Korzystanie z funduszy unijnych to dla wielu firm przepustka do dynamicznego rozwoju. Możliwość osiągnięcia znacznej przewagi konkurencyjnej, zarówno poprzez realizację projektów inwestycyjnych (rozbudowa firmy, zakup środków trwałych, nowych technologii, patentów, oprogramowania), jak i związanych z podnoszeniem kwalifikacji, dzięki szkoleniom lub korzystaniu z usług doradczych. Jednocześnie obcowanie z funduszami unijnymi jest długim procesem.

Nie zaczyna się ono w momencie podpisania umowy o dofinansowanie i nie kończy wraz z otrzymaniem ostatniej płatności (refundacji wydatków). Tak naprawdę zaczyna się dużo wcześniej, gdy firmę trzeba przygotować do skutecznego sięgnięcia po grant, a przedsiębiorca (samodzielnie lub z doradcami) przygotowuje wniosek o dofinansowanie. A kończy się dopiero po kilku latach od zakończenia realizacji projektu. Oczywiście w momencie złożenia wniosku o pomoc przedsiębiorca nie jest jeszcze do niczego zobowiązany. Na tym etapie zawsze może się jeszcze wycofać.

Sytuacja zmienia się, gdy podpisuje umowę o dofinansowanie. Jak każdej umowy, tak i tej trzeba będzie dotrzymać. I chociaż umowy o dofinansowanie różnią się w zależności od tego, w jakim województwie są podpisywane (16 programów regionalnych), z jaką instytucją (np. w programach krajowych z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości lub Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej) i co jest istotą realizowanego projektu, to na pewno każda z nich będzie zawierała odniesienia do kontroli.

Zgodnie z kontraktem

Zobowiązania firmy wynikają przede wszystkim z umowy o dofinansowanie. To ten dokument, który jest negocjowany i podpisywany z właściwą instytucją (np. urzędem marszałkowskim w przypadku programów regionalnych lub instytucją wdrażającą upoważnioną przez taki urząd, jak np. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości czy np. PARP w przypadku niektórych tzw. działań programu „Innowacyjna gospodarka"). Warto pamiętać, że zasadnicza część umowy opiera się na wniosku o dotację i załączonych do niego załącznikach. Podpisując umowę o dofinansowanie, przedsiębiorca zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z polskim i unijnym prawem.

Jest to dość abstrakcyjny zapis. Kto mógłby bowiem uczciwie stwierdzić, że rzeczywiście w pełni zna wszystkie regulacje prawne? To raczej wezwanie do działania w dobrej wierze i przestrzegania norm, które odnoszą się bezpośrednio do problematyki funduszy europejskich. Dlatego właśnie najważniejszym dokumentem pozostaje wspomniana umowa o dofinansowanie projektu.

To ona zawiera obowiązki i uprawnienia stron oraz to, do czego przedsiębiorca zobowiązuje się w zamian za obietnicę otrzymania dotacji. Może to dotyczyć np. rozbudowy hal produkcyjnych o określoną powierzchnię, zakupu konkretnej linii technologicznej, wprowadzenia do sprzedaży nowego produktu, zmniejszenia ilości wytwarzanych odpadów, zwiększenia zatrudnienia o ściśle określoną liczbę pracowników, itp.

I właśnie sposób wykonania tej umowy będzie przedmiotem kontroli, dokonywanej przez upoważnione instytucje, a jej wynik zadecyduje o końcowym sukcesie, czyli refundacji wydatków lub zatwierdzeniu wypłaconych zaliczek. Natomiast w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień może skutkować odebraniem (obowiązkiem zwrotu) części dotacji, a w skrajnym przypadku rozwiązaniem umowy o dofinansowanie w trybie natychmiastowym. Co oczywiście będzie się wiązało z obowiązkiem zwrotu wszystkich przekazanych firmie środków.

Kiedy przyjadą

Kontrola projektu może mieć miejsce w każdym czasie. Nie ma żadnego ograniczenia w przepisach, które narzucałoby odpowiednim instytucjom prawo do jej wykonania dopiero po zgłoszeniu przez przedsiębiorcę zakończenia realizacji całego projektu. W praktyce tak wprawdzie jest, że najczęściej kontrole są dokonywane przy okazji rozliczania projektu, co przy mniejszych inwestycjach może oznaczać, że rzeczywiście są one już zakończone, a przy większych może to dotyczyć ich poszczególnych etapów.

