Długi okres rozliczeniowy ma więcej wad niż korzyści

Przybywa firm korzystających z możliwości wydłużenia – nawet do 12 miesięcy – okresu rozliczeniowego. To rozwiązanie funkcjonuje już od 23 sierpnia 2013 r. Wprowadziła je nowelizacja kodeksu pracy z 12 lipca 2013 r. (DzU z 2013 r., poz. 896).

Niektórzy pracodawcy już wydłużyli okresy rozliczeniowe, inni czekają na ich wprowadzenie. Niestety, choć szefom wydaje się, że to rozwiązanie musi być dla firmy korzystne, faktycznie jest tak ?w niewielu przypadkach. Na ogół oznacza to bowiem dodatkowe koszty lub w rzeczywistości niczemu nie służy.

Przed skorzystaniem z tego rozwiązania warto więc się zastanowić, czy istotnie jest to dla zakładu pożyteczne. Tym bardziej że złych skutków wydłużenia okresu rozliczeniowego jest więcej. A pracodawcy zazwyczaj nie zdają sobie z nich sprawy.

Nieliczne zalety

Jedyny przypadek, gdy wydłużenie okresu rozliczeniowego faktycznie się opłaca i spełnia swoją rolę, to ten, gdy obsługa działalności prowadzonej przez pracodawcę rozkłada się nierównomiernie ?w roku kalendarzowym. Stąd w niektórych miesiącach występuje wzmożone zapotrzebowanie ?na pracę, a w innych jest ono niskie.

ZMIENNE OBCIĄŻENIE

Prowadzący firmę budowlaną postanowił wprowadzić dla pracowników budów 12-miesięczny okres rozliczeniowy. W niektórych miesiącach, np. w styczniu, lutym oraz w listopadzie i grudniu pracują oni bardzo niewiele lub w ogóle. Dlatego pracodawca chce równoważyć wzmożoną aktywnością w pozostałych miesiącach. Ma prawo to zrobić.

Dłuższy okres rozliczeniowy służy temu, aby planując pracę na poszczególne miesiące, pracodawca nie musiał przestrzegać w harmonogramach wymiarów czasu pracy. Może wtedy ustalić tyle godzin do przepracowania, ile wymaga prowadzona przez niego działalność. Nie narusza przy tym żadnych przepisów o czasie pracy, zachowując jedynie wymiar czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym.

SEZONOWY CHARAKTER

Firma budowlana zatrudnia pracowników budów ?w równoważnym systemie czasu pracy ?w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym. Zgodnie ?z zapotrzebowaniem firmy i warunkami atmosferycznymi w 2014 r. szef ma zamiar zaplanować dla etatowców pracę w wymiarach wskazanych w tabeli.

Takie rozłożenie pracy jest możliwe dzięki ?12-miesięcznemu okresowi rozliczeniowemu, ?w którym wymiar czasu pracy obejmuje 2000 godzin. Przy nierównomiernym rozkładzie godzin?wzmożona aktywność w niektórych miesiącach ?nie stanowi pracy nadliczbowej. Wynika bowiem ?z obowiązującego pracownika harmonogramu ?czasu pracy i jest w jego zakresie równoważona mniejszą ilością zadań w innych miesiącach okresu rozliczeniowego.

Decyzję o wprowadzeniu dłuższego okresu rozliczeniowego wielu pracodawców podejmuje w niewłaściwym przeświadczeniu, że jeśli w jednym miesiącu wystąpi dodatkowa praca, będą mogli ją zrównoważyć mniejszą liczbą godzin zadań w harmonogramie na kolejny miesiąc z tego samego okresu rozliczeniowego. Nie jest to zgodne z prawdą.

Błędne przeświadczenie

Jeśli pracownik wykonuje w danym miesiącu ponadharmonogramową pracę, co do zasady, są to nadgodziny. Należy się za nie – oprócz normalnego wynagrodzenia – odpowiedni dodatek lub czas wolny. Jest to 1:1 na pisemny wniosek pracownika lub 1:1,5 bez takiej prośby.

BEZ założeń TO PRACA NADLICZBOWA

Pracodawca prowadzący firmę projektującą ogrody wprowadził dla załogi 12-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się z rokiem kalendarzowym. Uznał, że dzięki temu jeśli np. w maju wskutek wzmożonej ilości pracy ogrodnicy wypracują więcej godzin, niż to będzie wynikało ?z ich harmonogramów, na listopad lub grudzień szef zaplanuje im o tyle samo godzin mniej do zrealizowania. Skorzysta z tego, że te miesiące mieszczą się w tym samym okresie rozliczeniowym. To nieprawda. Takie postępowanie prowadziłoby do obejścia przepisów o godzinach nadliczbowych. Pracodawca może zaplanować ogrodnikowi na maj więcej godzin do wykonania, a na to konto – mniej na listopad i grudzień. Jeśli jednak tego nie zrobi i ogrodnik w maju przepracuje więcej godzin, niż wynika to z jego harmonogramu, co do zasady będzie to praca nadliczbowa. Jeśli szef chciałby zrównoważyć ją czasem wolnym ?w listopadzie i grudniu, musi to zrobić w stosunku 1:5.

Płatne co miesiąc

Na wprowadzenie dłuższego okresu rozliczeniowego niektórzy decydują się przekonani, że skoro w firmie obowiązuje dłuższy okres rozliczeniowy, to mają więcej czasu na wypłatę rekompensaty za nadgodziny. To również fałszywy pogląd.

