Niewłaściwy sposób powierzenia lub zdania mienia a odpowiedzialność pracownika

- Kierownikowi działu informatycznego, odpowiedzialnemu za przekazywanie i wydawanie zatrudnionym komputerów, firma wymówiła umowę o pracę. Koniec okresu wypowiedzenia upływa 31 stycznia. Teraz jest rozliczany z mienia (laptopów, komputerów stacjonarnych), jakie były na stanie, na podstawie ogólnego dokumentu o odpowiedzialności materialnej.

Nie jest to jednak żaden protokół powierzenia, zdania czy wyliczenia. Laptopy były określone numerem, a pracownik dysponuje jedynie tabelką, na której zapisany był sprzęt i podana wartość po odliczeniu amortyzacji. Nie można odnaleźć kilku laptopów i komputera stacjonarnego, za które odpowiadał. Wartość księgowa tego sprzętu to około 6 tys. zł.

Czy pracodawca może domagać się od pracownika zwrotu tej kwoty poprzez jego dobrowolną wpłatę na konto firmy lub zajęcie ostatniego wynagrodzenia? Czy podstawą może być ta tabelka ze spisem? Jak pracownik ma się bronić przed żądaniami szefa? –

pyta czytelnik.

Tu z pewnością mamy do czynienia z odpowiedzialnością za mienie powierzone podwładnemu przez pracodawcę. Określają ją art. 124 - 127 kodeksu pracy. Problem jednak w tym, że nie wiadomo, czy zostało ono prawidłowo przekazane. Nawet jeśli tak się stało, to jest jeszcze daleka droga do tego, aby przelać pracodawcy żądaną kwotę. Niewykluczone, że uda się nawet wykpić od zapłaty lub ją zminimalizować.

Skromne informacje podane w opisie czytelnika uzasadniają bardziej obszerną odpowiedź na jego pytania.

Prawidłowe przekazanie...

Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

- pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

- narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Tak stanowi art. 124 k.p. i odnosi się to także do innego mienia niż wymienione.

Choć na ogół powierzenie dotyczy sprzętu, narzędzi czy wartości o dużym ładunku finansowym, to nie musi odbyć się na podstawie pisma czy umowy. Przepisy tego nie wymagają, ale dla bezpieczeństwa stron i celów dowodowych najczęściej stosuje się taką formę.

Już przed ponad 30 laty zwrócił uwagę na skutki pojawienia się tego dokumentu Sąd Najwyższy w wyroku z 3 grudnia 1981 r. (IV PR 350/81). Podpisanie przez pracownika deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności za wyliczenie się z mienia nie ma znaczenia konstytutywnego i nie stwarza samo przez się obowiązku zwrotu lub wyliczenia się. Ma natomiast znaczenie jedynie dowodowe.

...przechowanie i ochrona...

Konieczne i najważniejsze jest jednak to, aby mienie zostało prawidłowo powierzone i pracownik miał zapewnione warunki umożliwiające jego strzeżenie. Co to oznacza? Podwładny musi uczestniczyć przy ustalaniu ilości i jakości przekazanego mu mienia, np. pisemnie potwierdzić, że zostało mu ono przekazane.

W ten sposób deklaruje, że rzeczywiście wszedł w jego posiadanie i może nim dysponować. Ten, komu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na podstawie art. 124 k.p., choćby nawet nie podpisał deklaracji o jego przyjęciu (wyrok SN z 15 października 1985 r., IV PR 221/85).

Istotna jest bowiem rzeczywista zgoda pracownika na przyjęcie tej odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, aby nie budziła wątpliwości

(wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., II PK 286/08).

Jeśli zaś chodzi o warunki pozwalające prawidłowo chronić powierzone narzędzia, towary, pieniądze czy sprzęt, np. komputery, o których pisze czytelnik, to muszą być przechowywane w pomieszczeniu, do którego dostęp ma tylko zobowiązany do odpowiedzialności pracownik (lub inne upoważnione osoby).

Na tyle dużym, aby urządzenia trzymać w stanie zgodnym z ich przeznaczeniem i zdatnym później do użytku oraz w szczególnie dobrze zamykanym i chronionym, np. dodatkowymi zamkami, pieczęciami lakowymi. Nie może to być też pokój narażony na zbytnie działanie warunków klimatycznych, np. upały czy mróz. Na podobne zasady postępowania wskazywał SN w wyroku z 19 kwietnia 2010 r. (II PK 307/09).

...oraz wyliczenie i zwrot

SN w tym orzeczeniu dodał jeszcze jeden istotny element powierzenia mienia - pracownik musi je zwrócić lub wyliczyć się z niego. Ma to się więc także odbyć w takich warunkach, które pozwalają stronom skontrolować dobra, podobnie jak miało to miejsce na starcie.

Tu więc dochodzimy do kolejnej wątpliwości czytelnika. Czy kierownikowi działu dano szansę wyliczyć się z powierzonych komputerów i czy tabelkę z listą sprzętu i jego wartości po amortyzacji można uznać za taki dokument? Są tu uzasadnione obiekcje. Nic bowiem nie wskazuje na to, że do takiej konfrontacji między pracodawcą i pracownikiem doszło. A to oznacza, że odbiór mienia mógł być nieprawidłowy, co może wyłączyć odpowiedzialność podwładnego.

Teraz to szef powinien dowieść, że umożliwił mu wyliczenie się ze sprzętu i udowodnić, że obciąża go za jego przekazanie. Niewykluczone, że nie będzie to nawet trudne, bo zgodnie z wyrokiem SN z 10 marca 2010 r. (II PK 261/09) dla obciążenia pracownika odpowiedzialnością za szkodę powstałą w mieniu powierzonym pracodawcy wystarczy wykazać, że szkoda jest następstwem nierozliczenia się pracownika.

