Zatory płatnicze są jednym z największym problemów, z jakimi na co dzień spotykają się w swojej działalności polscy przedsiębiorcy. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw problem nieregulowania zobowiązań lub regulowania ich z opóźnieniem jest szczególnie niebezpieczny. Tego typu firmy nie mają wystarczających środków i rezerw walutowych. Brak wpłaty za zrealizowane kontrakty może więc doprowadzić do ich upadłości.

W celu zabezpieczenia się przed takimi zagrożeniami przedsiębiorcy powinni przed rozpoczęciem współpracy dokładnie sprawdzić przyszłego kontrahenta. Muszą ocenić, czy jest on wiarygodny, czy jego dotychczasowa działalność wskazuje, że będzie on regulował zobowiązania na czas, a gdyby tego nie zrobił, to czy jego majątek gwarantuje, że nie będzie problemów z wyegzekwowaniem należności.

W ZUS i skarbówce

Sprawdzając wiarygodność kontrahenta jeszcze przed zawarciem umowy, przedsiębiorca powinien domagać się od niego okazania dokumentów potwierdzających wpis do ewidencji działalności gospodarczej (gdy jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą) lub do rejestru przedsiębiorców KRS (gdy jest m.in. spółką prawa handlowego, spółdzielnią), a także odpisu decyzji o nadaniu numeru REGON i NIP. Warto także zażądać zaświadczenia z urzędu skarbowego o braku zaległości w uiszczaniu podatku dochodowego oraz z ZUS, że przedsiębiorca nie zalega z odprowadzaniem w terminie składek na ubezpieczenie społeczne.

Oprócz okazania tych dokumentów warto domagać się wskazania nazwisk osób, które w imieniu przyszłego kontrahenta mają prawo zawierać zobowiązania i odbierać faktury, a także zebrać informacje o jego majątku, rozmiarach firmy oraz osobach, które nią zarządzają.

Cenne informacje w sądzie

Przedsiębiorca może uzyskać informacje o swoim przyszłym kontrahencie np. z ksiąg wieczystych, z ewidencji działalności gospodarczej lub z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Odpis uzyskany z rejestru przedsiębiorców KRS nie tylko potwierdza, że konkretna osoba prawna istnieje, lecz również informuje o rodzaju i okresie działalności, nazwie i siedzibie firmy, wielkości kapitału, wskazuje osobę właściciela oraz organy i sposób reprezentacji firmy. Zawiera też istotne informacje o toczącym się postępowaniu układowym lub upadłościowym, a także o wpisanych do rejestru należnościach publicznoprawnych i prywatnoprawnych, które nie zostały zapłacone.

Przedsiębiorca może też sprawdzić sytuację finansową swojego kontrahenta, przeglądając jego akta rejestrowe w sądzie gospodarczym.

Informacje o majątku kontrahenta i ewentualnych jego zadłużeniach przedsiębiorca może sam zweryfikować w wydziale ksiąg wieczystych w sądzie właściwym dla położenia nieruchomości. Musi jednak znać numer księgi wieczystej nieruchomości swojego kontrahenta. W księdze wieczystej znajdują się informacje o tym, kto jest właścicielem danej nieruchomości, a także czy została obciążona hipoteką i innymi prawami np. użytkowaniem, prawem dożywocia, służebnością przejazdu itp.

Nie tylko BIG

Warto też sprawdzić, czy kontrahent nie figuruje w jednym z działających w Polsce biur informacji gospodarczej (BIG). Biura te gromadzą dane o zadłużeniu firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. W trybie online każdy przedsiębiorca może zweryfikować informacje o bieżących zaległościach płatniczych swoich kontrahentów wobec innych podmiotów, czy dostawców, np. usług telekomunikacyjnych czy mediów.

Informacje o przyszłym kontrahencie można ponadto uzyskać w wywiadowni gospodarczej. Wprawdzie za przygotowany przez nią raport należy zapłacić od kilkuset do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych (w zależności od stopnia skomplikowania sprawy i miejsca prowadzenia działalności gospodarczej przez kontrahenta), ale zebrane przez wywiadownię informacje będą dokładne i w większym stopniu przybliżą przedsiębiorcy sytuację finansową kontrahenta.

Sprawdzenie kontrahenta nie powinno usypiać czujności przedsiębiorcy już po zawarciu umowy. W celu zmniejszenia ryzyka wystąpienia zatorów płatniczych lub powstania długów, których kontrahent w ogóle nie będzie chciał dobrowolnie regulować, warto kontrolować go także w trakcie współpracy, nawet jeżeli ma ona charakter stały. Przede wszystkim trzeba zwracać uwagę nawet na niewielkie opóźnienia w płatnościach, pytając o przyczynę ich powstania. Niepokój powinny również wzbudzać sytuacje, gdy kontrahent nie odbiera telefonów i korespondencji lub też gdy bez wcześniejszej informacji zmienił adres prowadzonej działalności.

Dane przedsiębiorcy w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej

- firma przedsiębiorcy, numer PESEL (jeśli go posiada),

- data urodzenia,

- numer identyfikacyjny REGON,

- numer identyfikacji podatkowej (NIP),

- oznaczenie adresu zamieszkania i adresu do doręczeń oraz adresów, pod którymi jest wykonywana działalność gospodarcza,

- adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy oraz jego strony internetowej (jeśli przedsiębiorca je posiada),

- data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej,

- określenie przedmiotów wykonywanej działalności gospodarczej, zgodnie z PKD, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numer identyfikacyjny REGON spółek cywilnych, jeżeli przedsiębiorca zawarł umowy takich spółek,

- dane pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy (jeśli przedsiębiorca udzielił ogólnego pełnomocnictwa),

- informacja o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,

- informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej,

- informacja o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz ustanowieniu kurateli lub opieki,

- informacja o ogłoszeniu upadłości i zakończeniu tego postępowania,

- informacja o wszczęciu postępowania naprawczego,

- informacja o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej,

- informacja o zakazie wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do CEIDG,

- informacja o wykreśleniu wpisu w CEIDG,

- informacja o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowywaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi.