Umowa na zastępstwo: gdy szef zatrudnia kobietę sporo ryzykuje

Pracownik uległ wypadkowi przy pracy, w związku z czym będzie nieobecny w firmie przez kilka miesięcy. Na jakich zasadach zatrudnić na ten okres zastępcę, aby było to dla nas najtańsze i najmniej kłopotliwe?

– pyta czytelnik.

Najkorzystniej zastąpić nieobecną osobę, powierzając jej obowiązki innemu pracownikowi. Nie zawsze jednak jest to dopuszczalne. Z zastępcą można też podpisać jedną z umów na czas określony lub umowę cywilnoprawną.

Przekazanie zadań koledze

Jeżeli czas zastępstwa nie przekroczy trzech miesięcy w roku kalendarzowym najwygodniejsze dla pracodawcy byłoby skorzystanie z art. 42 § 4 kodeksu pracy. Pozwala on powierzyć pracownikowi na taki okres inną pracę niż określona w umowie o pracę, ale pod warunkiem że:

- nie spowoduje to obniżenia jego wynagrodzenia,

- jest uzasadnione potrzebami pracodawcy,

- nowe obowiązki odpowiadają kwalifikacjom pracownika.

Rodzaj wykonywanej pracy wolno zmienić nawet z dnia na dzień, a podwładny musi wykonać polecenie szefa - oczywiście, jeśli spełnione są wszystkie podane wyżej przesłanki.

Przykład

Ponieważ pracownik zajmujący się prowadzeniem rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym złamał nogę, szef - powołując się na art. 42 § 4 k.p. - powierzył wykonywanie jego obowiązków sekretarce, która nigdy nie prowadziła takich zadań. Nawet jeśli zachowane są pozostałe warunki określone w przepisie, to szef nie może w ten sposób zastąpić nieobecnego, gdyż zastępca nie ma odpowiednich kwalifikacji do wykonywania nowych zajęć.

Aby dokonać zmiany, pracodawca nie musi tworzyć nowych dokumentów, ponieważ dla pracownika wiążące będzie także polecenie ustne.

Powierzenie innej osobie obowiązków nieobecnego pozwoli szefowi uniknąć wielu dodatkowych obciążeń związanych choćby z procedurą zatrudnienia nowej osoby, jak i zgłoszenia jej do ZUS, a następnie rozwiązania angażu oraz wyrejestrowania w organie rentowym.

Angaż na zastępstwo...

Ponieważ pracownik jest nieobecny w firmie z przyczyn usprawiedliwionych, pracodawca może też zatrudnić w celu jego zastępstwa inną osobę na umowę o pracę na czas określony, obejmujący okres tej absencji (art. 25 § 1 zdanie drugie k.p.). Popularnie zwane są umowami na zastępstwo i – choć należą do angaży na czas określony – są wygodniejsze dla pracodawców.

Ich wypowiadanie nie jest obwarowane żadnymi warunkami, a okres wymówienia wynosi zaledwie trzy dni robocze. Dodatkowo odpowiednie sformułowanie umowy pozwoli na jej automatyczne rozwiązanie z dniem, w którym ustał powód zawarcia takiego angażu.

Przykład

W związku z wypadkiem pracownika szef zatrudnił panią Ewę na umowę na zastępstwo. Jest w niej postanowienie, że została ona zawarta na czas nieobecności w pracy zastępowanego pracownika i ulegnie rozwiązaniu z dniem jego powrotu do pracy. Dzięki temu pracodawca nie będzie musiał wypowiadać tego angażu, rozwiąże się on w dniu wystąpienia określonego w nim zdarzenia, czyli powrotu do firmy osoby, która jest zastępowana.

Umowy na zastępstwo nie są ponadto objęte ochroną z art. 177 § 3 k.p. Nie przedłużają się więc do dnia porodu, gdy ich planowany termin rozwiązania przypadałby po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy.

Pracodawca musi jednak pamiętać o tym, że skoro zawiera nową umowę o pracę, to obejmują go wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem nowej osoby – zarówno w zakresie prawa pracy, jak i ubezpieczeń społecznych.

...i kilka miesięcy

Z pewnością mniej korzystne dla czytelnika będzie podpisanie typowej umowy o pracę na czas określony. A to dlatego, że będzie mocno ograniczony przy jej wypowiedzeniu. Generalnie takie angaże rozwiązują się po upływie okresu, na jaki zostały zawarte. Ich wymówienie – poza nielicznymi wyjątkami – jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy umowę podpisano na czas dłuższy niż sześć miesięcy oraz zamieszczono w niej klauzulę dopuszczającą wcześniejsze rozwiązanie w tym trybie. Okres wypowiedzenia wynosi wtedy dwa tygodnie (art. 33 k.p.).

Przykład

Zawierając umowę o pracę na czas określony wynoszący cztery miesiące, pracodawca umieścił w niej adnotację pozwalającą wcześniej rozwiązać ją za dwutygodniowym wymówieniem. Mimo takiego zapisu umowa ta nie będzie mogła być zakończona w tym trybie, ponieważ okres, na który została podpisana, jest krótszy od minimalnego wynikającego z art. 33 k.p. Z przepisu tego jednoznacznie wynika, że aby skorzystać z takiej możliwości, trzeba spełnić obie zawarte w nim przesłanki.

Umowa na czas określony – w przeciwieństwie do tej na zastępstwo – przedłuża się do dnia porodu, jeśli termin jej rozwiązania przypadałby po upływie trzeciego miesiąca ciąży. To dla szefa chcącego zastąpić nieobecnego dodatkowe ryzyko.