Art. 40 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) nakazuje administratorowi danych osobowych zgłoszenie prowadzonych zbiorów tych danych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych (GIODO). Zgłoszenie musi spełniać kilka wymogów, określonych w art. 41 ust. 1 ww. ustawy, m.in. cel przetwarzania danych, sposób ich zbierania i udostępniania, informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane.
GIODO nie w każdej sytuacji zarejestruje zgłoszony zbiór. Ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje przypadki odmowy rejestracji. Zgodnie z art. 44 ust. 1 ww. ustawy generalny inspektor ochrony danych osobowych wydaje decyzję o odmowie rejestracji zbioru danych:
- jeżeli nie zostały spełnione wymogi określone w art. 41 ust. ustawy,
- ?jeżeli przetwarzanie danych naruszałoby zasady określone ?w art. 23–38 ustawy oraz
- ?jeżeli urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania zbioru danych zgłoszonego do rejestracji nie spełniają podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, określonych ?w przepisach.
