- Jakie zagadnienia związane z urlopami wypoczynkowymi badają inspektorzy pracy podczas kontroli w zakładach? Na co szczególnie zwracają uwagę?
Przestrzeganie przepisów o urlopach wypoczynkowych to jeden z odrębnych tematów kontrolnych realizowanych corocznie przez Państwową Inspekcję Pracy. Badając te zagadnienia, inspektorzy zwracają uwagę na:
- plan urlopów,
- prawo i wymiar urlopu w pierwszym roku pracy pracownika,
- prawo i wymiar kolejnego wypoczynku,
- udzielanie urlopów w roku kalendarzowym, w którym pracownicy nabyli do nich prawo,
- udzielanie urlopu nie później niż do 30 września następnego roku kalendarzowego,
- prawidłowość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego (art. 1542 § 1–4 kodeksu pracy),
- dzielenie urlopu wypoczynkowego,
- udzielanie urlopu wypoczynkowego na żądanie pracownika,
- udzielenie młodocianemu urlopu wypoczynkowego z upływem sześciu miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy.
Niejednokrotnie jednak obszar tematyczny kontroli zostaje rozszerzony, np. gdy prowadzona jest w wyniku skargi pracowniczej, wówczas inspektor musi dostosować ten zakres do problemów poruszonych we wniosku.
- W jaki sposób pracodawcy najczęściej łamią przepisy o urlopach wypoczynkowych? Jakie są najnowsze wyniki sprawozdań PIP?
W 2013 r., bo takimi ostatnimi pełnymi danymi dysponujemy, przeprowadzono kontrole u 990 pracodawców dotyczące przestrzegania przepisów o urlopach wypoczynkowych. Badani pracodawcy zatrudniali łącznie niemal 100 tysięcy osób.
Najczęstsze uchybienia polegały na nieprawidłowym dzieleniu urlopu wypoczynkowego. Powodowało to, że pracownikom nie zapewniano wypoczynku trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Taki błąd stwierdzono u 46 proc. badanych. Przez dzielenie urlopów na krótsze odcinki zatrudnionym uniemożliwia się nabycie prawa do świadczenia urlopowego przewidzianego w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
- Jakie są inne grzechy zatrudniających, gdy chodzi o zapewnienie praw pracowników do corocznego urlopu wypoczynkowego?
Nadal duży odsetek pracodawców (28 proc.) nieprawidłowo ustala plan urlopów wypoczynkowych. Te uchybienia najczęściej polegały na ujmowaniu w planie urlopów czterech dni urlopu na żądanie oraz ustalaniu wypoczynku w taki sposób, że żadna jego część nie obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
- Co jest ważniejsze – właściwy wymiar urlopu czy np. dochowanie wcześniej ustalonego terminu udzielenia pracownikom wolnego?
W zakresie prawidłowości udzielania urlopu wypoczynkowego inspektor będzie sprawdzał, czy urlop przypadał w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli z przyczyn określonych w kodeksie pracy zatrudniony nie wykorzystał go w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, inspektora zainteresuje, czy udzielono mu go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
- Wielu pracodawców wciąż ma wątpliwości związane z planem urlopów. Czy tworzenie tego dokumentu to ich obowiązek?
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Tak stanowi art. 163 § 1 k.p. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników co do terminu wolnego oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dlatego propozycje pracowników powinny określać konkretne daty wykorzystania wakacji. Gdy pracownik poda je nieprecyzyjnie (np. lipiec – sierpień), szef może udzielić mu urlopu w terminie przez siebie wskazanym.
Określając w planie urlopów, kiedy ma przypadać wolne, jak i po porozumieniu z pracownikiem pracodawca co do zasady nie jest związany wnioskami zatrudnionych. Musi bowiem uwzględniać również konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.
- Do kiedy musi powstać taki plan? Czy pracodawcy mogą go jeszcze opracować w styczniu? Na jak długi okres mają go stworzyć?
Plan urlopów należy sporządzać przed końcem roku na następny rok kalendarzowy. Nie wynika to wprost z kodeksu pracy, ale skoro pracownicy mogą korzystać z urlopu już w styczniu, plan powinien być ustalony odpowiednio wcześniej. Chodzi o to, aby pracownik mógł wziąć urlop w dniu nabycia do niego prawa.
