Nie tak łatwo jest zmienić termin wypłaty

- Jestem specjalistką płacową w spółce handlowej. Pensje wypłacamy do ostatniego dnia miesiąca za miesiąc bieżący. Teraz chcemy to robić do 10 dnia następnego miesiąca, tak by zostało trochę czasu po wypłacie na przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych. Problem w tym, że termin wypłaty określa u nas regulamin płacowy. Jak go przesunąć? Wystarczy korekta regulaminu wynagradzania czy konieczne są wypowiedzenia zmieniające? Jakie to niesie ze sobą konsekwencje ubezpieczeniowe i podatkowe? - pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.

Firma znalazła się w sytuacji nie do pozazdroszczenia. By zmienić termin wypłaty, musi nie tylko skorygować regulamin wynagrodzenia, ale też - zdaniem niektórych ekspertów - dać wszystkim zatrudnionym wypowiedzenia zmieniające. A to dlatego, że - nie wiadomo po co - termin wypłaty pensji ustaliła w regulaminie płacowym. To poważny błąd, który niepotrzebnie wydłuży procedurę i może skłócić pracodawcę z załogą.

Czytelniczka nie wyjaśnia, dlaczego termin wypłat znalazł się aż w regulaminie wynagrodzeń. Tymczasem - w świetle art. 104§ 1 pkt 5 kodeksu pracy - termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłat określamy w regulaminie pracy.

Nie jest to także kwestia, którą trzeba zawrzeć w indywidualnych angażach. Zwykle więc firma zamierzająca przesunąć datę wypłaty koryguje regulamin pracy, ale nie musi wręczać wypowiedzeń zmieniających. Ma wtedy potencjalnie o połowę problemów mniej. Uzgadnia więc poprawki z zakładową organizacją związkową. Znaczy to, że musi uzyskać jej zgodę na zmianę. Procedura uzgodnień ma się zakończyć akceptacją obu stron, a związki muszą swoją wolę wyrazić na piśmie. Potwierdzają to liczne wyroki Sądu Najwyższego, m.in. z 11 maja 1999 r. (I PKN 644/98) i z 19 listopada 1997 r. (I PKN 373/97). Jeśli związek nie powie tak, regulaminu nie wolno ruszyć.

Gdy się zgodzi, zmiany wchodzą w życie po upływie 14 dni od jego obwieszczenia w sposób zwyczajowo przyjęty, np. przez firmowy radiowęzeł lub intranet, umieszczenie na tablicy ogłoszeń lub dostarczenie informacji każdemu zatrudnionemu e-mailem. Dopiero wtedy obowiązuje DOKUMENTY W ZAKŁADZIE Nie tak łatwo jest zmienić termin wypłaty nowa data wypłat, czyli do 10 dnia następnego miesiąca. Jeszcze łatwiej pójdzie zakładowi, który nie ma związku. Modyfikuje on sam regulamin pracy, nie pytając nikogo o zdanie, i czeka 14 dni.

Opisana spółka określiła jednak (choć nie miała takiego obowiązku) termin wypłaty w regulaminie płacowym. Jak ma zmienić termin wypłat, zdania są podzielone. Profesor Krzysztof Rączka z Uniwersytetu Warszawskiego twierdzi, że wystarczy, że wprowadzi odpowiednie postanowienie do regulaminu pracy, oczywiście za aprobatą związku (patrz komentarz).

Jeśli nie działa u niej związek, sama modyfikuje regulamin pracy. Popiera profesora również Anna Telec, sędzia sądu pracy. Ale nie wszyscy specjaliści tak uważają. Według Arkadiusza Sobczyka, radcy prawnego z kancelarii Sobczyk i Współpracownicy w Krakowie (patrz komentarz), firmę czeka żmudne postępowanie, gdyż sama zgoda związku na korektę regulaminu płacowego w tej sytuacji to za mało. Do regulaminów wynagradzania stosujemy bowiem odpowiednio art. 24113§ 2, w świetle którego postanowienia regulaminu mniej korzystne wprowadzamy w drodze wypowiedzeń zmieniających. Nie sposób jednoznacznie rozstrzygnąć, czy zmiana terminu wypłaty jest bardziej, czy mniej przyjazna pracownikom.

