Czas pracy: jak uelastycznić pracę w firmie

Nawet najmniejsze przedsiębiorstwa zatrudniające jedną osobę mogą skorzystać z rozwiązań wprowadzonych w sierpniu 2013 r. do kodeksu pracy. Chodzi o możliwość uzgodnionego z zatrudnionymi przedłużenia okresów rozliczeniowych ich czasu pracy aż do 12 miesięcy. Obecnie rozlicza się go najczęściej w okresach miesięcznych lub kwartalnych. Każdą godzinę przepracowaną ponad normę trzeba wówczas spieniężyć albo oddać jako wolne pracownikowi w dość krótkim czasie.

W dłuższych okresach rozliczeniowych przedsiębiorcy łatwiej rozplanować czas pracy podwładnych, tak by nie trzeba było płacić im wynagrodzenia za nadgodziny ?w okresach wzmożonej pracy oraz postojowego – gdy zabraknie zamówień.

Kto korzysta, kto traci

Możliwość przedłużenia okresów rozliczeniowych czasu ?pracy to oszczędność dla pracodawcy i utrata wynagrodzenia dla zatrudnionych. Dlatego – zgodnie z kodeksem pracy ?– rozwiązanie to może być wprowadzane tylko ?w uzasadnionych przypadkach i wyłącznie za zgodą pracowników wyrażoną w porozumieniu lub układzie zbiorowym pracy – gdy w firmie działa związek zawodowy. Podlega ono kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ?każdy przypadek wydłużenia okresów rozliczeniowych ?należy bowiem zgłosić w najbliższym inspektoracie. ?Z danych PIP wynika, że z tej możliwości skorzystało już ?ponad 850 firm w całej Polsce, co potwierdza, że rozwiązania przyjęło się w praktyce.

Krok 1.

Podejmij ?negocjacje z załogą

Zgoda załogi to podstawowy warunek wprowadzenia wydłużonych okresów rozliczeniowych. Skoro takie działanie ma prowadzić do oszczędności, podwyżka wynagrodzeń w zamian za zgodę pracowników raczej nie wchodzi w rachubę. Zdecydowanie łatwiej do podjęcia takiej decyzji będzie przedsiębiorcy namówić pracowników w firmie, która boryka się z kłopotami finansowymi i planuje zwolnienia. Wówczas argumentem przemawiającym za zgodą na skorzystanie w firmie z nowych rozwiązań mogłaby być stabilizacja zatrudnienia.

Przedsiębiorca, zanim podejmie negocjacje z załogą, musi skłonić ją do wyłonienia przedstawicieli. Przepisy mówią dość ogólnie, że powinno to nastąpić w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli w firmie nie były wcześniej prowadzone takie negocjacje (np. przy okazji tworzenia funduszu świadczeń socjalnych), warto, by pracodawca zaproponował takie rozwiązanie np. w regulaminie. Warto wtedy ustalić, w jakim trybie będzie prowadzone głosowanie: tajnym czy jawnym, oraz jaki procent załogi powinien wziąć w nim udział, aby takie głosowanie było ważne.

Poza tym warto ustalić zasady zgłaszania i wyłaniania kandydatów do zespołu negocjacyjnego: czy do wejścia ?w skład tego organu wystarczy im zwykła większość, czy też w razie wyrównanej stawki będzie przeprowadzana druga tura wyborów. Co ważne, przepisy mówią, że ze strony załogi powinno być co najmniej dwóch pracowników negocjatorów. Taki zapis powoduje wątpliwości, co zrobić, gdy firma zatrudnia tylko jednego pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy przyjmuje, że ze względów praktycznych pracodawca może negocjować wprowadzenie wydłużonych okresów rozliczeniowych tylko z tą jedną osobą i osiągnięte przez nich porozumienie będzie zgodne z prawem.

Uwaga! Pracownicy wybrani przez załogę do zespołu negocjacyjnego nie korzystają w związku z tym z żadnej dodatkowej ochrony przed zwolnieniem ani nie przysługuje im płatne wolne za czas tych negocjacji.

Jedynie w przypadku firm, w których działają związki zawodowe, pracodawca ma obowiązek negocjować z nimi warunki wprowadzenia wydłużonych okresów rozliczeniowych. Zgodnie z art. 150 par. 3 pkt 1 kodeksu pracy zakładowa organizacja związkowa może wyrazić zgodę na zmiany nie tylko w formie układu zbiorowego pracy, ale także zwykłego porozumienia (tak jak w przypadku firm, w których nie działają związki zawodowe).

Krok 2.

Ustal długość ?okresów rozliczeniowych

Zgodnie z art. 129 kodeksu pracy (który ustanawia możliwość wydłużania okresów rozliczeniowych) mogą one wynosić maksymalnie 12 miesięcy. Nie ma jednak obowiązku wydłużania okresów rozliczeniowych od razu do tej górnej granicy. Co więcej, nowe okresy rozliczeniowe nie muszą się pokrywać z rokiem kalendarzowym. Dla przykładu, zawarte w maju porozumienie może przewidywać, że czas pracy zatrudnionych będzie rozliczany od początku czerwca do końca maja następnego roku.