Przepisy nie precyzują, jaki okres ma obejmować plan. Skoro jednak pracodawca ma udzielić podwładnemu urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo, plan powinien dotyczyć właśnie tego okresu.
Po sporządzeniu planu pracodawca podaje go do wiadomości załogi w sposób przyjęty w firmie. Może to nastąpić przez: wywieszenie planu na tablicy ogłoszeń, wyłożenie go do wglądu w sekretariacie lub w dziale kadr, przesłanie do wszystkich pracowników np. pocztą elektroniczną. Podanie grafiku wakacji do wiadomości personelu w sposób przyjęty w firmie uznaje się za wystarczającą informację o terminie urlopów poszczególnych osób. W tej sytuacji pracodawca nie musi już indywidualnie zawiadamiać każdego zatrudnionego o dacie jego wypoczynku. Niektórzy pracodawcy praktykują jednak wypisywanie tzw. kart urlopowych, zanim pracownik wyjedzie na wakacje, bądź wymagają, aby złożył wniosek o wolne, chociaż jego termin już specyzowano w planie urlopów.
- Czy inspektorzy analizują przestrzeganie planu urlopów w firmie? Jeżeli tak, to jakie elementy badają – wykorzystanie urlopów, terminowość, wymogi formalne, np. złożenie wniosku?
W trakcie kontroli inspektor sprawdza przede wszystkim, czy ustalony przez pracodawcę plan urlopów nie wskazuje czterech dni urlopu na żądanie. Przypominam, że tego rodzaju urlopu udziela się w czasie dogodnym dla pracownika i nie wolno go umieszczać w rozpisce.
Inspektor zwraca też uwagę na to, czy jedna z części zaplanowanego wypoczynku obejmuje co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Bada ponadto, czy w planie znajduje się urlop dodatkowy przysługujący niektórym kategoriom pracowników (np. mającym znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności).
Natomiast u pracodawców, którzy nie muszą tworzyć planu, inspektor kontroluje, czy szef ustala termin wypoczynku w porozumieniu z pracownikiem, kierując się zarówno jego wnioskiem, jak i koniecznością zapewnienia właściwego toku pracy w zakładzie.
Inspektora pracy zainteresuje również to, czy plan urlopów został podany do wiadomości załogi.
- W jaki sposób szef może się uwolnić od tworzenia planu urlopów?
Kodeks pracy dopuszcza możliwość odstąpienia od jego ustalania. Warunek – musi się na to zgodzić działająca w zakładzie organizacja związkowa. Jeśli w firmie nie ma związku zawodowego, pracodawca samodzielnie decyduje o formie określenia terminów urlopów (art. 163 § 11 k.p.). Ten pracodawca, który rezygnuje z planu urlopów, ustala termin wakacji indywidualnie „po porozumieniu z pracownikiem".
- Pracownicy skarżą się, że z dużym wyprzedzeniem mają poinformować szefów o urlopie na żądanie. Taki wymóg przeczy zaś idei tego wolnego, które przydaje się w sytuacjach nagłych, a więc niemożliwych do wcześniejszego ustalenia i zakomunikowania.
Poza terminem ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem każdemu, kto ma prawo do urlopu, pracodawca ma obowiązek udzielić czterech dni w roku kalendarzowym, jeśli podwładny tego zażąda. To od pracownika i jego nagłych potrzeb zależy, kiedy to się stanie. Jedyny wymóg przy tej formie urlopu dotyczy wcześniejszego zgłoszenia jego żądania. Ale zgodnie z drugim zdaniem art. 1672 k.p. pracownik musi to zrobić najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Orzecznictwo Sądu Najwyższego uściśliło ten termin: zanim pracownik rozpocznie pracę w tym dniu.
- Czy pracodawcy mają problemy z przestrzeganiem terminów udzielania urlopów – bieżących, zaległych, uzupełniających, na żądanie? Na co tu zwracają uwagę inspektorzy?
