Wzmożone kontrole ZUS to skutek obowiązujących przepisów. Przedsiębiorcy nie muszą bowiem płacić składek od wartości prezentów przekazywanych pracownikom, które sfinansowano ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs).

Kłopot w tym, że w firmach często zapomina się o dwóch ważnych elementach, od których uwarunkowana jest ta preferencja. Po pierwsze przepisy wymagają, aby zakład przyjął precyzyjny regulamin działania zakładowego funduszu. Po drugie, w zakładzie mają obowiązywać klarowne zasady przyznawania świadczeń finansowanych z tych środków, odnoszące się do kryteriów o socjalnym charakterze.

Najpierw reguły

Warunki korzystania z usług ?i świadczeń finansowanych z zfśs oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele ?i rodzaje działalności socjalnej pracodawca powinien określić w regulaminie, ustalanym ze związkami zawodowymi albo z wybranym pracownikiem. Zbyt skrótowo lub ogólnie wskazane reguły dysponowania środkami socjalnymi to jedna z najczęstszych przyczyn kwestionowania regulaminu w trakcie kontroli ZUS. Skutkiem tego jest oskładkowanie wypłaconych już świadczeń, co w praktyce oznacza ustalenie kwoty zaległych wpłat na rzecz ZUS.

Regulamin funduszu musi być na tyle szczegółowy, aby dało się na jego podstawie precyzyjnie określić komu, kiedy, jakie i na jakich warunkach można przyznać świadczenia z jego środków. Bez tego nie ma mowy o zwolnieniu takich wypłat z oskładkowania.

Kryterium socjalne

Jeszcze bardziej istotne znaczenie mają przyjęte w regulaminie kryteria przyznawania pomocy. Ich opracowaniu należy poświęcić wiele uwagi, określając je z rozwagą i w sposób bardzo precyzyjny. Element ten jest najczęściej kwestionowany w trakcie kontroli prowadzonych przez ZUS.

W tym punkcie najwięcej błędów popełniają sami przedsiębiorcy. Najczęstszy polega na takim ustaleniu kryteriów przyznawania świadczeń ze środków funduszu w taki sposób, aby mogła je otrzymać maksymalnie duża liczba pracowników. Sytuacje, w których kryteria te są tak ustawione, aby objęły 100 proc. załogi, w tym dobrze wynagradzaną kadrę menedżerską, wcale nie są rzadkie. Tymczasem trudno się spodziewać, że kontroler uzna za właściwe kryterium socjalne przyjęty w regulaminie próg dochodowy na poziomie np. 10 tys. zł na członka rodziny. Jeśli świadczeniami z funduszu obejmuje się wszystkich pracowników w tej samej wysokości, to wypłaty tracą charakter socjalny i stają się dodatkowym świadczeniem pracodawcy z umowy o pracę. A te, jak wiadomo, podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Pójście na skróty daje ZUS podstawę do łatwego zakwestionowania nieoskładkowania wypłaconych świadczeń. Błąd polega najczęściej na niewłaściwym rozumieniu funkcji tzw. kryterium dochodowego. Należałoby zatem wprowadzić kryteria pozwalające na faktyczne zróżnicowanie wartości zapewnianych świadczeń, uzależnione od sytuacji materialnej każdego zatrudnionego.

Indywidualna sytuacja

Zasadę ogólną wprowadza art. 8 ust. 1 z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Zgodnie z nim przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej ?i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. ?W konsekwencji, jeśli już pracodawca przyjmie jako kryterium socjalne określone progi dochodowe, ważne, aby były one adekwatne do tego, jak wygląda sytuacja materialna rodzin pracowników.

Warto na to spojrzeć szerzej niż tylko z perspektywy zakładu pracy. Istotne, żeby uwzględnić uwarunkowania obszaru, na którym zakład działa. Wymaga to oczywiście dużo głębszej wiedzy o lokalnym rynku i sytuacji społecznej, ale zwiększa bezpieczeństwo firmy w kontaktach z inspektorami ZUS. Istotne też, aby w oparciu o tak ustalone kryterium dochodowe, świadczenia z funduszu były rozdzielane równomiernie, adekwatnie do sytuacji poszczególnych grup pracowników. Oznacza to, że większym świadczeniobiorcą z zakładowego funduszu powinna być np. pani sprzątająca w firmie niż specjalista niższego szczebla, który wprawdzie nie otrzymuje zbyt wysokiego wynagrodzenia, ale z reguły i tak zarabia znacznie lepiej niż personel odpowiadający w firmie za utrzymanie czystości.

Poważnym błędem, często popełnianym przez firmy, jest ustalanie wysokości świadczenia w proporcji do wynagrodzenia pracownika. Często zamiast właściwej zasady, że im niższa pensja, tym wyższe świadczenie, przyjmowana jest reguła przeliczania świadczeń w proporcji do wynagrodzenia, np. 100 zł na każdy zarabiany 1 tys. zł. To sprawia, że osoba zarabiająca 2 tys. zł dostaje z funduszu 200 zł, a osoba zarabiająca 6 tys. zł otrzymuje 600 zł, czyli trzykrotnie więcej niż ta znajdująca się w gorszej od niej sytuacji finansowej. To absolutne zaprzeczenie funkcji funduszu, dające urzędnikom kolejny argument do zakwestionowania sposobu wykorzystania jego środków.

