Regulamin pracy – lepiej z nim, czy bez w małej firmie

Choć art. 104 § 2 kodeksu pracy mówi, że pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie wprowadza regulaminu pracy, nie oznacza to zakazu uchwalenia tego aktu wewnątrzzakładowego.

Argumentem, który przemawia za taką możliwością, jest brak przepisu przewidującego utratę mocy obowiązującej regulaminu pracy w razie, gdy w firmie zatrudniającej więcej niż 20 osób zmniejszy się stan załogi. Skoro nadal może w niej obowiązywać regulamin pracy, to nie ma przeszkód prawnych do ustalenia go w małym zakładzie. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 20 maja 2009 r. (GPP-152-4560-31/09/PE/RP).

Jeżeli więc zakład może, choć nie musi, wprowadzić regulamin pracy, warto poznać plusy i minusy jego posiadania i braku.

Wariant 1 Uregulowanie zasad

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jego celem jest dostosowanie ogólnych przepisów prawa pracy do specyfiki danej firmy. Treść tego aktu określa art. 104

1

k.p. Powinien on ustalać m.in.:

- organizację pracy, warunki przebywania na terenie firmy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia, materiały, w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia.

Kodeks pracy nie określa wyczerpująco treści regulaminu. Uznaje się jednak, że elementy, które wymienia, muszą się obowiązkowo w nim znaleźć. Z zapisów tego aktu muszą więc wynikać np. systemy i rozkłady czasu pracy oraz długość okresów rozliczeniowych obowiązujących w danym zakładzie.

Pracownik powinien się dowiedzieć w jakim terminie, miejscu, czasie i z jaką częstotliwością otrzyma pensję. Regulamin musi też ustalać sposób potwierdzania obecności w pracy (np. na liście obecności). W dokumencie tym powinny też być wyraźnie określone zależności między pracownikami, tzn. kto komu podlega w procesie pracy, jakie kompetencje przysługują zatrudnionym na kierowniczych stanowiskach, jakie środki dyscyplinujące mogą oni stosować wobec podwładnych.

Regulamin może też określać inne kwestie, które nie zostały wprost wymienione w art. 104

1

k.p. Firma może sprecyzować, jakie obowiązki pracowników uznaje za podstawowe. Dzięki takiemu zapisowi łatwiej będzie udowodnić, że podwładny swoim zachowaniem ciężko naruszył obowiązki, co skutkuje jego dyscyplinarnym zwolnieniem.

Często akt ten reguluje zasady wykorzystywania sprzętu firmy do celów prywatnych, a także korzystania z Internetu, poczty służbowej, telefonów służbowych do celów prywatnych. Szef może też określić w regulaminie sposób monitorowania podwładnych.

Jednak żeby firma mogła stosować te formy kontroli, musi o tym poinformować pracowników. Uregulowanie tej kwestii w regulaminie pracy i realizacja kodeksowego obowiązku zaznajomienia podwładnych z jego treścią (art. 104

3

§ 2 k.p.) pozwala przyjąć, że dany pracownik zaakceptował formy kontroli przyjęte w firmie.

Jeżeli szef zdecyduje się na wydanie regulaminu, musi pamiętać, że jego zapisy nie mogą być mniej korzystne dla podwładnych niż te określone w prawie pracy. Naruszenie tej zasady powoduje nieważność całego aktu.

Wariant 2. Alternatywą zarządzenia i obwieszczenia

Firma, która nie wprowadzi powyższego aktu, może regulować porządek i organizację pracy zarządzeniami. Ustalanie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w tym przypadku w drodze poleceń pracodawcy (wyrok SN z 7 lutego 2007 r., I PK 221/06). Szef musi jednak wydać obwieszczenie określające systemy i rozkłady czasu pracy zatrudnionych oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy (art. 150 § 1 k.p.). Gdy zakład nie wprowadzi regulaminu pracy, to – jak wynika z art. 29 § 3 k.p. – musi poinformować pracowników m.in. o:

- porze nocnej,

- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

- przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Obowiązek informacyjny przewidziany jest także w innych przepisach k.p. Zgodnie z nimi pracownik musi wiedzieć o:

- możliwości wprowadzenia przerwy niewliczanej do czasu pracy (art. 141 k.p.),

- stosowanych systemach i rozkładach czasu pracy oraz okresach rozliczeniowych (art. 150 § 1 k.p.),

- zwiększeniu rocznego limitu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 4 k.p.),

- dodatkowym wykazie prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym (art. 200

1

§ 4 k.p.).

Wady wprowadzenia

- trzeba na bieżąco monitorować treść regulaminu (czy jego zapisy są zgodne z przepisami prawa pracy)

- uprawnień przyznanych pracownikom w tym dokumencie mogą oni dochodzić na drodze sądowej