- Pracownicy będą narzekać, przywołując terminy spłaty kredytów, regulowania rachunków -mówi Arkadiusz Sobczyk. - Dlatego też korektę z pozoru neutralną należy uznać za pogarszającą położenie niektórych zatrudnionych. Wypowiedzenia zmieniające muszą zatem być - reasumuje prawnik.

Formalności ( patrz procedura krok po kroku).[srodtytul]Rozliczenia podatkowe[/srodtytul]

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń z ostatniego dnia miesiąca np. na 10 dzień kolejnego miesiąca powoduje komplikacje podatkowe. Dotyczą one tylko miesiąca, w którym operacja jest przeprowadzana. Bez wątpienia do kosztów podatkowych firmy można zaliczyć tylko wypłacone wynagrodzenie. Może się więc okazać, że spowoduje to zwiększenie podatku dochodowego firmy w miesiącu, kiedy wypłaty nie będzie.

Załóżmy, że zmiany obowiązują od sierpnia. Pracownicy nie dostaną więc pieniędzy w tym miesiącu, lecz dopiero na początku września. Nie znaczy to jednak, że z tej wypłaty należy potrącić pracownicze koszty uzyskania przychodu w podwójnej wysokości: za sierpień i wrzesień. Możliwość potrącenia tych kosztów zależy bowiem od uzyskania przychodów ze stosunku pracy. Ponadto przepisy ustalają je w wysokości miesięcznej, a nie przypisują do przychodów za dany miesiąc. Podobnie wyglądają zasady potrącania kwoty zmniejszającej podatek. Art. 32 ust. 3 ustawy o PIT pozwala uwzględniać co miesiąc 1/12 tej kwoty. Zatrudnieni jednak nie stracą. W zeznaniu rocznym będą mogli odliczyć pełną roczną kwotę zmniejszającą podatek oraz koszty pracownicze. Organy podatkowe nie zawsze rygorystycznie przestrzegają tych zasad. Przykładem jest pismo Ministerstwo Finansów z 16 kwietnia 1998 r. (PO 5/JS-692/0257/98). Minister zwrócił się w nim do urzędów skarbowych, by nie kwestionowały podwójnych kosztów i kwot wolnych od wynagrodzeń wypłacanych nauczycielom. Podobne pismo zostało także wydane w sprawie policjantów (z 30 czerwca 1998 r., PO 5/AMR-362701150/98).

Przyspieszenie terminu wypłaty może też spowodować, że w jednym miesiącu firma przekazuje wynagrodzenie dwukrotnie. Problemem tym zajął się Pierwszy Śląski Urząd Skarbowy w Sosnowcu w interpretacji z 17 maja 2005 r. (nr PSUS/PBOW/ 423/ 66/P/ 05/AG).

Według niego dla celów podatkowych istotny jest moment, w którym zakład dokonał faktycznie wypłaty lub postawił pieniądze do dyspozycji pracownika. Bez znaczenia jest okres, za jaki ono przysługuje. Dlatego w miesiącach, w których uczelnia dwa razy wypłaca pensje, przy obliczaniu i pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy powinna potrącać miesięczne koszty uzyskania przychodu oraz miesięczną kwotę wolną od podatku.

Ustawa o PIT nie przewiduje bowiem możliwości "przenoszenia" ulg z miesięcy, w których podatnik nie otrzymał żadnych przychodów, na miesiące, w których otrzymał je skumulowane. Urząd uznał, że wydane w 1998 r. pismo MF miało charakter incydentalny i należało je stosować tylko w roku jego wydania.

Za miesiąc, kiedy załoga w ogóle nie uzyskała wynagrodzeń, spółka musi złożyć za każdego pracownika zerowy raport ZUS RCA, wykazując zerowe kwoty podstawy wymiaru i samych składek. Pensje ujmujemy bowiem dopiero w dokumentach za miesiąc, kiedy zainteresowany je dostał lub zostały postawione do jego dyspozycji. Jeśli w jednym miesiącu pracownik dostał podwójne wynagrodzenia, obydwa rozliczamy w raportach za ten miesiąc.

