- Po powrocie z delegacji pracownik nie przedstawił dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki. Stwierdził, że chce otrzymać jedynie ryczałty. Miał opłacony przelot, nie ponosił innych kosztów przejazdu. Czy możemy domagać się dowodów potwierdzających poniesienie wydatków objętych ryczałtami?

– pyta czytelnik.

Niektóre świadczenia delegacyjne – zarówno przy wyjazdach krajowych, jak i zagranicznych – są zryczałtowane. Dotyczy to kosztów jazd i dojazdów lokalnych, kosztów noclegowych (gdy pracownik nie przedstawił dokumentów, np. rachunku, faktury, potwierdzających wydatek poniesiony na hotel). Ryczałtowy charakter ma też dieta, gdyż jej wysokość jest wyrażona w kwocie z góry określonej.

Zasadą jest, że pracownik otrzymuje świadczenia z racji delegacji służbowych w postaci diet oraz zwrotu kosztów:

- przejazdów,

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej (przy czym w delegacji krajowej jest to jeden ryczałt, a w zagranicznej dwa ryczałty),

- noclegów.

Nie przysługują one jedynie wtedy, gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których te ryczałty przewidziano. Przy czym wyodrębnić należy tutaj dwie sytuacje:

- brak kosztów u pracownika wynika z tego, że np. przejazdy, noclegi zapewnia jego członek rodziny mieszkający w miejscowości, do której udał się w podróż służbową,

- brak kosztów związany jest z zapewnieniem poszczególnych świadczeń (noclegi, przejazdy, wyżywienie) przez pracodawcę lub w bezpośrednim powiązaniu z nim (instytucja zapraszająca, kontrahent pracodawcy).

Brak prawa do ryczałtów wiąże się jedynie z tą drugą grupą.

Poszczególne ryczałty nie przysługują też w sytuacjach, które określają przepisy. Ryczałt za nocleg krajowy nie przysługuje np. wtedy, gdy spanie trwało krócej niż sześć godzin pomiędzy 21 a 7.

Ryczałtu na przejazdy lokalne nie dostanie zaś pracownik np. wtedy, gdy spotyka się z klientem obok dworca kolejkowego, na którym wysiadł z pociągu i na który wraca bezpośrednio po wizycie. Tu nie ma bowiem podstaw do wypłaty ryczałtu przeznaczonego na pokrycie kosztów jazd lokalnych, gdyż ich nie było.

Jeśli nie zaszły zatem sytuacje powodujące brak prawa do poszczególnych ryczałtów, to pracownik czytelnika powinien je otrzymać.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik dołącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki, ale nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Nie można zatem uzależnić wypłaty tych stałych kwot od przedstawienia dowodów potwierdzających wydatki. Nie przysługują dopiero wtedy, gdy pracodawca wykaże, że występowały ku temu przesłanki (np. pracownik miał opłacone noclegi).

W art. 775 kodeksu pracy i w rozporządzeniach wykonawczych wydanych na podstawie tego przepisu ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że pracownik rzeczywiście poniósł te koszty (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06).