Związkowcy z NSZZ „Solidarność” działającego w Banku Zachodnim WBK zwrócili się z pytaniem do generalnego inspektora ochrony danych osobowych, czy przepisy ustawy o związkach zawodowych dają pracodawcy dostateczną podstawę żądania imiennej listy osób objętych ochroną związkową, a jeśli tak, to jak często może on występować o takie informacje.
Z wyjaśnień urzędu GIODO wynika, że nawet jeśli administrator ma podstawę prawną do gromadzenia danych osobowych, to może je zbierać tylko tyle, ile jest niezbędne do osiągnięcia celu zbierania. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych administrator przetwarzający dane powinien dochować szczególnej staranności, by chronić interesy osób, których dane dotyczą, a przede wszystkim musi zadbać, by były merytorycznie poprawne i adekwatne do celów przetwarzania. Nie można więc zbierać danych nieistotnych dla realizowanego celu oraz niemających znaczenia.
Zdaniem Moniki Krasińskiej, dyrektor Departamentu Orzecznictwa Legislacji i Skarg, która odpowiadała na pismo związkowców, omawiana zasada powinna mieć zastosowanie w przedstawionej sprawie.
Dlatego pracodawca powinien powstrzymywać się przed gromadzeniem danych o pracowniku na zapas, gdy nie zamierza podejmować żadnych kroków, które uzasadniałyby zwrócenie się do związku zawodowego o informację, czy korzysta on z jego obrony.
Tym samym, zdaniem urzędników GIODO, nie ma żadnego uzasadnienia do tego, by zakładowa organizacja związkowa, do której zwraca się pracodawca, przekazała mu wykaz wszystkich pracowników korzystających z jej obrony.