Jednak jeszcze raz warto podkreślić, że kontrole mogą być przeprowadzane w każdym innym czasie, w tym także w ciągu kilku lat po zakończeniu realizacji projektu, gdy firma, która otrzymała i rozliczyła dotację, już prawie o niej zapomniała (obowiązuje jednak tzw. okres trwałości projektu, czyli obowiązek utrzymania jego rezultatów). O samej kontroli przedsiębiorca zostanie zwykle poinformowany, tak żeby mógł się do niej przygotować.

Przykładowo wytyczne przyjęte w województwie śląskim (program regionalny) mówią, że zespół kontrolujący informuje na piśmie jednostkę kontrolowaną o zakresie i terminie kontroli na co najmniej pięć dni przed zaplanowaną wizytą. Podobny termin stosuje Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (np. w umowie o dofinansowanie projektów związanych z pierwszym wdrożeniem wynalazku; dofinansowanie z programu „Innowacyjna gospodarka").

Jednak można powiedzieć, że dotyczy to kontroli zaplanowanych, np. związanych ze zgłoszonym przez przedsiębiorcę zakończeniem realizacji projektu lub jego etapu. W przypadku gdy uprawnione instytucje otrzymają sygnał o nieprawidłowościach, mogą przeprowadzić kontrolę doraźną, o której przedsiębiorca z takim wyprzedzeniem nie będzie poinformowany.

Ponadto należy pamiętać, że sama kontrola może mieć miejsce w siedzibie instytucji odpowiadającej za nią i w takim wypadku będzie się opierać przede wszystkim na badaniu i weryfikacji dokumentów. Może być przeprowadzona w biurze przedsiębiorcy, a także w miejscu przeprowadzonej inwestycji.

Co sprawdzą

Wszystkie instytucje zaangażowane w proces wydatkowania środków unijnych mają prawo sprawdzić i zweryfikować, czy inwestycja rzeczywiście została zrealizowana i czy w taki sposób, jaki narzucała umowa o dofinansowanie. Jak już było powiedziane, ta opiera się na wniosku o dofinansowanie i jego załącznikach.

Przedmiotem umowy jest zatem przyznanie dotacji na projekt zaplanowany i opisany przez przedsiębiorcę. To on deklaruje, co dzięki niemu chciałby osiągnąć, jakie kupić maszyny, urządzenia, technologie, jakie produkty oferować lub jakie świadczyć usługi. Wszystko to przekłada się na zaplanowane rezultaty projektu (inwestycji). I właśnie z osiągnięcia tych rezultatów firma będzie rozliczona.

Przykład

Firma zaplanowała we wniosku o dofinansowanie, że rozbuduje halę produkcyjną, zastosuje dodatkowe maszyny i rozpocznie produkcję dodatkowych wyrobów, a dzięki realizacji tej inwestycji zwiększy zatrudnienie o pięć osób. Projekt miał zostać zrealizowany do końca listopada.

Jednak do tego czasu firma zwiększyła zatrudnienie tylko o trzy osoby. W ten sposób nie dotrzymała warunków dofinansowania. W zależności od tego, jak duże naruszenie stanowi to w ramach całego projektu, może to skutkować pomniejszeniem lub całkowitym cofnięciem przyznanego dofinansowania.

Jak się przygotować

W czasie kontroli na miejscu, czyli w siedzibie firmy lub na obszarze, gdzie realizowana jest inwestycja, przedsiębiorca ma przede wszystkim obowiązek zapewnić osobom kontrolującym prawo do:

- pełnego wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją projektu oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów,

- pełnego dostępu w szczególności do obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca jego realizacji,

- zapewnienia obecności osób, które udzielą wyjaśnień na temat wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją dofinansowanego przedsięwzięcia.

