Jakie są obowiązki stron przy zwrocie wynajmowanego lokalu

Zakończenie umowy najmu lokalu komercyjnego pociąga za sobą obowiązek zwrotu przedmiotu najmu wynajmującemu. Od tego, jak szczegółowo strony uregulowały w umowie swoje obowiązki i uprawnienia dotyczące tego etapu najmu, zależy ich zakres. Zawsze też mogą się pojawić wątpliwości, w jakim stanie najemca zobowiązany jest zwrócić przedmiot najmu wynajmującemu.

Stan niepogorszony

Z zakończeniem umowy najmu wiążą się określone obowiązki zarówno po stronie najemcy, jak i po stronie wynajmującego. Najważniejszym obowiązkiem po stronie najemcy zgodnie z art. 675 § 1 kodeksu cywilnego jest zwrot rzeczy wynajmującemu w stanie niepogorszonym.

Pozostawienie w umowie najmu zapisu tożsamego z wyżej wymienionym przepisem może w konsekwencji doprowadzić do konfliktu pomiędzy najemcą a wynajmującym w zakresie stanu lokalu po zakończeniu umowy najmu. Dla najemcy bowiem „stan niepogorszony" może oznaczać brak zniszczeń, tj. zawinionych przez najemcę uszkodzeń przedmiotu najmu, natomiast dla wynajmującego stan „niepogorszony" może oznaczać stan identyczny z dnia jego przekazania najemcy.

Należy pamiętać, że określenie „stan nie pogorszony" nie jest tożsame z określeniami „stan pierwotny" czy też „stan niezmieniony", co dla obu stron może mieć istotne znaczenie. W sytuacji bowiem, kiedy lokal zostanie zaadaptowany przez najemcę na jego potrzeby, nieuregulowanie w umowie szczegółowych zasad i stanu przedmiotu najmu przy jego zwrocie, może wiązać się dla wynajmującego z wydatkami i utratą czasu na przywrócenie lokalu do stanu pierwotnego.

Cała adaptacja lokalu przez najemcę może zostać potraktowana jako nakłady ulepszające lokal i tym samym wynajmujący będzie musiał dokonać wyboru, czy żądać ich usunięcia, czy też zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości. Jeżeli zażąda ich usunięcia, to będzie się musiał liczyć z ryzykiem, że najemca nie usunie w pełni śladów po tych ulepszeniach, czyli nie przywróci lokalu do stanu poprzedniego i będzie musiał dochodzić roszczeń za uszkodzenie lokalu na drodze sądowej.

Rola protokołu zdawczo-odbiorczego

Bardzo ważną rolę przy zwrocie przedmiotu najmu będzie odgrywać protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przez strony umowy najmu. Chodzi nie tylko o protokół przy zdaniu wynajmującemu przedmiotu najmu, ale również o protokół sporządzony w momencie przejmowania przedmiotu najmu przez najemcę.

W przypadku bowiem braku sporządzenia tego początkowego protokołu domniemywa się, że rzecz, w tym wypadku powierzchnia, była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Natomiast istnienie protokołu pozwala na ustalenie stanu przedmiotu najmu przez jego porównanie ze stanem z dnia jego wydania najemcy i może stanowić kluczowy dokument przy zwrocie przedmiotu najmu.

Normalne zużycie

Zgodnie z przepisem art. 675 § 1 kodeksu cywilnego, najemca zwracając przedmiot najmu, „nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania". Aby ocenić zużycie lokalu, w tym zweryfikować, czy lokal był prawidłowo używany przez najemcę w trakcie trwania umowy najmu, należy wziąć pod uwagę cel, w jakim dany lokal miał być używany i obowiązek dokonywania w nim przez najemcę drobnych nakładów.

W świetle przepisu art. 666 kodeksu cywilnego „najemca powinien przez czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania - w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy". Ponadto, zgodnie z art. 662 kodeksu cywilnego drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę.

Nie jest on natomiast zobowiązany do przeprowadzania poważnych prac konserwacyjnych. Drobnymi nakładami w rozumieniu art. 681 kodeksu cywilnego są m.in. drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.

Przez drobne nakłady rozumieć należy raczej niewielkie koszty ponoszone przez najemcę w trakcie najmu. Natomiast trudno byłoby uznać za drobne nakłady obciążające najemcę pomalowanie lokalu po zakończeniu najmu. W przypadku braku szczegółowych uregulowań umownych w tym zakresie, usunięcie normalnego zabrudzenia czy osadu wynikającego z korzystania z lokalu obciążać powinno wynajmującego.

Należy przyjąć, że „zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego jej używania" jest określeniem, które wymaga każdorazowego odniesienia treści stosunku do cech konkretnego przedmiotu najmu, wyznaczonych przez jego przeznaczenie oraz sposób postępowania zmierzający do wykorzystania jego cech funkcjonalnych. Jeżeli więc najemca zwróci przedmiot najmu w stanie pogorszonym, to może uwolnić się od obowiązku naprawienia szkody, gdy udowodni, że gorszy stan rzeczy jest usprawiedliwiony jej normalnym zużyciem.

