Nierzadko dochodzi do sporów między organizacjami zrzeszającymi pracowników i pracodawcą o dostęp do informacji o jego działalności. Przepisy prawa szeroko zakreślają prawo związków zawodowych w tym zakresie. Nie jest ono jednak bezwarunkowe. Istnieje jedynie w sytuacjach, gdy jest to uzasadnione ze względu na cele, którym organizacje związkowe służą.
Uprawnienia informacyjne przedstawicieli załogi wynikają po pierwsze z przepisów szczególnych, ustanawiających obowiązek podmiotu zatrudniającego przekazania związkom danych w pewnych sytuacjach (np. art. 23
1
k.p. dotyczący przejścia części zakładu pracy). Po drugie, mogą też wynikać z przepisu ogólnego, nakazującego udostępnianie informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej.
Tylko niezbędne
Pracodawca ma obowiązek udzielić związkowi zawodowemu – na jego żądanie – informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w tym w szczególności tych dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania (art. 28 ustawy z 23 maja 1991 r. o zz). Oznacza to, że reprezentanci załogi nie mogą żądać udzielenia danych, które nie są niezbędne do wykonywania ustawowych zadań.
O które dane może zatem zapytać związek? Aby to ustalić, należy pochylić się nad celami, które ma realizować. W pewnym uproszczeniu można do nich przypisać:
- reprezentowanie oraz obronę praw i interesów zbiorowych lub indywidualnych pracowników,
- współuczestniczenie w tworzeniu korzystnych warunków pracy, bytu i wypoczynku,
- kontrolę przestrzegania przepisów dotyczących interesów załogi, oraz
- kontrolę nad przestrzeganiem prawa pracy, w tym zasad bhp.
Gdy żądanie związku nie służy realizacji żadnego ze wspomnianych celów, szef nie musi, a nawet nie powinien, przekazywać mu informacji.
Przykład
Związek zawodowy zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji na temat odprowadzania podatku VAT. Tego typu dane nie tylko nie są niezbędne, ale też nie są potrzebne organizacji do realizacji jej zadań. Żądanie byłoby uzasadnione, gdyby dotyczyło np. ogólnej informacji o odprowadzaniu składek do ZUS.
Związek powinien określić w żądaniu, jakich danych się domaga. Nie ma natomiast obowiązku wskazać z góry, do czego konkretna informacja jest mu potrzebna. W razie wątpliwości co do zasadności wniosku szef może żądać sprecyzowania celu przekazania danych.
Dla przykładu można wskazać, że dane, do których uzyskania uprawnione są związki zawodowe, dotyczą organizacji pracy, struktury pracowniczej, zasad polityki zatrudniania, awansowania, zasad typowania pracowników do szkoleń, ochrony bezpieczeństwa i higieny pracy, mechanizmów funkcjonowania funduszy zakładowych itp.
Kwestia zasad wynagradzania
Organizacja związkowa ma prawo w szczególności do dostępu do danych dotyczących zasad opłacania pracowników. Z reguły większość tych informacji zawierają wewnętrzne akty, takie jak układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania i premiowania. Dokumenty te są znane związkom zawodowym, więc dane w nich zawarte nie mogą być przedmiotem żądania.
W zakresie zasad wynagradzania związek może wnioskować o dostarczenie danych dotyczących np. wysokości funduszu płac i środków wypłaconych w danym roku tytułem premii, nagród, liczby osób, która otrzymała w danym roku premię lub podwyżki itp.
Aby uzyskać informację o wysokości wynagrodzenia konkretnego pracownika, organizacja związkowa musi jednak uprzednio uzyskać jego wyraźną, pisemną zgodę.
Przykład
Związek zawodowy żąda przekazania informacji o środkach przeznaczanych na wynagrodzenie obsługi administracyjnej zarządu, którą prowadzą dwie osoby.
Pracodawca musi odmówić, ponieważ pośrednio udzieliłby w ten sposób informacji o pensji konkretnych osób, a to mógłby zrobić tylko za ich zgodą na piśmie.
Dane o sytuacji ekonomicznej
Co do zasady związek zawodowy nie ma prawa dostępu do danych finansowych pracodawcy. Sytuacja ekonomiczna nie stanowi bowiem przedmiotu ani celu jego ustawowych zadań. Istnieją jednak sytuacje, w których zagadnienie „pracownicze" ma ścisły związek z sytuacją gospodarczą firmy.