Aby usprawnić przebieg kontroli i nie narażać się na jej niepotrzebne przedłużanie, warto też zawczasu przygotować wszystkie dokumenty, w szczególności:

- umowę/porozumienie/uchwałę o dofinansowanie realizacji projektu wraz ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi aneksami,

- dokumenty finansowo-księgowe dotyczące realizowanego projektu, tj.: faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków (oryginały), wyciągi z rachunków bankowych, ewentualnie wydruk ksiąg rachunkowych,

- dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków związanych z udzielaniem zamówień publicznych (określonych w prawie zamówień publicznych, jeżeli obowiązywały przy realizacji inwestycji),

- umowy z wykonawcami dotyczące udzielonych zamówień,

- złożone wnioski o płatność (pośrednie, końcowe),

- dokumenty dotyczące rzeczowej realizacji projektu i potwierdzające osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu (dokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych, dostaw, usług, protokoły odbioru, itp.),

- dokumenty potwierdzające dochowanie zasad polityk unijnych (równouprawnienie, zrównoważony rozwój) oraz wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu,

- dokumenty z wcześniejszych kontroli oraz przeprowadzonych audytów (rejestr kontroli),

- inne dokumenty dotyczące projektu, o które zwróci się zespół kontrolujący.

Chwal się osiągnięciami

Przedsiębiorcy, jak i każdemu innemu podmiotowi korzystającemu z unijnych dotacji nie wolno także zapominać o obowiązku chwalenia się uzyskaną dotacją. Kontroli podlega bowiem także sposób promocji projektu i informowania o nim. Dlatego należy pamiętać o właściwym znakowaniu dokumentacji związanej z projektem (flaga UE, logo programu, z którego jest współfinansowany projekt, nazwa funduszu), pomieszczeń, w których jest realizowany (np. sal, w których przeprowadzane są szkolenia), wizualizacji zakupionych w ramach projektu urządzeń i środków trwałych (odpowiednie plakaty, tabliczki).

Wskazując na uzyskane dofinansowanie, należy wyraźnie podać informację, z jakiego funduszu firma uzyskała wsparcie (np. z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Europejskiego Funduszu Społecznego) i z jakiego programu (np. Regionalnego Programu Województwa Mazowieckiego na lata 2007 – 2013). Warto przy tym pamiętać, że nie wolno stosować skrótów (typu EFRR, EFS i RPO WM), bo nie są one powszechnie znane i rozpoznawalne, a istotą działań promocyjnych jest jasne przekazanie informacji opinii publicznej o wykorzystaniu środków europejskich. Ponadto obowiązek informacyjny pojawia się już w trakcie realizacji projektu, a nie tylko po jego zakończeniu.

W związku z tym np. korespondencja i umowy zawierane między wnioskodawcą a podmiotami wykonującymi zlecone zadania muszą być odpowiednio oznakowane. To samo dotyczy korespondencji między firmą wnioskodawcą a instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programu (czyli np. z instytucją, w której składany był wniosek i z którą podpisana została umowa o dofinansowanie). W wyraźny sposób takie oznaczenia muszą zostać umieszczone na wszystkich urządzeniach kupionych w trakcie realizacji projektu.

Umieszczając odpowiednie emblematy (logo), należy pamiętać o obowiązujących w tym zakresie wytycznych. Przykładowo, jeśli jest to wykonalne technicznie, logo odpowiedniego programu operacyjnego, Unii Europejskiej i województwa powinny być wydrukowane w kolorze. Ponadto zachowane muszą być proporcje znaków, kolejność ich umieszczenia, a nawet zastosowana czcionka.

Także w tym zakresie szczegółowe zasady promocji mogą być przedstawione w konkretnej umowie o dofinansowanie i naprawdę nie warto ich bagatelizować, nawet jeżeli wydaje nam się, że jest nadmiar biurokracji. Zapisy umowy, jeżeli same nie precyzują zasad promocji, mogą odsyłać do dokumentów typu vademecum beneficjenta, zasady promocji, wytyczne w zakresie informacji i promocji (w zależności od województwa dokumenty te mogą mieć różne nazwy).

Trybunał Obrachunkowy

W przypadku kontroli, które są nieodłącznym elementem realizacji każdego dotowanego projektu, przedsiębiorca styka się zwykle z instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, ewentualnie podmiotem, któremu ta instytucja przekazała uprawnienia w tym zakresie.

Jednak teoretycznie każdy przedsiębiorca, który otrzymał dotację, równoważną zwykle z przyznaniem pomocy publicznej, musi się liczyć z kontrolą ze strony Komisji Europejskiej, a nawet Trybunału Obrachunkowego.

Ta ostatnia instytucja unijna odpowiada za kontrolę wszystkich unijnych środków. I przynajmniej teoretycznie ma prawo skontrolować każdy projekt, w którym wykorzystane zostały takie środki.