W 2013 r. w stosunku do poprzedniego roku zwiększył się odsetek pracodawców, którzy nie udzielili pracownikom urlopów wypoczynkowych w roku nabycia do nich prawa. A gdy wystąpiły urlopy zaległe, nie zrobiono tego najpóźniej do 30 września następnego roku. Tego zaś wymagają przepisy mówiące o obowiązku terminowego zapewnienia załodze wypoczynku. Tego obowiązku nie dopełniło 34 proc. skontrolowanych pracodawców.
Natomiast przy ustalaniu wymiaru kolejnego urlopu nieprawidłowości stwierdzono u 13 proc. badanych. Najczęściej dotyczyły one pracowników zatrudnianych w trakcie roku kalendarzowego oraz pracujących na część etatu. W tych przypadkach pracodawcy nieprawidłowo wyliczali wymiar urlopu, nie zaokrąglając niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia.
- Czy po wydłużeniu terminu na wybranie zaległości urlopowej do 30 września kolejnego roku poprawił się stopień wykorzystania wakacji z wcześniejszych lat?
Za wcześnie jeszcze mówić o trwałej tendencji. Z kontroli PIP wynika, że niedopełnienie obowiązku udzielenia pracownikom zaległego urlopu w 2011 r. dotyczyło 55 proc. badanych pracodawców, natomiast w 2012 r. nieprawidłowość tę stwierdzono w 26 proc. badanych firm. Z kolei w 2013 r. odsetek tych, którzy nie dali pracownikom urlopów, także zaległych, zwiększył się do 34 proc. Być może dopiero po zbadaniu wykorzystania zaległości z 2014 r. PIP będzie mogła określić trend. Z dotychczasowych ustaleń pokontrolnych wynika jednak, że wydłużenie terminu wybrania zaległych urlopów do 30 września następnego roku kalendarzowego mobilizuje zarówno pracodawców, jak i zatrudnionych do przestrzegania art. 168 k.p.
- Na ile powszechne jest domaganie się przez szefów wykorzystania zaległej części urlopu na żądanie do końca trzeciego kwartału następnego roku? Czy inspektorzy dostrzegają ten problem?
Nie mamy danych na ten temat. Stanowisko GIP dotyczące terminu wybrania zaległego urlopu na żądanie jest niezmienne od lat – nie trzeba go wykorzystać do końca września. Nasz pogląd podziela także resort pracy. Główny inspektor pracy wystąpił jednak do ministra pracy z wnioskiem o podjęcie działań legislacyjnych zmieniających art. 168 k.p. Chodzi o to, aby uściślić przepisy i żeby pracownik do 30 września następnego roku kalendarzowego mógł wykorzystać cały przysługujący mu zaległy urlop, a więc również ten na żądanie.
- Na jakie kary narażają się firmy, które regularnie pozbawiają załogę należnych wakacji?
Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne jego zaniżenie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest zagrożone grzywną od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Tak stanowi art. 282 § 1 pkt 2 k.p.
- Jak przekłada się to na wyniki ostatnich kontroli PIP dotyczące uchybień urlopowych?
Po kontrolach przeprowadzonych w 2013 r. inspektorzy zastosowali:
- cztery decyzje płacowe na łączną kwotę prawie 7 tys. złotych,
- 690 wystąpień zawierających 1152 wnioski o usunięcie innych naruszeń prawa,
- cztery wnioski o ukaranie do sądów,
- 79 mandatów karnych na łączną kwotę 97 250 zł.
—rozmawiała Grażyna Ordak
Od wejścia w życie „Apteki dla Aptekarza” z rynku zniknęło 2,5 tys. aptek, zwłaszcza w mniejszych miejscowościac...
Komisja Europejska rozpoczęła procedurę wobec Polski dotyczącą naruszających unijne prawo przepisów o zakazie re...
O tym, czy mamy do czynienia z grupą spółek ma decydować rzeczywisty charakter relacji między nimi a spółką domi...
Rada Ministrów przyjęła w czwartek projekt ustawy wdrażającej unijne regulacje prawne ws. utworzenia europejskie...
Okres dojrzewania to jeden z najtrudniejszych momentów w życiu młodego człowieka. Nastolatkowie mierzą się wówczas nie tylko ze zmianami fizycznymi i emocjonalnymi, ale także z narastającą presją społeczną i rówieśniczą.