Obiektywnie oceniając zużycie się rzeczy należy odnieść rozmiar zużycia elementów przedmiotu najmu do okresu trwania umowy najmu. Jeżeli np. najemca dokonywał w trakcie trwania umowy najmu drobnych napraw, w tym malowania ścian, wynajmujący, przy zwrocie przedmiotu najmu nie powinien żądać ponownego malowania przedmiotu najmu.

Kiedy należy się odszkodowanie

W sytuacji, w której najemca nie udowodnił, że gorszy stan rzeczy najętej jest usprawiedliwiony jej normalnym zużyciem, wynajmującemu należy się odszkodowanie. W najprostszy sposób pokrycie szkody może nastąpić poprzez dokonanie przez wynajmującego potrącenia odpowiedniej kwoty z kaucji lub gwarancji.

Są ulepszenia lokalu takie jak np. instalacja światła, prądu, telefonu, których demontażu wynajmujący nie może się domagać od najemcy

Jednakże wynajmujący powinien wykazać przed dokonaniem potrącenia, że pogorszenie stanu przedmiotu najmu nastąpiło w wyniku zachowania się najemcy, a w związku z tym wykazać wysokość szkody, którą poniósł z tytułu pogorszenia stanu przedmiotu najmu.

W przypadku, gdy wysokość szkody przewyższa wysokość kaucji lub gwarancji albo najemca nie był w ogóle zobowiązany do wpłacenia kaucji czy dostarczenia gwarancji, wówczas wynajmujący może dochodzić odszkodowania na drodze sądowej.

Jednak i w tym przypadku musi udowodnić wysokość szkody, zachowanie najemcy będące nienależytym wykonaniem umowy oraz związek przyczynowy między tymi przesłankami.

Szczegółowe określenie w umowie stanu lokalu w dniu jego zwrotu jest istotne nie tylko ze względu na ewentualne zniszczenia przedmiotu, ale również na zmiany wprowadzone przez najemcę w trakcie trwania najmu.

Co z ulepszeniami

Gdy strony nie uregulowały w umowie szczegółowych zasad rozliczenia ulepszeń, zastosowanie znajdą przepisy kodeksu cywilnego.

W sytuacji, w której najemca poczyni na przedmiot najmu nakłady, które spowodują wzrost wartości lub użyteczności przedmiotu najmu, wówczas ma zastosowanie norma kodeksowa (art. 676 kodeksu cywilnego), zgodnie z którą wynajmujący może albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu przedmiotu najmu albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Wobec tego, najemca musi poczekać na decyzję wynajmującego, czy zatrzymuje on ulepszenia za zapłatą ich aktualnej wartości, czy też żąda ich usunięcia.

Należy jednak pamiętać, że nieuzgodnione z wynajmującym zmiany lokalu nie będą traktowane jako ulepszenia, nawet jeśli rzeczywiście ulepszają one lokal. W tej sytuacji wynajmujący będzie uprawniony do żądania ich demontażu albo usunięcia ich na koszt najemcy. Wynajmujący musi jednak uważać, żeby konkludentnie (przez brak sprzeciwu) nie zaakceptować wprowadzonych przez najemcę zmian. Może się tak zdarzyć, gdy umowa nie będzie regulować kwestii zmian i nakładów, a dla jej zmiany nie będzie zastrzeżona forma pisemna pod rygorem nieważności.

Bez demontażu

Istnieją również ulepszenia lokalu, których demontażu wynajmujący nie będzie mógł się domagać od najemcy. Jest tak, gdy najemca zainstaluje w lokalu oświetlenie elektryczne, gaz, telefon, radio i inne podobne urządzenia. Wynika to z faktu, że na te zmiany wynajmujący musi się obligatoryjnie zgodzić.

Według orzecznictwa sądowego umieszczenie przez najemcę lokalu handlowego m.in. szyldu neonowego na nieruchomości właściciela może mieścić się w granicach uprawnień najemcy do założenia w najętym lokalu urządzeń technicznych powszechnie stosowanych, pod warunkiem że neon jest zainstalowany na ścianie zewnętrznej najętego lokalu.

Jakub Ziółek partner, radca prawny, SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Komentuje Jakub Ziółek partner, radca prawny, SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Jeżeli najemca nie zwróci przedmiotu najmu w terminie i dalej będzie go zajmować, pomimo że umowa najmu wygasła lub została rozwiązana, musi się liczyć z pewnymi sankcjami w postaci eksmisji czy też odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu.

W tej sytuacji, jeżeli strony umowy nie uregulowały szczegółowo tej kwestii w umowie, najemca będzie zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia, które powinno co najmniej odpowiadać należnościom za najem, a wynajmujący jest uprawniony do dochodzenia dodatkowo odszkodowania na zasadach ogólnych.

Strony najczęściej ustalają w umowie kwotę kary umownej za bezumowne korzystanie z lokalu, ponieważ pozwala to uniknąć ewentualnych sporów co do wysokości tej kwoty.

Joanna Winter associate, radca prawny, SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Komentuje Joanna Winter, associate, radca prawny, SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Wynajmujący musi pamiętać, że jeżeli nie uregulował tego wyraźnie w umowie, nie może odmówić odbioru przedmiotu najmu ze względu na fakt, że lokal, w jego opinii, został zaoferowany przez najemcę w niewłaściwym stanie.