Pracodawca może obserwować i nadzorować aktywność firmową podwładnego. Pomoże mu w tym kamera, GPS ?w służbowym samochodzie czy telefonie, komputerowy monitoring ruchów w internecie. Aby to było jednak możliwe, pracodawca musi wcześniej o zamierzonej inwigilacji i jej granicach poinformować załogę.

Co do zasady przy ocenie dopuszczalności stosowania przez pracodawcę środków nadzoru nad zatrudnionymi liczy się cel i adekwatność takiego działania oraz świadomość pracownika, że jest kontrolowany.

Przypominamy najważniejsze zasady obowiązujące przy wprowadzaniu nowinek technicznych na firmowym gruncie.

Zapisy informacyjne?w regulaminie

Dobrze jest odpowiednie zasady weryfikacji umieścić w wewnętrznych przepisach, np. w regulaminie pracy. To on określa dyscyplinę pracy obowiązującą w zakładzie, ?a także uprawnienia kontrolne przełożonego. Powinna się w nim znaleźć informacja, że w zakładzie stosuje się monitoring, w samochodach montowany jest GPS, a komputery rejestrują odwiedzane przez pracownika strony internetowe. Jeśli nie ma takiego dokumentu w firmie (bo pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników), szef powinien poinformować personel o stosowanej formie i zakresie kontroli w sposób ?u niego przyjęty, np. w obwieszczeniu lub w umowie ?o pracę.

Zasady wykorzystywania nowinek technicznych w kontroli pracownika, korzystania ?z utrwalonych treści, ich przechowywania i dostępności mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy. Należy je też udostępnić do wiadomości wszystkim zatrudnionym, np. przez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.

Gdy monitoring czy nawet przeszukanie podwładnego zostanie usankcjonowane, ?a załoga o tych możliwościach dowie się od przełożonego przed przystąpieniem do obowiązków, to taka ochrona mienia i interesów pracodawcy będzie zgodna ?z prawem.

Jeżeli pracodawca nie zadba o prawidłowe uprzednie przygotowanie formalnoprawne do takiej kontroli, może się narazić na kłopoty. Co prawda prewencyjny skutek zapewne osiągnie, ale pracownicy mogą mu zarzucić nieuzasadnione naruszenie prywatności czy nawet godności osobistej.

Granice podglądania

Artykuł 111 k.p. wprost mówi o obowiązku poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Jeśli szef działa w ukryciu i nie informuje o inwigilacji, pracownik może domagać się zaprzestania takich praktyk. Ma też prawo zażądać zadośćuczynienia, jeśli stwierdzi, że pracodawca posługiwał się środkami kontroli w sposób nieformalny. Podporządkowanie kierownictwu pracodawcy nie oznacza bowiem, że pracownik może być kontrolowany na każdym kroku.

Wprowadzając monitoring czy inne rozwiązanie techniczne, zawsze trzeba wyważyć ochronę sprzecznych ze sobą dóbr. Kontrola musi być współmierna do celu, który pracodawca chce osiągnąć. Jeśli ma ona zapewnić np. bezpieczeństwo załodze ?i mieniu pracodawcy, to jest uzasadniona. Gromadzenie informacji nie może służyć np. zbieraniu haków na personel i ewentualnemu szantażowaniu nimi. Trzeba też pamiętać, że ryzyko naruszenia prywatności pracownika rośnie, jeśli szef korzysta z kilku metod inwigilacji jednocześnie.

Kamera na widoku

Decydując się na monitoring, pracodawca musi pamiętać, że rozmieszczenie kamer w firmie nie może być dowolne. Powinny być zainstalowane w widocznych miejscach, np. przy wyjściu z firmy, na hali sklepowej czy produkcyjnej, koło kas albo na firmowym parkingu. Nie wolno jednak montować ich w łazience, toalecie, pomieszczeniach z prysznicami i szatniach.

Dopuszczalne jest ulokowanie kamery nawet przy biurku podwładnego, pod warunkiem, że w grę wchodzi bezpieczeństwo pracowników, np. ?w bankach. Monitoring nie może służyć nękaniu podwładnych. A za taki mógłby być uznany, gdyby szef np. w biurze chciał zamontować kamerę przy biurku każdej osoby.

GPS w firmowym aucie

Pracodawca jako właściciel samochodu może monitorować, gdzie w danym momencie jest jego pojazd, jak długo jest użytkowany (czas jazdy), ilość paliwa w baku, czas jego pobytu na danym obszarze i sposób eksploatacji (m.in. kontrola prędkości, stan licznika). Jednak informacja o montowaniu geolokalizacji w firmowej flocie też powinna się znaleźć w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie dochodzi do kradzieży paliwa, a regulamin pracy przewiduje, że służbowe auta nie służą do użytku prywatnego personelu, to tego typu weryfikacja uczciwości podwładnych może być przeprowadzona po cichu.

