Praca zmianowa: jak uelastycznić godziny pracy firmy

Praca zmianowa rozumiana jako stanie przy taśmie w fabryce odchodzi do lamusa. Ta forma staje się coraz bardziej popularna w usługach i handlu. Obejmuje nie tylko centra handlowe czynne od rana do późnego wieczora. Także firmom sprzedającym usługi globalnie coraz częściej zależy na tym, aby ich personel świadczył pracę przez 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu, aby obsłużyć klientów zagranicznych, którzy nie mają akurat dnia wolnego od pracy lub działają w innych strefach czasowych.

Rozbieżność w definicjach

Kodeks pracy określa, że praca zmianowa jest świadczona według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni. W tym trybie zatrudnieni przychodzą do firmy w różnych godzinach w ciągu dnia, pracując na określonej zmianie.

Natomiast zgodnie z dyrektywą 2003/88/WE pracownicy zmianowi zmieniają się na tych samych stanowiskach pracy według określonego harmonogramu w systemie następowania po sobie. Formalnie zatem tzw. praca na zakładkę, czyli takie ułożenie grafiku, w którym podwładni w którymś momencie w ciągu dnia pracują wspólnie, np. pierwsza zmiana kończy się o 15, a druga zaczyna już o 14, uniemożliwia uznanie pracy za zmianową na poziomie unijnym.

Pamiętajmy, że jedną z największych korzyści pracodawcy wynikających z wprowadzenia zmianowości jest możliwość pracy w niedzielę i dni ustawowo wolne. Stosowanie „pracy na zakładkę" budzi wątpliwości co do tego, czy faktycznie mamy do czynienia z pracą zmianową. Zakwestionowanie zmianowości uniemożliwi natomiast zorganizowanie pracy w niedzielę i święta.

Kogo wolno objąć

Co do zasady zgodnie z art. 146 k.p. praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy. Oznacza to, że może ona występować zarówno u pracujących w standardowym systemie czasu pracy (u zatrudnionych po osiem godzin od poniedziałku do piątku), w równoważnym (w którym wolno przedłużyć dobową pracę do 12 godzin), jak i w ruchu ciągłym oraz innych systemach przewidzianych w kodeksie pracy. Niemożliwe wydaje się jedynie nakazanie pracy zmianowej w zadaniowym systemie czasu pracy. Nie ma on z góry ustalonych sztywnych godzin pracy, więc pracownik w miarę przydzielonych mu przez szefa zadań samodzielnie ustala godziny pracy.

W zgodzie z prawem

Ułożenie dobrego grafiku pracy wymaga uwzględnienia wielu przepisów. Po pierwsze, należy pamiętać o konieczności zapewnienia nieprzerwanego odpoczynku dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin). Istotne jest to, że doba jest tu rozumiana jako doba pracownicza, czyli 24 godziny rozpoczynające się z początkiem pracy konkretnego pracownika w danym dniu.

Po drugie, podwładnemu należy zapewnić dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zatrudnieni często pracują od poniedziałku do piątku i ich wolnym dniem jest sobota. Szef może jednak określić inny dzień tygodnia jako wolny i ustalić, że będzie to np. wtorek. Pozwoli mu to elastyczniej ułożyć grafik.

Po trzecie, pracownikowi gwarantuje się dzień wolny z racji pracy w niedzielę i święta, który powinien odebrać odpowiednio w ciągu sześciu dni kalendarzowych następujących przed lub po roboczej niedzieli lub w ciągu danego okresu rozliczeniowego w zamian za pracę w święto.

Przykład

Pan Jan pracował w poniedziałek od 12 do 20. Jego dzień wolny wyznaczony na wtorek powinien zatem trwać od następnej doby pracowniczej tj. od 12 we wtorek do 12 w środę. Ułożenie grafiku, w którym pan Jan zacznie pracę w środę o 8, będzie równoznaczne z pracą w dniu wolnym i zmniejszeniem liczby dni wolnych od zadań w okresie rozliczeniowym.

