Co firma powinna zawrzeć w umowie najmu lokalu

Gdy przedsiębiorca decyduje się wynająć lokal, w którym będzie prowadził działalność gospodarczą, powinien – poza lokalizacją i ceną wynajmu – zainteresować się jeszcze kilkoma innymi kwestiami. Mogą one okazać się ważne np. wtedy, gdy wynajmujący zdecyduje się podwyższyć stawki najmu lub, co gorsza, wypowiedzieć umowę.

Z drugiej strony sam najemca również może być – po jakimś czasie – zainteresowany rozwiązaniem umowy. Dobrze, by zapewnił sobie taką możliwość – i to na korzystnych dla siebie warunkach – już w momencie podpisywania umowy najmu. Potem może być za późno na jakiekolwiek zmiany, wynajmujący może nie być tym zwyczajnie zainteresowany.

Najważniejsze, aby o niczym nie decydować na słowo. Wszelkie ustalenia powinny zatem znaleźć odzwierciedlenie w umowie sporządzonej na piśmie. Łatwiej będzie wtedy – w przypadku sporu – udowodnić, że na coś się umówiliśmy i druga strona tych postanowień nie przestrzega.

Z pomocą przedsiębiorcom przychodzą zresztą same przepisy. Z art. 660 kodeksu cywilnego wynika bowiem, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeśli mimo takiego obowiązku tak się nie stanie, poczytuje się ją za zawartą na czas nieoznaczony (a to oznacza, że dużo prościej będzie ją rozwiązać).

Ważny jest cel

Przedsiębiorca, zanim podpisze umowę, powinien dopilnować, aby znalazł się w niej zapis wskazujący, na jaki cel lokal jest wynajmowany. Powinno z niej wynikać, że w lokalu ma być prowadzona działalność gospodarcza. Można też wskazać, jaki rodzaj działalności będzie prowadzony. Wszystko po to, by łatwiej było wyegzekwować od wynajmującego wykonanie prac, które mają przygotować lokal do określonych potrzeb.

Oczywiście strony mogą zdecydować, że wynajmujący nie będzie niczego zmieniał w lokalu i że wszelkie prace adaptacyjne wykona najemca (powinno to oczywiście znaleźć wyraz w umowie i w odpowiednich rozliczeniach między stronami). Jednak nawet w takiej sytuacji lepiej wskazać, na jaki cel lokal jest wynajmowany. Pozwoli to uniknąć w przyszłości niedomówień. Wynajmujący – gdy przedsiębiorca wejdzie z nim w konflikt – nie będzie mógł powiedzieć, że prowadzona w lokalu działalność jest inna niż ta, jaka miała być (czyli, że lokal jest używany niezgodnie z umową).

Na jaki czas...

Obie strony kontraktu powinny się też umówić na jak długo lokal chcą wynająć: czy na ściśle oznaczony, czy też na bliżej niewskazany. Ma to znaczenie m.in. w przypadku wypowiedzenia umowy. Z kodeksu cywilnego wynika, że wypowiadać wolno tylko kontrakty bezterminowe. Jeśli zaś strony ustalą termin obowiązywania umowy, wypowiedzenie dopuszczalne będzie tylko w ściśle określonych przypadkach (powinna je wskazywać umowa).

Kodeks mówi, że jeżeli czas trwania umowy nie jest oznaczony, to zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów (czy to umownych, czy to – gdy strony ich w umowie nie określiły – ustawowych). Ile one wynoszą? Wszystko zależy od tego, w jakich terminach płacony jest czynsz. Gdy wynajmujący płaci go w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego.

Inaczej jest, gdy czynsz jest płatny miesięcznie. Wtedy umowę wypowiada się na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Natomiast, gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach, wypowiada się go z wyprzedzeniem trzydniowym, a gdy najem jest dzienny – na jeden dzień naprzód.

W określonych przypadkach przepisy kodeksu cywilnego stanowią też, ile będzie trwał najem długoterminowy. Z art. 661 k.c. wynika, że najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. Ta sama zasada obowiązuje w relacjach między przedsiębiorcami – tyle że wtedy ten okres wynosi nie dziesięć, ale 30 lat. Przy tak długim okresie obowiązywanie reguły, że wypowiadać wolno tylko umowy terminowe, mogłoby prowadzić do pokrzywdzenia którejś ze stron. Stąd takie ograniczenie.

W końcu sytuacja na rynku często zmienia się z miesiąca na miesiąc, a cóż dopiero na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Może się przecież okazać, że wynajęty lokal przestanie być opłacalny (i to zarówno dla najemcy, jak i wynajmującego). Gdyby nie wspomniana regulacja, strony byłyby na siebie skazane i nie mogłyby się z umowy wcześniej wyplątać.

... i za ile

Dla najemcy ważne są też stawki czynszu. I to nie tylko te, które obowiązują w chwili zawierania umowy. Wynajmujący lokal może przecież podwyższyć czynsz. W tym celu powinien wypowiedzieć dotychczasową jego wysokość najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. W większości przypadków zatem od wypowiedzenia do podwyżki minie więcej niż miesiąc.

Niezależnie jednak od tego, z jakim wyprzedzeniem wynajmujący powiadomi o podwyżce, najemca zdany jest na jego widzimisię. Nie ma bowiem w przepisach sztywnych reguł dotyczących możliwości podwyższania czynszu. Takie reguły mogą jednak – i jak pokazuje praktyka powinny – znaleźć się w umowie najmu. Nie ma bowiem przeszkód, aby strony wprowadziły do umowy zapis, w myśl którego wynajmujący zobowiązuje się nie podwyższać czynszu wcale lub robić to w określonym terminie, np. co dwa lata.

Najemca może wzmocnić swoją pozycję, zastrzegając dodatkowo karę umowną (wynajmujący miałby ją zapłacić, gdyby podwyższył czynsz przed upływem zastrzeżonego terminu). Warto przy tym umiejętnie skalkulować kwotę kary tak, aby po jej zapłaceniu okazało się, że wynajmującemu nie opłaca się podwyżka czynszu.

Uwaga!

Na taki zapis musi zgodzić się wynajmujący. Wszystko zatem zależy od umiejętności negocjacyjnych przedsiębiorcy i od tego, czy lokalem, który chce on wynająć, będzie zainteresowany jeszcze ktoś inny. Wtedy na uległość wynajmującego trudno będzie liczyć.

„RZECZPOSPOLITA" RADZI