Czy wolno zatrzymać dowód osobisty w zastaw

Na pewno wielu czytelników spotkało się z problemem, gdy przedsiębiorca prosił o pozostawienie dowodu osobistego jako swoistego zabezpieczenia w przypadku korzystania z jego sprzętu. Na przykład przy wypożyczaniu łódki nad jeziorem, korzystaniu ze sprzętu do gry w bilard, braniu roweru na przejażdżkę po okolicy, w której spędzamy wakacje, a nawet wypożyczaniu końcówki do kompresora umożliwiającej napompowanie kół na stacji benzynowej. Czy przedsiębiorca ma prawo tak postępować? Czy używanie dowodu osobistego jako przedmiotu zastawu jest w ogóle dopuszczalne? Odpowiedź jest właściwie jednoznaczna. Przedsiębiorca, postępując w ten sposób, narusza przepisy. I to od razu dwóch ustaw. Zarówno tej dotyczącej ochrony danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), jak i ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (DzU z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.). Zacznijmy od uregulowań zawartych w pierwszej z nich.

Liczą się przesłanki...

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, że na administratorze danych przetwarzającym dane osobowe (a zgodnie z art. 7 pkt 2 wskazanej ustawy rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie) ciążą określone obowiązki, warunkujące legalność ich przetwarzania. W szczególności jest to obowiązek wykazania jednej ?z przesłanek legalizujących proces ich przetwarzania, które ?w odniesieniu do tzw. danych zwykłych, jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy nr telefonu, określone zostały w art. 23 ?ust. 1 pkt 1–5 ustawy. Zgodnie ?z nim przetwarzanie danych jest dopuszczalne w następujących przypadkach:

W odniesieniu do danych szczególnie chronionych (np. dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne czy też poglądy polityczne) spełnione muszą być dodatkowe warunki (jeden ?z warunków określonych w art. 27 ust. 2 pkt 1–10 ustawy). Dla uznania legalności działania przedsiębiorcy wystarczy, że tylko jedna ?z tych przesłanek będzie miała zastosowanie. Można więc przyjąć, że firma, która wypożycza sprzęt klientowi, realizuje pewną umowę. I na tej podstawie ma prawo pozyskać dane osobowe. Istnieje przesłanka, która legalizuje ten proces (art. 23 ust. 1 ?pkt 3). Jednak prawo do pozyskania danych osobowych w celu realizacji umowy nie oznacza, że przedsiębiorca ma prawo pozyskać wszystkie dane z dowodu osobistego. Dlaczego? Ponieważ gromadzone dane (ich zakres) powinny być adekwatne do celu, w jakim są pozyskiwane.

...oraz cel przetwarzania

Administrator danych, oprócz legitymowania się jedną z przywołanych wyżej przesłanek, obowiązany jest także – zgodnie ?z art. 26 ust. 1 pkt 1–4 ustawy – dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:

Przepis ten nakazuje administratorowi danych przeprowadzić rzetelną analizę, czy i dla jakich celów przetwarzanie określonego rodzaju danych może następować na etapie poprzedzającym dokonywanie jakiejkolwiek operacji na danych osobowych (np. ich pozyskiwania). Tym samym cel zbierania danych powinien być oznaczony i zgodny z prawem, a dalsze przetwarzanie danych niezgodne z tym celem jest niedopuszczalne. Co istotne, jak wielokrotnie wskazywał generalny inspektor ochrony danych osobowych, cel przetwarzania danych osobowych nie może być wynikiem arbitralnej decyzji administratora danych (przedsiębiorcy), oderwanym od okoliczności przetwarzania. Ustalając cel, zawsze indywidualnie należy go ocenić i odwołać się do kontekstu przetwarzania. Cel przetwarzania danych powinien zostać zakomunikowany przed ich pozyskaniem, tj. zainteresowany powinien znać cel przetwarzania jego danych najpóźniej ?w momencie, w którym są one zbierane. W szczególności zatem zakres każdorazowo żądanych danych powinien być merytorycznie poprawny i adekwatny ?w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Z kolei adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi ?a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, ?w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przez niego przetwarzane.

Kara grzywny

Wreszcie, nawet gdyby uznać, co jest mało prawdopodobne, iż przedsiębiorca wypożyczający jakiś sprzęt miał prawo pozyskać wszystkie dane z dokumentu tożsamości (dowodu) na potrzeby realizacji umowy albo, innymi słowy, zakres tych danych byłby adekwatny do celu ich przetwarzania, to i tak pozostają jeszcze przepisy drugiej wskazanej ustawy (o ewidencji i dowodach). A jej art. 33 wyraźnie wskazuje na to, że dowodu osobistego nie wolno zatrzymywać, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie. Żaden z nich nie odnosi się do relacji firma–obywatel, w których ta pierwsza mogłaby zatrzymać dowód w zastaw. Na koniec element odstraszający. Ustawa ?o ewidencji ludności i dowodach osobistych zawiera także przepisy karne. Zgodnie z jej art. 55, kto:

podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny. Warto zdawać sobie sprawę ?z tego, że ta ostatnia może wynieść nawet 5 tys. zł.

Kara także dla gapowiczów

Przedsiębiorca, który zacznie stosować praktykę polegającą na zatrzymywaniu dowodów osobistych swoich klientów, naraża się na karę grzywny, a nawet karę ograniczenia wolności. Warto jednak pamiętać, że taka sama kara grozi każdej pełnoletniej osobie, która dowodu nie posiada. Zgodnie z prawem posiadanie takiego dokumentu jest bowiem obowiązkowe. Co więcej, należy pamiętać, że upływ terminu ważności, na jaki dowód był wystawiony, tak samo prowadzi do naruszenia prawa. To posiadacz dokumentu musi pilnować tego terminu, ponieważ urzędy właściwe do ich wydawania nie mają żadnego obowiązku przypominania o zbliżającym się terminie wymiany. Ponadto dowód osobisty trzeba wymienić wraz ze zmianą jakichkolwiek danych, które są na nim umieszczone. Najczęściej będzie to dotyczyło zmiany nazwiska lub adresu zamieszkania (zameldowania). Wreszcie zdarzają się sytuacje, w których dokument ulegnie po prostu uszkodzeniu. W takiej sytuacji też należy wystąpić o nowy, aby nie narażać się na odpowiedzialność.

Komentarz eksperta

Wojciech Rafał Wiewiórowski generalny inspektor ochrony danych osobowych

Żeby uznać, że zatrzymywanie dowodu osobistego w zastaw, będące jedną z form przetwarzania danych, jest zgodne z prawem, podmiot, który tego dokonuje, musiałby wykazać się stosowną podstawną, która uprawnia go do zbierania i wykorzystywania wszystkich danych zawartych w tym dokumencie. Poza tym działanie takie nie powinno prowadzić do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są zbierane. Stwierdzić wypada, iż sam sposób pozyskiwania danych osobowych jest z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych obojętny, sam przez się nie przesądza o legalności albo nielegalności ich przetwarzania. Najważniejszy jest bowiem zakres danych, jakie się przy tym gromadzi. Biorąc to pod uwagę, wskazać należy, że czynność przetrzymywania dokumentu tożsamości budzi uzasadnione zastrzeżenia pod kątem legalności, zasadności i celowości pozyskiwania danych osobowych w tak szerokim zakresie. Inną kwestią jest sam problem zatrzymania dowodu osobistego przez podmiot do tego nieuprawniony. Grozi za to kara pozbawienia wolności lub kara grzywny. Jednak tę kwestię reguluje już ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a nie ustawa o ochronie danych osobowych.