Wysokość dochodów

W regulaminie trzeba również maksymalnie precyzyjnie określić sposób ustalania przyjętych kryteriów dochodowych. Z reguły pracodawcy określają go w oparciu o dochód na członka gospodarstwa domowego pracownika.

I tu spotykamy kolejny istotny problem, który może przysporzyć sporo kłopotów w przypadku kontroli ZUS. Często okazuje się bowiem, że z właściwą oceną, czy kryteria dochodowe zostały spełnione, jest kłopot. O ile pracodawca ma w miarę precyzyjną wiedzę o dochodach pracownika, o tyle uzyskanie wiarygodnych danych o dochodach innych członków jego rodziny może nie być takie proste. Zatrudniony, nawet gdy ubiega się o świadczenie z funduszu socjalnego, nie ma obowiązku dokumentowania dochodów swojego małżonka czy innych osób wchodzących w skład jego gospodarstwa domowego. Pracodawca nie może takich dokumentów od niego zażądać. Równocześnie nie może też odmówić przyznania świadczenia w oparciu o przyjęte w regulaminie kryterium socjalne, jeśli podwładny oświadczy, że spełnia kryteria dochodowe uprawniające go do przyznania takich bonusów.

Konieczne jest zatem przyjęcie rozsądnych zasad dokumentowania wniosków o wypłatę środków z konta funduszu socjalnego. Opracowanie właściwych reguł, według których powinno się to odbywać, jest trudne, ale wykonalne. Znów jednak wymaga dokładnego zaprojektowania przyjętych rozwiązań. Warto bowiem pamiętać, że ewentualna weryfikacja musi mieć miejsce z uwzględnieniem ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jej art. 23 ust. 1 pkt 2 przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Takie uprawnienie to np. ustalanie prawa do pomocy socjalnej z funduszu. Ale nie wynika ono z przepisów samej ustawy ?o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zatem i tutaj konieczne jest zatem posłużenie się właściwie skonstruowanym regulaminem.

W podatkach jest limit

Administrowanie środkami socjalnymi może przysporzyć kłopotów również na gruncie przepisów podatkowych. To kolejny argument za koniecznością dokładnego uregulowania zasad i rodzaju przyznawanych świadczeń.

Wystarczy zwrócić uwagę na fakt, że przepisy ustawy o PIT zwalniają z podatku dochodowego świadczenia z zfśs do równowartości nieprzekraczającej na jednego pracownika 380 zł w roku. Ale nie wszystkie świadczenia są objęte ulgą. Wypłata pieniędzy czy paczka z żywnością pozwalają na zastosowanie takiego zwolnienia. Ale podarowanie pracownikowi bonu towarowego, talonu lub podobnego dokumentu nie podlega takim preferencjom, bo ustawa o PIT wyraźnie je wyłącza z ulgi, wskazując, że nie są to świadczenia rzeczowe. Jednak pracodawca, który koniecznie chce posłużyć się jakimś rodzajem bonu, może łatwo ominąć to ograniczenie. Wystarczy podarować pracownikom tzw. kartę przedpłaconą, która uznawana jest za środek płatniczy, a nie bon czy talon. Przekazanie takiej karty jest równoznaczne z podarowaniem gotówki, więc korzysta z podatkowej ulgi.

Przedawnienie po 5 latach

Tomasz ?Rolewicz, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Warto pamiętać, że w odróżnieniu od rozliczeń podatkowych także starsze rozliczenia z tytułu ubezpieczeń społecznych mogą być przedmiotem kontroli inspektorów ZUS. Wynika to z odmiennych od podatkowych zasad przedawnienia rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych. Choć obecne przepisy przewidują, że należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat licząc od dnia, ?w którym stały się wymagalne, to do niedawna termin ten wynosił ?10 lat. Natomiast tzw. przepisy przejściowe, które towarzyszyły nowelizacji, wprowadziły zasadę, że do przedawnienia należności ?z tytułu składek, którego bieg rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r., wspomniany 5-letni bieg przedawnienia rozpoczyna się od 1 stycznia 2012 r., chyba że zgodnie z dotychczasowym 10-letnim terminem przedawnienie rozpoczęte przed 1 stycznia 2012 r. nastąpiłoby wcześniej. W efekcie ta dość zawiła regulacja oznacza, że z upływem 2013 r. przedawniły się rozliczenia za 2003 r. Odpowiednio z upływem 2014 r. przedawnią się rozliczenia za 2004 r. Dopiero w przypadku rozliczeń począwszy od 2012 r. termin przedawnienia wynosi 5 lat.

Pójście na skróty to ryzyko

Tomasz ?Socha, starszy menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego EY

Firma, która w celu uproszczenia przyznawania pomocy socjalnej odnosi się tylko do dochodów pracownika zamiast do dochodów jego gospodarstwa domowego, popełnia błąd. Przyznawanie świadczeń z funduszu wyłącznie w oparciu o dochody zatrudnionych najczęściej prowadzi do zakwestionowania takiej wypłaty przez ZUS jako zwolnionej z oskładkowania. Podważają merytoryczną poprawność analizy sytuacji socjalnej tej osoby. Nie da się jej bowiem właściwie ocenić, opierając się wyłącznie na danych dotyczących pracownika. Konsekwencją może być przyznanie pracownikowi, który utrzymuje bezrobotną żonę i czworo dzieci, znacznie niższej pomocy niż singlowi, który takich obciążeń nie ma.