Co do zasady pracodawca nie powinien stosować kontroli poza czasem pracy danej osoby. Jednak w sytuacji, gdy nie zgodził się na używanie firmowego auta do prywatnych celów, może sprawdzić, czy podwładny nie postępuje wbrew jego woli. Jeżeli jednak wyraził na to zgodę, to nie powinien śledzić, jak podwładny przemieszcza się autem poza czasem pracy. Taka inwigilacja po godzinach pracy będzie przekroczeniem ochrony danych osobowych pracownika. Chyba że z umowy o wykorzystywaniu służbowego pojazdu czy telefonu do celów prywatnych wynika, że to mienie jest kontrolowane przez pracodawcę. W przeciwnym razie korzystanie przez niego z informacji zapisywanych przez urządzenie lokalizacyjne będzie naruszeniem danych osobowych pracownika.

Cyfrowa weryfikacja

Pracodawca może także przyjrzeć się internetowej aktywności podwładnego, który pracuje na komputerze. Może zainstalować programy do monitorowania pracy na firmowym sprzęcie stacjonarnym czy laptopie. Ma przecież prawo sprawdzać, czy pracownik sumiennie wywiązuje się ze swoich obowiązków pracowniczych, czy skrupulatnie wykonuje swoje zadania ?w czasie pracy.

Zgodnie z art. 22 k.p. pracownik, nawiązując stosunek pracy, zobowiązuje się do wykonywania określonego rodzaju zadań na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym miejscu i czasie. Dodatkowo, zgodnie z art. 100 k.p., do obowiązków zatrudnionego należy sumienne i staranne wykonywanie pracy oraz przestrzeganie czasu pracy ?i regulaminu pracy. Pracodawca ma zatem prawo kontrolować, czy podwładny z tych obowiązków się wywiązuje, ?a jedną z form kontroli może być cyfrowy monitoring.

Trzeba jednak pamiętać, że takiej inwigilacji nie można stosować w celu zliczania faktycznego czasu pracy podwładnego i ewentualnego potrącenia z pensji w przypadku spędzania godzin w firmie na prywatnym serfowaniu w sieci. Co do zasady szef powinien wskazać konkretny powód, dla którego zakazuje pewnych czynności i wprowadza kontrolę zachowań w tym zakresie. Uzasadnieniem takiego monitoringu może być np. zachowanie tajemnicy handlowej czy tajemnicy przedsiębiorcy w postaci know-how, ochrona tajemnicy zawodowej w przypadku np. zawodów adwokata, lekarza, radcy prawnego, czy po prostu dbałość o sprzęt i zgromadzone na nim dane.

Także o tej formie i zakresie kontroli pracodawca musi poinformować załogę, np. przez wprowadzenie odpowiednich zapisów w regulaminie pracy, umowie o pracę lub np. w stosownym aneksie.

Jeśli szef zakazał użytkowania firmowego laptopa do celów prywatnych, to może sprawdzać także aktywność sprzętu poza godzinami pracy. Może też żądać informacji, czy laptop pozostaje w firmie na noc czy też pracownik wynosi go po pracy z biura. Szef ma prawo wiedzieć, czy komputer się przemieszcza, w jaki sposób nawiązuje połączenia ?z siecią, jakie dane są transmitowane itp. Pracodawca, który instaluje takie oprogramowanie w komputerach czy smartfonach, musi jednak zdawać sobie sprawę z tego, że ciąży na nim obowiązek udzielania informacji, jakie dane o pracowniku zgromadził, a ten ma prawo wglądu do nich.

Ochrona danych

Sama informacja o kontroli to nie wszystko. Pracownik musi jeszcze wiedzieć, kto ?i w jaki sposób będzie przetwarzał informacje na jego temat. Sam też ma prawo dostępu do nich.

Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie administratora danych, czyli pracodawcy. Takie umocowanie musi mieć każda osoba, która zajmuje się zbieraniem, utrwalaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, zmianą, usuwaniem zebranych cyfrowo danych o podwładnych. Obowiązek ten dotyczy wszystkich osób, które na stałe lub czasowo mają dostęp do takich informacji.

Pracodawca ma także obowiązek należycie zabezpieczyć wszystkie zebrane cyfrowo informacje jako zbiory danych osobowych. Musi zadbać m.in., aby nie zostały udostępnione osobom nieupoważnionym lub nie były przetwarzane z naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych. Zapobiec musi także ich zmianie, przerobieniu, utracie, uszkodzeniu lub zniszczeniu. To jednak administrator danych musi zdecydować, jakie środki techniczne i organizacyjne będą wystarczające, aby uczynić zadość temu obowiązkowi. Czasem wystarczy zamykana szafa czy sejf, a kiedy indziej konieczne są odpowiednie zabezpieczenia systemu elektronicznego.

