Musi być dokument na wydatek w podróży służbowej

Od 1 stycznia br. istnieje obowiązek dokumentowania poszczególnych wydatków w krajowych podróżach służbowych. A to za sprawą nowego § 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.), dalej rozporządzenie.

Choć nowa regulacja odnosi się wyłącznie do sfery budżetowej, stosuje ją również wielu pracodawców prywatnych. Z reguły bowiem nie ustalają oni samodzielnie zasad wypłacania należności związanych z podróżami służbowymi (patrz ramka "Jak dokumentować według własnych zasad").

Dlatego wszelkie wątpliwości z tym związane, na które dziś spróbujemy odpowiedzieć, dotyczą również pracodawców prywatnych.

W § 8a ust. 3 rozporządzenia jest napisane, że do rozliczenia podróży służbowej "pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki". Czy to oznacza, że dokumentami mogą być wyłącznie rachunki? Czy pracownik nie może dołączyć biletu (PKP, PKS, MZK) jako dowodu przejazdu określonym środkiem transportu?

- pyta czytelnik DF.

Dokumenty potwierdzające wydatki w podróży służbowej to nie tylko rachunki w dosłownym tego słowa znaczeniu. Pracownik może dołączyć bilet jako dowód przejazdu środkiem transportu, określonym przez pracodawcę w delegacji służbowej.

Wykładnia literalna (dosłowna) § 8a ust. 3 rozporządzenia rzeczywiście mogłaby prowadzić do wniosku, że dokumentami potwierdzającymi wydatki w podróży służbowej (z wyjątkiem diet i wydatków objętych ryczałtami) są wyłącznie rachunki. Po słowie "dokumenty" zostało bowiem wpisane słowo "(rachunki)". Ale powodowałoby to wykluczenie wszystkich innych możliwych dokumentów jako dowodów poniesienia konkretnych wydatków. Nie tylko biletów PKP czy PKS, ale i faktur VAT. Tymczasem dziś większość firm i podmiotów działających na rynku jest podatnikami VAT i musi takie faktury wystawiać. Niemożliwe jest zatem ich wyłączenie z dokumentów potwierdzających wydatki, zwłaszcza przy zastosowaniu wykładni funkcjonalnej (celowościowej).

Trzeba więc załączać każdy dokument, w tym bilet PKP, PKS, MZK, rachunek czy fakturę VAT.

§ 8a ust. 3 rozporządzenia został wprowadzony w celu rozliczania podróży służbowych na podstawie pełnej dokumentacji wszystkich wydatków (poza dietami i wydatkami objętymi ryczałtami). Świadczy o tym treść obu zdań tego przepisu, a zwłaszcza zdanie drugie (patrz ramka). Pierwsze przewiduje dołączanie dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki, drugie - złożenie przez pracownika oświadczenia o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, jeśli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. To oznacza, że oświadczenie zastępuje tu dokument potwierdzający wydatek. A więc jest również traktowane jako dokument w rozliczaniu podróży służbowej. To potwierdza tylko tezę o możliwości potwierdzania wydatków różnymi dokumentami.

Pracownik miał odbyć podróż służbową pociągiem (taki środek transportu został określony w delegacji służbowej). Po powrocie oświadczył, że zgubił bilet na przejazdy tam i z powrotem. Czy w tej sytuacji można przyjąć jego oświadczenie jako dowód do rozliczenia podróży służbowej?

- pyta inny czytelnik DF.

Oświadczenie pracownika, w którym napisze on, że zgubił bilet, może być, moim zdaniem, wystarczającym dowodem potwierdzającym wydatek do rozliczenia podróży służbowej. § 8a ust. 3 rozporządzenia przewiduje wprawdzie, że oświadczenie może być złożone, jeśli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. A to oznaczałoby, że zgubienie biletu nie może tłumaczyć jego braku. Jednak stosując wykładnię funkcjonalną oraz obowiązującą w prawie pracy zasadę uprzywilejowania pracownika i nieprzerzucania na niego kosztów podróży służbowej, należy uznać, że oświadczenie o zgubie jest dowodem poniesienia wydatków i pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu według cennika PKP, uwzględniającego ulgę, jeśli do takiej pracownik ma prawo (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Pracownik często wyjeżdża w podróże służbowe. Zawsze jako środek transportu jest wskazywany pociąg, ale pracownik faktycznie jeździł własnym samochodem. Dotychczas zwracaliśmy mu cenę biletu, według cennika PKP, mimo nieprzedstawiania biletu. Czy teraz zamiast biletu pracownik może składać oświadczenia z uzasadnieniem, że zgubił bilet?

- to kolejne pytanie do DF.

Nie.

Pracownik nie może składać oświadczeń, aby uzyskać zwrot za przejazd według cennika PKP, jeśli samowolnie zmienia środek transportu określony przez pracodawcę. W takiej sytuacji nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu. W tym wypadku nie ma znaczenia ani wykładnia funkcjonalna art. 8a ust. 3 zd. 2 rozporządzenia, ani zasada uprzywilejowania pracownika czy reguła nieprzerzucania na pracownika kosztów podróży służbowej. Po pierwsze dlatego, że pracownik świadomie postąpił wbrew poleceniu pracodawcy. Po drugie, jego oświadczenie, stwierdzające zgubienie biletu w sytuacji gdy rzeczywiście nie został on wykupiony, będzie nieprawdziwe. Zatem może mieć tu zastosowanie art. 233 kodeksu karnego. Po trzecie, w jaki sposób pracodawca miałby wytłumaczyć to, że pracownik ciągle gubi bilety?

Podsumujmy:

pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika, jeśli zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd na miejsce w koniecznym terminie. Ale nie z powodu samowolnej decyzji pracownika, wbrew poleceniu pracodawcy.

Dwóch pracowników odbywało podróż służbową pociągiem, zgodnie z delegacjami służbowymi. Kupili jeden bilet na przejazd tam i z powrotem. Czy do rozliczenia jeden z pracowników może dołączyć kopię tego biletu?

- pyta czytelnik DF.

Tak

, możliwe jest udokumentowanie przejazdu kopią biletu i zwrot kosztów przejazdu na tej podstawie. § 8a ust. 3 rozporządzenia nie wprowadza bowiem obowiązku dołączania oryginałów dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki w podróży służbowej.