Zorganizowany przez Ministerstwo Edukacji Narodowej przetarg informatyczny przeciągał się, dlatego złożone przez wykonawców wadia utraciły ważność. Startujące w nim konsorcjum nie przedłożyło dokumentu, który potwierdzałby przedłużenie wadium. Doniosło je dopiero 18 października, chociaż poprzednie wygasło 31 sierpnia. Gwarancja ubezpieczeniowa rzeczywiście potwierdzała, że wadium było ważne w kwestionowanym okresie. Zamawiający doszedł jednak do wniosku, że ponieważ nie dostarczono mu na czas dokumentu, musi uznać, że oferta nie była zabezpieczona wadium, a to powoduje konieczność wykluczenia konsorcjum z przetargu.
Konsorcjum zaprotestowało przeciwko tej decyzji. Jego przedstawiciele przekonywali, że oferta była przez cały czas zabezpieczona wadium, co potwierdza złożony przez nią dokument. Zamawiający oddalił protest i sprawa trafiła do arbitrów. Ci przyznali rację organizatorom przetargu. Zwrócili uwagę, że prawo zamówień publicznych nakazuje, aby dokument potwierdzający wniesienie wadium był przekazany zamawiającemu. Skoro zaś zawiera uregulowania szczególne w zakresie wadium, to nie można już odnosić się do regulacji ogólnych zawartych w kodeksie cywilnym. A to właśnie próbowali robić przedstawiciele wykluczonego konsorcjum.
– Jest poza sporem, że od 31 sierpnia do 18 października zamawiający nie dysponował jakimkolwiek dokumentem potwierdzającym, że oferta konsorcjum jest zabezpieczona wadium. Jeśli zarówno zamawiający, jak i inni uczestnicy postępowania przetargowego nie mają wiedzy na temat istnienia takiej gwarancji, a tym samym ważności jednej z ofert, to jest to sprzeczne z zasadą jawności postępowania – zauważył przewodniczący składu orzekającego Zbigniew Obłoza.
– Zespół arbitrów stoi na stanowisku, że jedynie złożenie w odpowiednim czasie oryginału dokumentu gwarancji ubezpieczeniowej zapewnia zamawiającemu efektywne wykorzystanie jego praw – dodał przewodniczący.
Na marginesie zaznaczył, że kwestionowana gwarancja ubezpieczeniowa zawierała zapis, z którego wynikało, iż wygasa w wypadku zwrotu oryginału dokumentu gwarantowi. – Tym samym nieprzekazanie oryginału dokumentu zamawiającemu w praktyce niweczyło możliwość realizacji przysługujących mu praw – podkreślił.