Sposób na przeciwdziałanie nadużyciom

Zdarzają się sytuacje, gdy informowanie o stosowaniu metod kontroli mija się z celem. Jeśli np. w zakładzie zdarzają się kradzieże, a pracodawca ma uzasadnione podejrzenia, że winni są pracownicy, to wprowadzenie monitoringu bez ich wiedzy jest uzasadnione. W regulaminie można natomiast zapisać, że pracodawca będzie korzystał z tej formy obserwacji w razie podejrzeń wobec pracowników.

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli pracodawca śledzi personel za pośrednictwem kamer, to dostęp do utrwalonych w ten sposób obrazów mogą mieć tylko upoważnione do tego osoby.

PIP nie pomoże, ale GIODO tak

Możliwości działania Państwowej Inspekcji Pracy w sprawach dotyczących zasad monitorowania pracowników są bardzo ograniczone. Niestety inspektor pracy nie pomoże niezgodnie ?z prawem inwigilowanemu pracownikowi, bo nie ma prawnych możliwości nałożenia na pracodawcę decyzji administracyjnej nakazującej zaprzestania monitorowania pracownika (w tym ?z użyciem kamer). Pomóc jednak może generalny inspektor ochrony danych osobowych, który jest właściwy do przeprowadzenia kontroli danych zebranych przez pracodawcę. Pracownicy, a także działające w ich imieniu związki zawodowe, mogą również wystąpić do sądu ?o ochronę dóbr osobistych, jeżeli zostały one naruszone w związku z nadużyciem stosowania monitoringu wobec pracowników (zob. pismo GIP z 18 listopada 2011 r., GNP-249-023-177-1/11).

DOZWOLONA INWIGILACJA

- Regulamin pracy nie może być sprzeczny z powszechnie obowiązującymi uregulowaniami prawa. ?Nie jest źródłem prawa upoważniającym do podjęcia działań w zakresie pobierania i przetwarzania informacji osobowych dotyczących danych biometrycznych (linii papilarnych). Uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – tj. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu kodeksu pracy – wyrok NSA z 6 września 2011 r. (I OSK 1476/10).

- Pracodawca, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu monitoringu, powinien wcześniej poinformować pracowników o zakresie i dopuszczalnych rodzajach kontroli. Aby monitoring mógł zostać uznany ?za dozwolony, nie może mieć postaci zakazanej i sprzecznej z obowiązującymi przepisami. W myśl ?art. 24 § 1 k.p. w zw. z art. 300 k.p. o naruszeniu dobra osobistego można bowiem mówić wtedy, gdy działanie drugiej strony było bezprawne – wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 14 maja 1998 r. (III APa 18/98).

- Cel wprowadzenia monitoringu powinien być usprawiedliwiony, zastosowane środki zaś proporcjonalne do wyznaczonego celu i w możliwie najmniejszym stopniu powinny ingerować w życie pracowników – wyrok ETS z 3 kwietnia 2007 r., Lynette Copland przeciwko UK, 62617/00.

- Monitorowanie pracowników za pomocą kamer w celu sprawdzenia jakości i ilości wykonywanej przez nich pracy powinno być co do zasady niedopuszczalne w przeciwieństwie do monitorowania dla celów bezpieczeństwa – opinia Grupy Roboczej ds. Ochrony Danych Osobowych powołanej na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 95/46/WE; opinie Grupy Roboczej uwzględniane są ?w polskim orzecznictwie sądowym – wyrok NSA NSA z 6 września 2011 r. (I OSK 1476/10); wyrok WSA w Warszawie z 3 lutego 2010 r. (II S.A./Wa 1598/09).

Rejestracja zbioru informacji

Jeśli administratorem danych jest pracodawca i wykorzystuje je tylko jako dane pracownicze, nie musi rejestrować takiego zbioru ?w GIODO. Artykuł 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych zwalnia pracodawcę z obowiązku rejestracji zbioru danych związanych z zatrudnieniem. Inaczej trzeba postąpić, gdy przy okazji nagrywane są osoby spoza firmy. Wtedy taki zbiór należy zarejestrować, jeśli będzie możliwe zidentyfikowanie nagranych osób. Gdy w biurze obsługi klienta czy sklepie zainstalowana jest kamera, która nagrywa nie tylko personel, ale i wchodzących tam klientów, których tożsamość można ustalić na podstawie innych informacji posiadanych przez firmę, to takie nagrania są zbiorem danych podlegających rejestracji. Taki obowiązek istnieje też wtedy, gdy to zewnętrzna firma monitoruje aktywność pracowników i tylko przekazuje dane pracodawcy.