Kwestie podróży zagranicznych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.). Podobnie jak w przypadku podróży krajowej za zagraniczną pracownikowi należą się:

– przejazdów i dojazdów,

– noclegów,

– innych wydatków określonych przez szefa odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W zależności od rodzaju transportu, którym pracownik odbywa cudzoziemską podróż, różnie liczy się czas jego pobytu poza granicami. Dla środków komunikacji:

- lądowej – czas pobytu liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

- lotniczej – liczy się od startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

- morskiej – liczy się od chwili wejścia statku czy promu z portu polskiego do chwili wejścia statku lub promu w drodze powrotnej do portu polskiego.

Pora na rachunki

Cechą charakterystyczną diety za podróż zagraniczną jest to, że jej wysokość zależy od kraju, do którego udaje się pracownik. Ponadto dieta służy pokryciu nie tylko zwiększonych kosztów wyżywienia, ale także ma być przeznaczona na inne drobne wydatki. Jeżeli kierując się do kraju docelowego delegacji, pracownik przejeżdża przez kilka państw, to dietę oblicza się według stawki obowiązującej w kraju docelowym.

Przykład

Pracodawca wysłał pana Krzysztofa autem służbowym w dele gację do Włoch. W drodze do celu przejeżdżał on przez Czechy i Austrię. Dietę dla niego należy obliczyć według stawek dla Włoch. Nie liczy się ułamkowo diet za pobyt w Czechach czy Austrii, mimo że pan Krzysztof spędził tam przejazdem 11 godz.

Przykład

Pracodawca zlecił panu Franciszkowi wyjazd do Francji samochodem prywatnym, aby spotkał się z kluczowym klientem firmy. Po drodze pracownik miał spędzić dwa dni w Niemczech, żeby odwiedzić targi branżowe. Mimo że zatrzyma się na pewien czas (łącznie z noclegiem) w innym kraju niż Francja, należy mu wyliczyć diety obowiązujące tylko we Francji, czyli 45 euro i 120 euro jako kwotę limitu na nocleg. Uwzględnienie diet niemieckich, czyli 43 euro diety i 103 euro limitu noclegowego, będzie nieprawidłowe.

Wysokość diety zagranicznej oblicza się następująco:

– do 8 godz. – należy się 1/3 diety,

– ponad 8 do 12 godz. – przysługuje połowa diety,

– ponad 12 godz. – należy się dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety zmniejsza się, jeśli podczas odbywanej zagranicznej delegacji pracownikowi zagwarantowano bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy jedzenie w podróży środkami komunikacji morskiej jest opłacone w cenie karty okrętowej. Wówczas pracownikowi należy się 25 proc. diety obowiązującej w kraju docelowym. Natomiast jeżeli podwładnemu zagwarantowano częściową aprowizację, to na śniadanie przysługuje 15 proc. diety, na obiad i kolację po 30 proc., a na inne wydatki 25 proc. diety.

Przykład

Pani Dorota wyjechała do centrali swojej firmy we Francji. Podróżo- wała samolotem, a cała delegacja trwała cztery doby i pięć godzin. Drugiego i trzeciego dnia zapewniono jej obiady. Poniżej obliczymy wysokość diet dla pani Doroty.

Wysokość diety we Francji to 45 euro.

1. dobra – 45 euro,

2. doba – 31,50 euro (minus 30 proc. z racji zapewnionego obiadu),

3. doba – 31,50 euro (podobnie jak w poprzednim dniu),

4. doba – 45 euro,

5. doba – 15 euro (1/3 diety, ponieważ ostatnia niepełna doba podróży trwała do ośmiu godzin).

Łącznie pani Dorocie będzie przysługiwało 168 euro za diety.

Niekiedy podczas odbywanej podróży zagranicznej pracownik otrzymuje ekwiwalent za dietę. Jeśli mamy z tym do czynienia, pracownikowi nie wypłacamy diety. Ale jeśli ekwiwalent będzie niższy od diety przysługującej w danym kraju, podwładnemu należy wypłacić różnicę.

Promem lub samolotem

Także w przypadku podróży zagranicznych szef określa środek transportu, jakim pracownik ma dotrzeć do celu. Mogą to być pociąg, autobus, statek, samochód służbowy lub prywatny albo samolot. O ile diety zagraniczne zdecydowanie różnią się od tej krajowej, to w przypadku wyjazdu w cudzoziemską delegację autem prywatnym, przy rozliczeniu stosuje się stawki za kilometr przejazdu w takiej samej wysokości jak po kraju.

Do pułapu

Koszty udokumentowanych noclegów za granicą nie powinny być wyższe od limitów za nocleg ustalonych w rozporządzeniu.  Jeśli rachunek będzie przewyższał limit, pracodawca zwróci kwotę równą limitowi. Przykładowo w Hiszpanii graniczna kwota na nocleg wynosi 120 euro. Stąd faktura za spanie w hotelu nie powinna przekraczać tej kwoty. Niewykluczone jednak, że pracodawca zgodzi się, aby pracownik nocował w droższym miejscu, powyżej limitu z rozporządzenia. Jeśli będzie miał taką akceptację, może domagać się zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów. Jeżeli wyjeżdżający nie przedstawi rachunku, to za nocleg dostanie tylko ryczałt stanowiący równowartość 25 proc. limitu przysługującego w danym kraju.

Przykład

W podróż służbową do Wielkiej Brytanii, która trwała trzy doby i dziewięć godzin, pracownik poleciał samolotem. Jego rozliczenie będzie wyglądało następująco:

- koszt biletów w obie strony łącznie z podatkami i opłatami lotniskowymi – 1120 zł,

- 3,5 diety – 112 GBP (3 x 32 GBP),

- koszt dwóch noclegów stwierdzony rachunkiem – 240 GBP,

- ryczałt za 1 nocleg – 35 GBP (kwota limitu za nocleg 140 GBP x 25 proc.).

Łącznie zagraniczna delegacja kosztowała 387 GBP i 1120 zł.

Choroba lub szpital

Na tym nie kończy się lista wydatków, za które pracownikowi przysługuje zwrot za odbytą zagraniczną delegację. Podczas wyjazdu zdarzają się różne sytuacje losowe, np. niespodziewana choroba, wypadek czy inne zdarzenie. Jeżeli pracownik zachoruje podczas podróży, to pracodawca musi zwrócić mu koszty leczenia oraz zakupu niezbędnych leków za granicą. Jeśli dodatkowo podwładnego trzeba było hospitalizować, to za każdy dzień pobytu w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym przysługuje mu 25 proc. diety.

Przykład

Pan Marcin udał się w czterodniową podróż służbową do Czech. Drugiego dnia pobytu z powodu ataku wyrostka robaczkowego pan Marcin trafił do miejscowego szpitala i spędził tam pięć dni.

Jego rozliczenie po powrocie będzie wyglądało następująco:

– dwie diety pełnopłatne, tj. 2 x 40 USD = 80 USD,

– koszt jednego noclegu stwierdzony rachunkiem 85 USD,

– ryczałt za pobyt w szpitalu 50 USD (5 x 40 USD x 25 proc.),

– rachunek pokrywający koszty leczenia w szpitalu 620 USD,

– koszty przejazdu samochodem prywatnym 794,01 zł (950 km x 0,8358).

Łącznie będzie to 835 USD + 794,01 zł.