A rozliczenie się z powierzonego mienia może nastąpić w sposób dowolny, jeśli nie jest to sprzeczne z obowiązkami pracowniczymi i zostaje udowodnione przez osobę materialnie odpowiedzialną.

Żonglowanie zarzutami

Aby więc domagać się jakiejś kwoty, pracodawca powinien wykazać szkodę, bezprawność czynu, czyli to, że pracownik nie wykonał lub nienależycie realizował obowiązki służbowe, jego winę oraz związek przyczynowy między jego zachowaniem a powstałym ubytkiem. Nakazuje mu to art. 116 k.p.

Gdyby te wszystkie elementy przy takiej formie odpowiedzialności zagrały, a nie jest to ani tak oczywiste, ani krótkotrwałe, to firma obciąży podwładnego za szkodę w pełnej wysokości. I nie ma tu znaczenia, czy do jej wyrządzenia doszło z winy umyślnej, czy nieumyślnej. Na nic więc zda się jego tłumaczenie, że niestarannie opiekował się powierzonym sprzętem i np. swoim nieroztropnym zachowaniem ułatwił jego kradzież.

Zapewne jednak szef działu informatycznego miałby lepsze argumenty. I w sukurs przychodzi mu bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego. Warto je przeanalizować pod kątem uwolnienia się od obciążenia za szkodę powstałą w mieniu pracodawcy. Niewykluczone, że u osoby odpowiedzialnej za laptopy i komputery do takich przyczyn zaliczyć można: brak odpowiednich warunków pracy, wady organizacyjne, niedostateczną powierzchnię pokoju, gdzie przechowywany był sprzęt.

Z pewnością łatwo przyjdzie mu też powołać się na to, że nie było warunków, które pozwalałyby prawidłowo wyliczyć się z powierzonego mienia. Wśród typowych okoliczności współprzyczyniających się do powstania szkody jest też częściowe niezapewnienie warunków pracy umożliwiających dopilnowanie powierzonych dóbr, przeciążenie podwładnego pracą oraz brak prawidłowego nadzoru pracodawcy.

Jaka obrona

Jeśli pracownik wykaże związek przyczynowo-skutkowy między zaniedbaniami pracodawcy a powstałą szkodą, to niewykluczone, że nawet całkowicie uwolni się od odpowiedzialności albo doprowadzi do pomniejszenia zakresu własnego obciążenia (miarkowanie), a co za tym idzie także wysokości ewentualnego odszkodowania. Tak uznał SN w wyroku z 7 marca 2001 r. (I PKN 288/00). Na bardziej łaskawe traktowanie można liczyć też, gdyby okazało się, że przyczyny powstania szkody leżą głównie (lecz nie wyłącznie) po stronie osób trzecich.

Natomiast w całości wykpi się od płacenia na rzecz szefa wyłącznie ten, kto dowiedzie, że mimo tego, że dołożył wszelkich starań, niedobór powstał z przyczyn od niego niezależnych. W przeciwnym razie grozi mu częściowa odpowiedzialność. Tak uznał SN w wyroku z 20 października 2009 r. (I PK 87/09).

Nie ma też powodów do stresu, gdy udowodni, że szkodę wywołały głównie przyczyny, za które nie ponosi odpowiedzialności (kradzież). W takim wypadku obciążony będzie za ubytek według ogólnych zasad zobowiązanego materialnie pracownika, czyli łagodniejszych na podstawie art. 114 k.p. i następnych.

To teza wyroku SN z 28 kwietnia 1997 r. (I PKN 114/97). Grozi mu jednak obciążenie za szkodę w mieniu powierzonym wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców w zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy nad tym mieniem (wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., II PK 286/08).

Tomasz Poznański adwokat, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C. L. Jezierski sp. j. w Warszawie

Tomasz Poznański adwokat, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C. L. Jezierski sp. j. w Warszawie

Przy odpowiedzialności za mienie powierzone pracodawca musi udowodnić, że pracownik wyrządził szkodę w tym mieniu i jej wysokość. Aby jednak mówić o takim jego obciążeniu, przede wszystkim należy ustalić, czy mienie zostało powierzone w sposób prawidłowy.

To oznacza, że zatrudniony powinien wejść w rzeczywiste posiadanie przekazanych mu rzeczy i musi móc nimi dysponować w warunkach zapewniających blokowanie dostępu osób nieupoważnionych i utrzymanie mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego (wyrok SN z 3 grudnia 1981 r., IV PR 350/81).

Od odpowiedzialności podwładny może się jednak uwolnić, jeżeli wykaże, że uszczerbek powstał z przyczyn od niego niezależnych. W szczególności wskutek tego, że pracodawca nie zagwarantował właściwej ochrony powierzonemu mieniu, w tym wypadku przekazanych kierownikowi komputerów.

Ujęcie tylko za zgodą

Pracownik może dobrowolnie przystać na pokrycie szkody. Składa wtedy oświadczenie, że prosi o potrącenie brakującej kwoty z wynagrodzenia. To kończy spór z pracodawcą, tym bardziej, że takie ugodowe rozwiązanie dopuszcza art. 121 k.p.

Nikt jednak nie może zmusić zobowiązanego do odpowiedzialności za powierzone mienie do takiego kroku.

Tym bardziej niedopuszczalne jest samodzielne zajęcie przez pracodawcę wynagrodzenia pracownika na poczet ewentualnej szkody. Bez całej procedury jej wykazania, połączonej z możliwością odwołania się podwładnego od takiej decyzji, byłoby to działanie bezprawne.

Taka egzekucja z pensji jest możliwa tylko wtedy, gdy szef dysponuje pismem komornika. A i tak finansowe uszczuplenie wolno mu przeprowadzić w ograniczonym przez przepisy wymiarze.