Pracą w nadgodzinach jest nie tylko ta ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy (standardowo ponad średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym), ale także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy.

Uwaga na nadgodziny

Pracodawcy stosujący równoważny czas pracy niejednokrotnie błędnie uważają, że jeżeli zatrudnieni zgodnie z prawem mogą pracować do 12 godzin na dobę, to pozostanie w firmie w dniu, w którym mają w grafiku zaplanowane 10 godzin, przez dodatkowe dwie nie spowoduje konieczności wypłacania świadczeń za nadgodziny.

Przykład

Pracownikowi galerii handlowej zaplanowano w grafiku 10-godzinną zmianę w poniedziałek. Ponieważ był natężony ruch przedświąteczny, na prośbę pracodawcy został w sklepie dodatkowe dwie godziny. Pracodawca odmówił jednak zapłaty za nadgodziny.

Tłumaczył, że w zakresie równoważnego systemu czasu pracy godziny te zostaną pracownikowi zrekompensowane krótszą pracą innego dnia. Zgodnie z prawem poza rekompensatą czasową zaproponowaną przez szefa pracownik ma roszczenie o wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny.

Ponadto planowanie grafiku, który z góry zakłada nadgodziny, narusza przepisy o czasie pracy. Za takie działanie pracodawcy grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł, a często wyłapuje to Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli.

Dodatkowe bonusy

Kodeks pracy nie przewiduje dodatkowego wynagrodzenia za pracę zmianową. Aby zachęcić do niej, część pracodawców wprowadza w aktach wewnętrznych tzw. dodatek zmianowy. To, komu będzie on przysługiwać, zależy od definicji wybranej przez pracodawcę. Kolejna zmiana może być określona godzinowo, np. 14–22, 22–6 lub jako sytuacja, w której pracownik zmienia innego podwładnego po upływie określonego czasu.

Przykład

Regulamin pracy u pracodawcy przewiduje dodatek zmianowy dla pracownika zmieniającego innego po upływie określonego czasu.

Serwisantowi IT, który pracuje w różnych godzinach w ciągu tygodnia, często równolegle z pracownikami drugiej lub trzeciej zmiany, nie będzie przysługiwał taki dodatek, ponieważ jest jedyną osobą wykonującą pracę na danym stanowisku i nie ma zmiennika.

Nocne zadania

Jedyny dodatek kodeksowy, który można zastosować do pracujących na zmiany, to ten za pracę w porze nocnej. Wykonujący takie obowiązki uzyska dodatek stanowiący 20 proc. stawki godzinowej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pora nocna obejmuje osiem godzin określonych przez pracodawcę między 21 a 7. Jeśli w firmie pora nocna nie zostanie określona, należy przyjąć, że obejmuje ona pełne 10 godzin.

Przykład

W marcu 2013 r., który miał 168 godzin roboczych, pracujący w nocy dostawał 1,90 zł dodatku za każdą godzinę przepracowaną w tej porze.

Wynika to z następującego wyliczenia: 1600 zł wynagrodzenia minimalnego dzielone na 168 godzin daje stawkę za godzinę pracy równą 9,52 zł. Z niej 20 proc. stanowi dodatek za pracę w nocy.

Jak wprowadzić system zmianowy

Sposób wprowadzenia pracy zmianowej zależy od tego, jakie akty wewnętrzne obowiązują u pracodawcy. Firmy, w których obowiązują układy zbiorowe pracy lub regulaminy pracy, muszą zastosować bardziej skomplikowaną, odpowiednią dla zmiany danego aktu wewnętrznego, procedurę.

Obejmuje ona niejednokrotnie porozumienie ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Najprościej mają pracodawcy, u których nie obowiązują takie przepisy. Wtedy wystarczy ustanowić pracę zmianową w obwieszczeniu, które zacznie obowiązywać załogę po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości w sposób przyjęty u tego pracodawcy.