego kraju na działanie 8.1 „Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie” przewidziano ponad 1,2 mld euro. W województwach minimalna wartość projektu szkoleniowego powinna wynosić 50 tys. złotych. Jednak instytucje odpowiedzialne w każdym regionie mogą wyznaczyć inny limit i należy to sprawdzać w odpowiednich urzędach marszałkowskich i tzw. regionalnych planach działania.

Paweł Chorąży, Dyrektor Departamentu Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym Ministerstwa Rozwoju Regionalnego

W okresie 2007 – 2013 na realizację programu „Kapitał ludzki” zostanie przeznaczone niemal 11,5 mld euro.

Ta kwota pomoże polskim przedsiębiorstwom w rozwoju kadr.

Firmy mogą ubiegać się o bezpośrednie dofinansowanie szkoleń i nie muszą już korzystać z usług instytucji szkoleniowych. Jednak, aby przygotować dobry projekt i uzyskać dofinansowanie, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Przede wszystkim trzeba zapoznać się z celami programu i jego założeniami.

Każdy projekt powinien przyczyniać się do ich realizacji. Środki unijne nie mogą być dla przedsiębiorcy tylko dofinansowaniem obniżającym koszty, ale powinny integrować jego cele i potrzeby z oczekiwaniami i wyzwaniami dla danego obszaru interwencji publicznej.

Wsparcie powinno docierać do osób niekorzystających do tej pory ze szkoleń, np. nisko wykwalifikowanych i w wieku 50+.

Mirosław Zucholl, Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego

Przedsiębiorcy planujący realizację projektów szkoleniowych i/lub doradczych powinni zapoznać się z planem działania właściwym dla województwa, w którym będzie realizowany projekt, a następnie ze szczegółową dokumentacją konkursową. Plan działania zawiera istotne dla projektodawcy informacje, takie jak typy projektów możliwe do realizacji oraz zasady i kryteria wyboru. Szczególną uwagę należy zwrócić na kryteria dostępu i kryteria strategiczne – są one ustalane odrębnie dla każdego województwa w związku ze specyficznymi potrzebami i polityką danego regionu. Ułatwieniem dla projektodawców jest fakt, iż składając wniosek, nie muszą dostarczać dużej liczby załączników – przedstawiają jedynie dokument potwierdzający ich sytuację finansową. Należy również pamiętać, że wsparcie udzielane przedsiębiorcom w ramach priorytetu VIII będzie objęte zasadami pomocy publicznej. Warunki i tryb udzielania pomocy publicznej zostaną określone w stosownym rozporządzeniu ministra rozwoju regionalnego.