Na co trzeba uważać, rozwiązując z pracownikiem umowę o pracę

Niekiedy pracownicy nie chcą przyjąć do wiadomości informacji o ich zwolnieniu albo nie odbierają pism od pracodawcy. Jak wtedy szef może sobie poradzić?

Pracodawcy sporządzają pisma rozwiązujące umowę o pracę szybko i niechlujnie. Nie zawsze wynika z nich, czy miało to być wypowiedzenie, czy rozwiązanie bez wypowiedzenia. Należy na to uważać, bo są to różne tryby rozwiązania umowy, wywołujące odmienne skutki prawne.

Zdarza się też, że szef nazywa wypowiedzenie odwołaniem, co również nie jest prawidłowe. Taką niestaranność można jednak jeszcze obronić. Odwołanie dotyczy bowiem stosunków pracy np. z wyboru, ale nie ma takiej formy rozwiązania umowy o pracę.

Nazwanie pisma rozwiązującego umowny stosunek pracy "odwołaniem" nie stanowi przeszkody, aby uznać, że jest to wypowiedzenie (wyrok Sądu Najwyższego z 26 sierpnia 1999 r., I PKN 193/99).

Rozwiązanie każdej umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 kodeksu pracy) oraz wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony wymagają uzasadnienia. Co to oznacza? Należy podać przyczyny lub okoliczności faktyczne, które skłoniły pracodawcę do podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy. W praktyce sformułowanie uzasadnienia wypowiedzenia przysparza pracodawcom najwięcej problemów przy wypowiadaniu umów. Taką przyczynę można także wskazać w odrębnym piśmie. W takim wypadku trzeba je jednak doręczyć przed wypowiedzeniem lub najpóźniej jednocześnie z nim (wyrok SN z 17 listopada 1998 r., I PKN 331/98).

Pracodawca zobowiązał kadrową, aby sporządziła wypowiedzenie umowy o pracę, w którym przyczyną rozwiązania ma być to, że pracownik nie wywiązuje się z obowiązków służbowych. Zasugerowała ona jednak, że jest to zbyt ogólna przyczyna i należy podać przykładowe naruszenia. Pracodawca zgodził się, ale kazał sporządzić odrębne pismo z wyszczególnieniem wszystkich zarzutów przeciwko pracownikowi, aby zachować przejrzystość wypowiedzenia i doręczyć mu je następnego dnia wraz z wypowiedzeniem.

Sprzeczne z art. 30 § 4 k.p. jest wskazanie przez pracodawcę przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę w piśmie doręczonym pracownikowi później niż złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy (wyrok SN z 21 listopada 2000 r., I PKN 99/00).

Określając przyczyny wypowiedzenia (rozwiązania bez wypowiedzenia), szef musi pamiętać, że w razie sporu z pracownikiem będzie musiał udowodnić, że podany przez niego powód jest rzeczywisty. Co ważniejsze, nie będą tu miały już znaczenia inne niepodane w treści wypowiedzenia przyczyny, na podstawie których takie jego działanie można uznać za usprawiedliwione.

Pracownik otrzymał wypowiedzenie za prowadzenie działalności konkurencyjnej w stosunku do pracodawcy i odwołał się do sądu pracy. Twierdził, że nie prowadził takiej działalności. Przed sądem pracodawca nie zdołał jednak wykazać, że pracownik współpracował z konkurencją. Swoje twierdzenia oparł na donosach pracowników zatrudnionych na równorzędnych stanowiskach. Pracodawca podniósł dodatkowo, że pracownik nie wykonuje nałożonych na niego planów sprzedaży i jest nieefektywny, a więc nie spełnia oczekiwań firmy. Tych argumentów sąd jednak nie uwzględnił, bo nie były one podane wśród powodów wypowiedzenia.

Pracodawca nie może wykazać zasadności wypowiedzenia umowy o pracę opierając się na innej przyczynie niż wskazana w wypowiedzeniu - art. 30 § 4 k.p.(wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 1999 r., I PKN 571/98).