Pracodawca musi wypłacić etatowcowi w każdym miesiącu wynagrodzenie za przepracowany czas. Zatem bez względu na długość okresu rozliczeniowego wypłaca za każdy miesiąc – oprócz wynagrodzenia przysługującego za przepracowany zaplanowany czas – także normalne wynagrodzenie za każdą godzinę nadliczbową oraz dodatki za pracę w nadgodzinach dobowych. Jedynie dodatki z tytułu pracy nadliczbowej średniotygodniowej reguluje się na koniec okresu rozliczeniowego. Dopiero wtedy powstają bowiem ?tzw. średniotygodniowe nadgodziny.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego skutkować zatem może – przy pieniężnej rekompensacie za nadgodziny – jedynie przesunięciem momentu płatności 100-proc. dodatków za te wynikające ?z przekroczenia średniotygodniowego. Pozostałe składniki wynagrodzenia trzeba regulować w każdym miesiącu.

Czas wolny z inicjatywy etatowca

Wielu pracodawców tkwi też w błędnym przekonaniu, że przy dłuższym rozliczeniu zyskają czas na oddawanie wolnego za nadgodziny. To też nieprawda.

Gdy czas wolny za nadgodziny oddaje się na pisemny wniosek pracownika, termin ten – zgodny z jego prośbą – nie musi mieścić się w okresie rozliczeniowym. Tu zatem długość tego okresu nie ma żadnego znaczenia. Zarówno przy okresie miesięcznym, jak ?i 12-miesięcznym rozwiązanie może być takie samo.

PRZESUNIĘCIE NA PROŚBĘ

Zatrudniony w miesięcznym okresie rozliczeniowym ?w styczniu 2014 r. wypracował 10 godzin nadliczbowych. Ponieważ na lipiec tego roku pracownik zaplanował przeprowadzkę, złożył wniosek o odbiór czasu wolnego za wypracowane nadgodziny właśnie w tym miesiącu. Choć zatrudniony jest w miesięcznym okresie rozliczeniowym, szef może przystać na oddanie ?wolnego w tym terminie. Jeśli oddaje go na pisemny wniosek etatowca, termin wolnego może wykraczać ?poza okres rozliczeniowy.

Bez wniosku – później, ale drogo

Wydłużenie okresu rozliczeniowego często motywowane jest też uzyskaniem dłuższego okresu, w którym szef może oddać czas wolny za nadgodziny bez wniosku pracownika. To akurat prawda.

RÓWNOWAŻENIE OBOWIĄZKÓW

Firma chce wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy. Wykonywane prace często zależą od warunków atmosferycznych. Gdy jest dobra pogoda, etatowcy pracują dłużej, niż wynika to z ich harmonogramów. ?W innych dniach szef ma dla nich mniej pracy. ?Wtedy chciałby oddać im czas wolny za wcześniejsze nadgodziny, nawet jeśli przypadałby on w innym miesiącu. Umożliwia to dłuższy okres rozliczeniowy.

Choć wydłużenie okresu rozliczeniowego faktycznie pozwala pracodawcy zyskać tygodnie na oddanie czasu wolnego bez pisemnych wniosków podwładnych za wypracowane przez nich nadgodziny, to taki sposób rekompensaty jest dla firmy niezmiernie kosztowny. Jest to droższe niż wypłacenie za nie normalnego wynagrodzenia i odpowiedniego dodatku.

NIE MA STRATY NA PENSJI

Na początku stycznia 2014 r. pan Ryszard wypracował 10 godzin nadliczbowych, za które szef dał mu czas wolny w wymiarze 1:1,5 bez jego pisemnego wniosku ?w drugiej połowie tego miesiąca. Zgodnie ?z harmonogramem podwładny powinien wypracować wtedy 168 godzin. Miał zaś o 5 mniej – najpierw wypracował 10 nadgodzin, za które pracodawca udzielił mu 15 godzin czasu wolnego. Za ten miesiąc ?pan Ryszard otrzyma jednak pełne miesięczne wynagrodzenie (w tym za 5 niedopracowanych nadgodzin). Oddanie czasu wolnego bez wniosku etatowca nie może bowiem spowodować obniżenia wynagrodzenia przysługującego mu za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Stratą szefa, zresztą spodziewaną, jest to, że za 5 niedopracowanych godzin musiał ?zapłacić panu Ryszardowi.

WYNAGRODZENIE ZA NIEOBECNOŚĆ

W styczniu 2014 r. pan Jan wypracował 10 nadgodzin, za które szef ma zamiar udzielić mu czasu wolnego ?w maju w wymiarze 1:1,5 bez jego pisemnego wniosku. Okres rozliczeniowy w firmie obejmuje cały rok kalendarzowy. Zgodnie z harmonogramem w styczniu pan Jan powinien wypracować 168 godzin. Przepracował zaś o 10 godzin więcej. Szef musi wypłacić mu stawkę miesięczną wynagrodzenia oraz normalne za 10 dodatkowych godzin pracy (w każdym miesiącu pracodawca musi zapłacić za czas przepracowany, sama stawka miesięczna przysługuje bowiem jedynie za harmonogramowe godziny pracy). ?W maju panu Janowi zaplanowano 160 godzin pracy, przepracuje zaś o 15 godzin mniej. Za ten miesiąc otrzyma jednak pełne miesięczne wynagrodzenie ?(w tym też za 15 niedopracowanych nadgodzin). ?Oddanie czasu wolnego bez wniosku pracownika ?nie może bowiem obniżyć pensji przysługującej mu ?za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.