Zatrudniający poniżej 20 osób nie napotkają opisanych problemów. Nie muszą bowiem ustalać ani regulaminu pracy, ani wynagradzania. Jeśli zechcą więc wypłacać pobory w innych terminach niż dotychczas, zaczną to po prostu robić. Z jednym wyjątkiem, gdy termin wypłat wpisali do indywidualnych angaży zatrudnionych. Wtedy przesunięcie ich wymaga zgody pracowników wyrażonej za porozumieniem zmieniającym, a w ostateczności - za wypowiedzeniem zmieniającym. Zdarza się też, że w umowach nie ma nic o terminach wypłat, a szef umówił się z załogą ustnie o regulowaniu pensji np. do końca miesiąca.

- Należy uznać takie ciche porozumienie za ustny element każdego angażu - twierdzi mecenas Sobczyk. - W takiej sytuacji modyfikacja terminu wypłat powinna również następować za porozumieniem zmieniającym lub wypowiedzeniem zmieniającym.

[ramka]

Zawierając w regulaminie wynagradzania termin wypłaty pensji, podnosimy niejako rangę tego postanowienia. Gdyby było w regulaminie pracy, jego zmiana nie byłaby taka trudna. Skoro jednak trafiło do regulaminu płacowego, by je skorygować, firma powinna najpierw go zmienić, a potem dać zatrudnionym wypowiedzenia zmieniające z propozycją nowej daty wypłat. Podobnie jest przecież z umowami o pracę. Jeśli zapiszemy w nich więcej elementów niż wymagane prawem np. godziny rozpoczynania i kończenia pracy, to każda ich korekta wymaga porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. [/ramka][ramka]Opisany przedsiębiorca musi zatem przejść kilka etapów, zanim przesunie termin wypłaty.

KROK 1. Zmień regulamin wynagradzania

Wymaga to zgody zakładowej organizacji związkowej na piśmie. Firma, w której nie działają związki, sama dokonuje korekty.

KROK 2. Odczekaj 14 dni

Zmodyfikowane postanowienie regulaminu wynagradzania z nową datą wypłaty obowiązuje najwcześniej po 14 dniach od podania go do wiadomości personelu w sposób przyjęty w zakładzie, np. na tablicy ogłoszeń czy przez firmowy intranet.

KROK 3. Zaproponuj porozumienia zmieniające dotyczące przesunięcia terminu wypłaty

Szef nie może jednak stosować nowego terminu, dopóki nie zgodzą się na to indywidualnie zatrudnieni. Po upływie 14 dni od ogłoszenia znowelizowanego regulaminu może zatem proponować im porozumienia zmieniające. Tym pracownikom, którzy się zgodzą, wolno wypłacać pensje w nowym terminie.

KROK 4. Wręczaj wypowiedzenia zmieniające z ofertą zmiany terminu wypłaty

Tym podwładnym, którzy nie podpiszą porozumienia, pracodawca musi dać wypowiedzenia zmieniające z propozycją przesunięcia terminu wypłaty. Pierwsze wolno mu wręczyć najwcześniej po 14 dniach od podania zmodyfikowanego regulaminu płacowego do wiadomości załogi. Zatrudnieni, którym oferta nie jest na rękę, powinni wówczas - do połowy okresu przysługującego im wypowiedzenia - odmówić na piśmie. Brak takiego oświadczenia poczytujemy za wyrażenie zgody. [/ramka][ramka]

To jakieś nieporozumienie, że kwestia terminu wypłaty wynagrodzeń znalazła się w regulaminie płacowym. Jest to bowiem obowiązkowy element regulaminu pracy. Zgodnie zaś z art. 104 § 2 kodeksu pracy materię przewidzianą dla regulaminu pracy może ewentualnie określać układ zbiorowy pracy, ale nie regulamin wynagradzania. Dlatego uważam, że w opisanej sytuacji spółka nie ma obowiązku wręczania wypowiedzeń czy choćby porozumień zmieniających. Wystarczy, że postanowienie z nowym terminem wypłaty poborów wprowadzi do regulaminu pracy. Krzysztof Rączka, profesor z Uniwersytetu Warszawskiego [/ramka]