Idealne wyjście z takiej sytuacji polega na podaniu kilku przyczyn uzasadniających wypowiedzenie. Wtedy bowiem dużo łatwiej będzie wykazać, że było ono zasadne. Przyczyny te nie muszą być ze sobą powiązane. Część z nich może dotyczyć pracownika, część natomiast wynikać z sytuacji, w jakiej znajduje się pracodawca. Co ważne, jednak nie wszystkie muszą się potwierdzić, żeby wypowiedzenie było uzasadnione.

Pracodawca może wskazać kilka przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę, w tym te dotyczące pracownika i inne nieodnoszące się do niego (dotyczące pracodawcy). Wypowiedzenie jest uzasadnione, gdy choćby jedna ze wskazanych przyczyn jest usprawiedliwiona (wyrok SN z 5 października 2005 r., I PK 61/05).

W piśmie dotyczącym rozwiązania umowy o pracę pracodawca nie musi wskazać podstawy prawnej wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia (wyrok Sądu Najwyższego z 17 listopada 1998 r., I PKN 447/98). Wystarczy tylko, że wskaże przyczynę takiego zwolnienia. Jeśli doda podstawę prawną, nie będzie to naruszenie. Ta podstawa musi się jednak koniecznie znaleźć w świadectwie pracy.

Nie będzie naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów wskazanie w treści wypowiedzenia błędnej podstawy prawnej, o ile oczywiście pracodawca podał w nim prawdziwą przyczynę uzasadniającą takie wypowiedzenie (wyrok SN z 10 października 2002 r., I PKN 516/01).

Pracodawca wypowiada pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony umowę o pracę, bo likwiduje dział, w którym jest on zatrudniony. Jako podstawę rozwiązania umowy podaje art. 33 k.p., który dotyczy wypowiedzenia umowy okresowej. Mimo to formalnie wypowiedzenie jest prawidłowe, bo wpisanie tego przepisu nie ma w praktyce znaczenia.

Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą, gdy pracownik zapoznał się z nim albo mógł się z nim zapoznać. Ważna jest więc chwila doręczenia takiego pisma. Stosuje się tu zasady wynikające z kodeksu cywilnego dotyczące oświadczeń woli.

Zgodnie z art. 61 k.c. oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła się ona zapoznać z jego treścią.

Przy osobistym wręczaniu wypowiedzenia (rozwiązania bez wypowiedzenia) umowy o pracę warto zadbać o obecność świadków. Często zdarza się bowiem, że pracownik odmawia potwierdzenia odbioru pisma rozwiązującego umowę.

Pracodawca wezwał pracownika do swojego gabinetu i w obecności kadrowej wręczył mu pismo wypowiadające umowę o pracę. Kiedy pracownik zapoznał się z nim, stwierdził, że nie zgadza się z podaną przez szefa przyczyną wypowiedzenia i odmówił pokwitowania odbioru wypowiedzenia. Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli i dla swojej ważności nie wymaga uzgodnienia z pracownikiem. Ważne jest tylko to, że pracownik zapoznał się z treścią wypowiedzenia.

Wystarczy więc, że pracodawca z kadrową na drugim egzemplarzu wypowiedzenia odnotują, że "w dniu (data) pracownik zapoznał się z treścią wypowiedzenia, ale odmówił pokwitowania jego odbioru". Od tego dnia rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Pracownik - jeśli nie zgadza się z treścią wypowiedzenia - może w terminie 7 dni odwołać się do sądu pracy (art. 264 § 1 k.p.).

Niekiedy pracownicy próbują uciec przed rozwiązaniem umowy o pracę, przynosząc zwolnienie lekarskie.

Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę m.in. w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (art. 41 k.p.). Należy jednak pamiętać o tym, że przepisy zakazują korzystania z prawa w sposób sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.). Zatem pracownik, który ubiega się o zwolnienie lekarskie wyłącznie po to, aby ustrzec się od skutków wypowiedzenia umowy o pracę, nie korzysta z ochrony, bo posługuje się prawem w sposób sprzeczny z jego zasadami.

13 lutego 2007 r. pracodawca wezwał pracownika do działu kadr i w obecności pracujących tam osób wypowiedział mu umowę. Przedstawił przy tym powody swojej decyzji. Kiedy jednak próbował wręczyć pracownikowi pismo wypowiadające, ten odmówił jego przyjęcia i niezwłocznie opuścił zakład pracy. Jeszcze tego samego dnia lekarz rodzinny wystawił mu zwolnienie lekarskie od 13 lutego 2007 r. Mimo zwolnienia lekarskiego doszło jednak do skutecznego wypowiedzenia stosunku pracy. Pracownika poinformowano bowiem o wypowiedzeniu umowy oraz o jego przyczynach. To, że po fakcie pracownik poszedł do lekarza i przyniósł od niego zwolnienie na dzień wypowiedzenia, nie ma znaczenia. Okres wypowiedzenia biegnie od 13 lutego 2007 r. niezależnie od tego, że w okresie wypowiedzenia pracownik jest na chorobowym.

Dla celów dowodowych istotne jest jednak, aby próba wręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę odbyła się przy świadkach.

- Wypowiedzenie pracownikowi warunków umowy o pracę jest dokonane w momencie, w którym doszło ono do niego w sposób pozwalający zapoznać się z treścią oświadczenia pracodawcy, choćby pracownik odmówił zapoznania się z nim (wyrok SN z 23 stycznia 1998 r., I PKN 501/97).

- Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, który świadczył pracę, a następnie wykazał, że w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby, nie narusza art. 41 k.p. (wyrok SN z 14 października 1997 r., I PKN 322/97).

Niekiedy pracodawcy przesyłają pracownikowi rozwiązanie umowy pocztą. Taki sposób doręczenia wypowiedzenia może wynikać z charakteru pracy zatrudnionego lub niechęci niektórych szefów, aby osobiście przekazać pracownikowi wiadomość o rozstaniu.

Pracodawca doręcza wypowiedzenie pocztą przedstawicielowi handlowemu, który świadczy pracę w terenie, bo szef nie ma z nim osobistego kontaktu na co dzień.

Jeśli pracodawca przesyła pracownikowi rozwiązanie umowy o pracę pocztą, to musi pamiętać o tym, że bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się dopiero z dniem, w którym pracownik odbierze przesyłkę (art. 61 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Dlatego najlepiej przesyłać pisma rozwiązujące listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takim wypadku na tzw. zwrotce, która wraca do pracodawcy, widnieć będzie data odbioru przesyłki przez pracownika. To będzie początkowy termin okresu wypowiedzenia lub dzień ustania stosunku pracy - przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia podany w świadectwie pracy.

30 stycznia 2007 r. pracodawca wysłał pracownikowi pismo wypowiadające umowę o pracę listem priorytetowym. Ponieważ list został nadany o godz. 14, to pracownik otrzymał je 1 lutego 2007 r. Okres wypowiedzenia rozpocznie bieg 1 lutego 2007 r. i przy 3-miesięcznym wypowiedzeniu zakończy się 31 maja 2007 r.

Wysyłając wypowiedzenie pocztą na przełomie miesięcy, należy się liczyć z tym, że jeśli dostarczenie przesyłki lub jej podjęcie przez pracownika opóźni się, to okres wypowiedzenia przedłuży się o miesiąc. Okres wypowiedzenia obejmujący miesiąc lub jego wielokrotność kończy się zawsze w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 21 k.p.).

Dla skuteczności rozwiązania umowy o pracę nie ma znaczenia to, czy pracownik odbierze list osobiście, czy w jego imieniu zrobi to dorosły domownik, mieszkający razem z nim.