Poza tym nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca zaproponował załodze wprowadzenie innych okresów rozliczeniowych na miesiące zimowe, a innego na okresy letnie. Wówczas np. jeden czteromiesięczny okres rozliczeniowy mógłby obejmować miesiące od listopada do lutego. Drugi, ośmiomiesięczny, mógłby zaś być stosowany w pozostałych miesiącach, od marca do końca października. Większość firm wydłuża jednak okresy rozliczeniowe od razu do 12 miesięcy.

Krok 3.

Zaplanuj ?czas pracy na nowo

Wydłużone okresy rozliczeniowe mogą być stosowane we wszystkich możliwych systemach pracy (art. 129 k.p.). W normalnym systemie czasu pracy, gdy pracownik spędza na stanowisku osiem godzin dziennie, wydłużenie okresów rozliczeniowych może zostać zastosowane poprzez wprowadzenie pracujących sobót. Wówczas za każdy szósty dzień tygodnia spędzony przez pracownika w pracy trzeba będzie oddać mu w terminie późniejszym jeden dzień wolnego.

W skrajnych przypadkach może się więc okazać, że przez osiem miesięcy w roku załoga będzie pracowała sześć dni w tygodniu, aby w zamian za to mieć później prawo do wolnego przez dwa miesiące.

Warto pamiętać, że w normalnym systemie pracy wydłużenie okresów rozliczeniowych nie może prowadzić do wydłużenia dniówki pracownika powyżej ośmiu godzin. W takiej sytuacji przy najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia będzie on mógł domagać się dodatku za pracę w nadgodzinach w wysokości 50 proc. jego normalnej stawki godzinowej.

Skoro jednak można zgodnie z przepisami stosować wydłużone okresy rozliczeniowe w każdym systemie pracy, można je również zastosować w firmach, w których czas pracy jest rozliczany w systemie równoważnym. Wówczas zgodnie z art. 135–137 kodeksu pracy dniówka pracownika może być wydłużona do:

- ?12 godzin, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją,

- ?16 godzin przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem ?w pogotowiu do pracy,

- ?24 godzin, ale tylko w przypadku pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, ?a także pracowników zakładowych straży pożarnych ?i zakładowych służb ratowniczych.

W takim systemie można więc zintensyfikować pracę nawet przez kilka tygodni, z wykorzystaniem wydłużonych okresów rozliczeniowych. Pracodawca musi wtedy jednak pamiętać o konieczności zapewnienia zatrudnionym niezbędnego dobowego i tygodniowego odpoczynku, który zgodnie z art. 132 i 133 k.p. wynosi 11 godzin w ciągu doby i co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku raz w tygodniu. Ważne, aby na koniec roku liczba godzin przepracowanych przez te osoby wynosiła dokładnie 2000, czyli tyle, ile osoba zatrudniona na etacie może przepracować w 2014 r.

Krok 4.

Sprawdź, kto będzie dłużej pracował

Przepisy na pierwszy rzut oka nie stawiają większych ograniczeń w stosowaniu nowych rozwiązań w stosunku do np. szczególnie chronionych pracowników czy osób ?z grupy 50+. Dość ogólnie odwołują się jedynie do konieczności stosowania przy tym przepisów BHP i konieczności zapewnienia pracownikom dobowego i tygodniowego odpoczynku.

Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 148 k.p. w przypadku:

- ?pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,

- ?pracownic w ciąży,

- ?pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia, bez ich zgody

– czas pracy tych osób nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę.

Oznacza to, że takie osoby nie mogą pracować w systemach czasu pracy, w których jest stosowana wydłużona dniówka. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przychodziły do pracy sześć dni w tygodniu.

Krok 5.

Roześlij ?grafiki zatrudnionym

Ta sama nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadziła do przepisów możliwość wydłużania okresów rozliczeniowych, zmieniła także zasady organizowania godzin pracy poszczególnych osób. Ma to ogromne znaczenie w przypadku firm korzystających z nowych rozwiązań. Wydłużanie okresów rozliczeniowych wiąże się bowiem z różnym natężeniem pracy w poszczególnych miesiącach. Jednocześnie zgodnie z art. 129 par. 3 k.p.  grafik czasu pracy pracownika w danym okresie rozliczeniowym powinien zostać przekazany zatrudnionemu w formie pisemnej lub elektronicznej co najmniej  tydzień przed rozpoczęciem pracy w tym okresie.

Na szczęście zgodnie z tym przepisem pracodawca nie musi przygotowywać grafików na cały rok z góry. Wiązałoby się to bowiem z koniecznością ciągłego ich zmieniania w związku z chorobami czy urlopami zatrudnionych i narażałoby pracodawcę na ryzyko mandatów ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.