Są to m.in. przypadki dotyczące zwolnień grupowych lub zawierania porozumień w kwestii zawieszenia stosowania niektórych przepisów prawa pracy, stosowania mniej korzystnych warunków pracy niż wynikające z umów zawartych z podwładnymi lub zawieszenia układu zbiorowego pracy.
Przykład
Ze względu na kiepską sytuację finansową pracodawca negocjuje porozumienie dotyczące zawieszenia przepisów w zakresie premii kwartalnej. Związek zawodowy żąda udostępnienia całej rachunkowości firmy za ostatni rok obrotowy.
Szef może odmówić udzielenia tak szeroko zakrojonych informacji. Przedstawiciele załogi nie są uprawnieni do badania prawidłowości podejmowanych przez zakład działań lub decyzji, które doprowadziły do zaistniałej sytuacji.
Tajemnice nadal tabu
Związek nie może żądać ujawnienia danych, mających status prawem chronionych. Chodzi tutaj o tzw. tajemnice państwowe lub służbowe.
Tajemnica państwowa to informacja niejawna, określona w specjalnym wykazie, której nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów Polski (w szczególności dla niepodległości lub nienaruszalności terytorium, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli), albo naraża te interesy na co najmniej znaczącą szkodę.
W praktyce znacznie częściej spotykane są informacje chronione tajemnicą służbową. Są nią objęte dane niejawne (niebędące tajemnicą państwową), uzyskane w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej.
Pytanie indywidualne...
W sprawach indywidualnych reprezentacja załogi ma prawo żądać danych w zakresie:
- przyczyn rozwiązania lub zmiany stosunku pracy,
- warunków pracy świadczonej przez konkretnego pracownika oraz
- innych informacji, do uzyskania których – z uwagi na ochronę danych osobowych – pracownik upoważni związek zawodowy (np. o sytuacji materialnej potrzebnych do podjęcia decyzji o przyznaniu świadczeń z funduszu świadczeń socjalnych).
Co do zasady organizacja związkowa jest upoważniona do otrzymania informacji w sprawach indywidualnych pracownika, który jest jej członkiem lub wyraził na to zgodę.
...lub w interesie ogółu
W sprawach związanych z ochroną lub reprezentacją zbiorowych interesów zatrudnionych organizacje związkowe posiadają prawo dostępu do danych związanych:
- z planowanym zwolnieniem grupowym,
- z planowanym przejściem (części) zakładu pracy na innego pracodawcę,
- z zawarciem porozumienia o zawieszeniu w całości lub części stosowania przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy w sytuacji, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy,
- z zawarciem porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę zawartych z pracownikami w sytuacji, gdy jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy,
- z negocjacjami związanymi z zawarciem zbiorowego układu pracy,
- negocjacjami dotyczącymi zawarcia porozumienia w sprawie zawieszenia zbiorowego układu pracy,
- ze sporem zbiorowym,
- z bezpieczeństwem i higieną pracy w zakładzie oraz
- z innymi zadaniami ustawowymi organizacji związkowych.
Przykład
Pracodawca zwalnia zatrudnionego pracownika poczty kurierskiej ze względu na powtarzające się rażące błędy przy obsłudze korespondencji. Związek zawodowy żąda udostępnienia wykazu paczek oraz listów, przy których pracownik popełnił błędy, aby upewnić się, że rozwiązanie umowy jest uzasadnione. Pracodawca musi odmówić, ponieważ taki dokument zawierałby dane klientów korzystających z usług poczty, które objęte są tajemnicą pocztową.
W praktyce najpoważniejszy problem dla pracodawcy stanowi przekazywanie związkom zawodowym informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, o której mowa w ustawie z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).
Szef ma obowiązek przekazać organizacji tego rodzaju dane w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. Oczywiście przedstawiciele załogi nie mogą udostępniać ich osobom trzecim – w tym pracownikom, w których imieniu występują.
Osobowe wyłącznie za zgodą
Pracodawca nie może ujawniać wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego wyraźnej zgody. Podobnie przedstawia się sytuacja w zakresie innych, podlegających ochronie, danych osobowych. W konsekwencji zgody wymaga przekazanie akt osobowych konkretnego pracownika. Sam fakt jego przynależności do organizacji związkowej nie jest wystarczający do ujawnienia zawartych w nich informacji.
