Należy przyjąć, że pracownicy ochrony mają prawo legitymować osoby wchodzące na zaplecze sklepu. A mogą to być przedstawiciele handlowi, hostessy, pracownicy firm leasingowych wynajmowani do pracy, w tym do obsługi stanowisk kasjerskich. W szczególności te ostatnie osoby mogą mieć dostęp do gotówki, pobierając ją na początku pracy, a następnie rozliczając się z niej po zamknięciu kasy.
Dlatego pracownicy zespołu bezpieczeństwa ze względu na potrzebę jego zapewnienia w sklepie, w tym ochronę gotówki zgromadzonej w skarbcu, muszą kontrolować listy oddelegowanych do pracy ludzi, w szczególności właśnie tych przysłanych przez firmy zewnętrze. W celu identyfikacji niezbędne może być zażądanie przedstawienia przez takie osoby dokumentu tożsamości. Jednak możliwość wglądu do takiego dokumentu i możliwość jego zatrzymania na czas pracy danej osoby w sklepie to już zupełnie inna sprawa.
Przesłanki legalności
Cel, jakim jest potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa lub kontrola czasu pracy, nie uprawnia do takiego działania. Takie stanowisko wyraźnie potwierdzają opinie generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO).
W jednym z pism skierowanym do zarządu supermarketu (DOLiS-035-100/14) GIODO zwrócił uwagę, że ustawa o ochronie danych osobowych (DzU z 2014 r. poz. 1182 ze zm.) zobowiązuje administratorów danych do przestrzegania zasad wyrażonych w jej przepisach na każdym etapie przetwarzania tych danych, w tym na etapie ich pozyskiwania, utrwalania, przechowywania i udostępniania.
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że na administratorze danych ciążą określone obowiązki warunkujące legalność ich przetwarzania. W szczególności jest to obowiązek legitymowania się jedną z przesłanek, które w odniesieniu do danych osobowych tzw. zwykłych, jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy nr telefonu, określone zostały w art. 23 ust. 1 pkt. 1–5 ustawy. Przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne w następujących przypadkach:
