Pracownik ma 7 dni na dostarczenie do firmy zwolnienia lekarskiego, poświadczającego jego niezdolność do pracy. Jeśli się spóźni, szef obetnie mu zasiłek o 25 proc. od ósmego dnia choroby aż do dostarczenia tego dokumentu do kadr.
Takie zasady postępowania przewiduje art. 62 ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa). Nie jest przy tym istotne, kto jest płatnikiem zasiłków. Nawet jeśli świadczenie wypłaca ZUS, pracownik ma tydzień na przekazanie tego druku pracodawcy. Ten zaś musi niezwłocznie dostarczyć go ZUS, podając datę jego otrzymania.
Usprawiedliwiona opieszałość
Problem pojawia się wtedy, gdy dokument o niezdolności do pracy nie trafi do firmy w ustawowym terminie, czyli tygodnia od wystawienia. Oczywiście za jego dochowanie odpowiada pracownik. Jeśli z przyczyn niezależnych od niego druk później dotrze do firmy, etatowiec nie powinien mieć obciętego zasiłku chorobowego. Warunek – udowodni swoje racje. Może bronić się tym, że nie był w stanie dostarczyć zwolnienia na czas z powodu ostrego pogorszenia stanu zdrowia i nagłej hospitalizacji. Zresztą zalecenie lekarskie – chory powinien leżeć (kod na zwolnieniu 1) i brak możliwości wyręczenia się domownikiem przy dostarczeniu druku do firmy wystarczą, aby usprawiedliwić opieszałość i nie obniżać etatowcowi świadczenia.
Kluczowy tydzień
Pracodawca, jeśli sam nie jest uprawniony do wypłaty zasiłku, niezwłocznie przekazuje dokument ZUS, podając datę, kiedy do niego trafił (art. 62 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Szef narusza ten wymóg tylko wtedy, gdy nie dostarcza zwolnienia „niezwłocznie" lub gdy podaje nieprawidłową datę jego wpływu do firmy. Ustawa nie precyzuje, co oznacza pojęcie „niezwłocznie". Jednak niedopełnienie przez szefa tej powinności nie ma negatywnych konsekwencji dla chorującego. Obniżenie ?o 25 proc. dotyczy tylko niedotrzymania siedmiodniowego terminu przez etatowca. To zaś oznacza, że nawet jeśli szef nie wykonuje swojego obowiązku na czas, nie ma podstaw do obcięcia świadczenia.
Odbiór przesyłki, ?a nie stempel
Jeśli pracownik wysłał zaświadczenie pocztą, liczy się data dostarczenia przesyłki do firmy. I tę – kiedy zwolnienie wpłynęło do kadr – pracodawca podaje ZUS. Ciąży na nim powinność ujawnienia daty dostarczenia zaświadczenia przez ubezpieczonego, a nie daty wysłania (nadania) przesyłki pocztowej. Szef nie ma ustawowego obowiązku wskazania daty stempla pocztowego widniejącego na kopercie jako nadania listu.
Oczywiście ta okoliczność nie jest obojętna przy ocenie przyczyn niezależnych od ubezpieczonego uzasadniających prawo do wyrównania mu zasiłku (art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej), lecz nie rozszerza ona obowiązku zatrudniającego, ściśle określonego w art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Ten rozpoczyna się od dostarczenia zaświadczenia lekarskiego przez ubezpieczonego i nie obejmuje ustalenia, kiedy podwładny nadał je na poczcie.
Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 22 maja 2012 r. (II PK 249/11), pracodawca nie stosuje w tym zakresie procedury administracyjnej. Dlatego nie musi ustalić i podać ZUS daty nadania przesyłki pocztowej przez podwładnego. Termin dostarczenia zaświadczenia, jako obowiązek ubezpieczonego, oznacza się z dniem wpływu (dostarczenia) zaświadczenia do pracodawcy, a nie nadania go na poczcie.
Dwustronna relacja
O obniżeniu zasiłku chorobowego o 25 proc. decyduje data dostarczenia zaświadczenia. Dlatego gdy ubezpieczony wysyła je pocztą w ciągu siedmiu dni od otrzymania, ostatecznie w sporze o pełny zasiłek znaczenie może mieć, kiedy nadał go w urzędzie. Jednak wówczas jest to relacja między ubezpieczonym a ZUS co do usprawiedliwienia niedostarczenia zaświadczenia z przyczyn niezależnych od pracownika. Pomocniczo ZUS może zwracać się do pracodawców o podanie dat nadania pocztą zwolnień lekarskich (kopert). To jednak wykracza poza obowiązek pracodawcy, który ma jedynie wskazać datę dostarczenia zaświadczenia (wpływu do firmy), a nie datę nadania na poczcie. Tę ubezpieczony powinien i może wykazać, skoro korzysta z takiej drogi.
Niekoniecznie cięcie
Jeśli pracownik nadał przesyłkę listem poleconym i ma na to potwierdzenie, szef – o ile jest płatnikiem świadczeń chorobowych i macierzyńskich i jeszcze nie nadszedł czas bieżącej wypłaty – nie musi od razu obniżać zasiłku. Nawet jeśli dokument trafił do niego po czasie albo zagubił się na poczcie. Zawsze może poprosić etatowca o dostarczenie duplikatu ZUS ZLA? i przekazanie danych, kto, kiedy i gdzie wystawił taki dokument, albo wystąpić do ZUS z prośbą o ustalenie, czy rzeczywiście taki druk trafił do oddziału >patrz ramka.
Nawet jeśli mimo przedstawianego potwierdzenia nadania na poczcie zaginionej przesyłki poleconej za zwrotnym poświadczeniem odbioru płatnik zdecyduje się obciąć świadczenie z powodu zawieruszenia się listu po drodze, ma do tego prawo. Pracownik nie może obwiniać szefa o to, że pozbawił go pełnego przysługującego mu świadczenia i np. rozwiązać angażu bez wypowiedzenia z winy pracodawcy. Po udowodnieniu swoich racji etatowiec dostanie przecież wyrównanie zasiłku. ?A jak stwierdził SN w wyroku ?z 22 maja 2012 r., pracodawca nie jest organem prowadzącym postępowanie w sprawie zasiłku chorobowego. Przekazuje jedynie ZUS zaświadczenie lekarskie dostarczone mu przez pracownika.
Oryginał i dwie kopie
Zgodnie z art. 58 ustawy zasiłkowej oryginał zaświadczenia lekarskiego wystawiający je przesyła w ciągu 7 dni od dnia wystawienia bezpośrednio do terenowej jednostki ZUS. Pierwszą kopię otrzymuje ubezpieczony, drugą zaś lekarz wystawiający zwolnienie ma obowiązek przechowywać 3 lata.