Kobieta urodziła dziecko 15 listopada br. Ojciec dziecka – także nasz pracownik, złożył wniosek o udzielenie mu urlopu ojcowskiego na przełomie grudnia i stycznia – dokładnie od 24 grudnia do 16 stycznia. Naszym zdaniem dwutygodniowy urlop ojcowski rozpoczęty w Wigilię Bożego Narodzenia skończy się w niedzielę 6 stycznia 2013 r.

Z tego tytułu wypłacimy zatrudnionemu część zasiłku w grudniu (za ten miesiąc), a część w styczniu. Za pozostałe dni otrzyma pensję. Jakie składki i od jakich podstaw powinniśmy naliczyć za tę osobę? Jakie złożyć dokumenty? Czy dobrze obliczyliśmy czas trwania urlopu?

– pyta czytelnik.

Rzeczywiście tacierzyński udziela się na zasadach takich samych jak urlop macierzyński – czyli na wszystkie kolejno następujące po sobie dni kalendarzowe, a nie na dni pracy, tak jak przy urlopie wypoczynkowym.

Przesądza o tym art. 182

3

§ 3

kodeksu pracy

, który w zakresie liczenia terminów odsyła do stosowania art. 183

1

§ 1 k.p. Zatem pracodawca prawidłowo ustalił, że pełnowymiarowy (czyli dwutygodniowy) urlop ojcowski rozpoczęty 24 grudnia będzie trwał do 6 stycznia 2013 r. włącznie. To oznacza, że tata będzie musiał stawić się w firmie w poniedziałek 7 stycznia.

Dwa tytuły

Jeśli chodzi o ubezpieczeniowe obowiązki płatnika, to trzeba pamiętać, że pracownik-ojciec w grudniu będzie objęty ubezpieczeniami z dwóch tytułów – pozostawania w stosunku pracy (za czas etatowej pracy normalnie świadczonej) oraz pobierania zasiłku macierzyńskiego (przysługującego za czas urlopu ojcowskiego). To zmusza do podwójnych rachunków. Zacznijmy od etatu.

Etatowe daniny

Pracownicy objęci są obowiązkowo wszystkimi rodzajami ubezpieczeń społecznych. Trzeba za nich odprowadzić składkę emerytalną, rentową, chorobową i wypadkową. Tak stanowi art. 6 ust. 1 pkt 1 oraz art. 11 i 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst. jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm; dalej ustawa o sus).

Podstawą wymiaru składek na te ubezpieczenia jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągnięty z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od składek wolne jest jedynie:

- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy,

- zasiłki z ubezpieczenia społecznego oraz

- przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Oczywiście z etatu trzeba też opłacać składkę zdrowotną. Podstawę jej wymiaru ustala się podobnie jak tę do obliczenia składek społecznych. Jednak nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego, a ponadto pomniejsza się ją o kwoty składek społecznych potrąconych z wynagrodzenia podwładnego (art. 81 ust. 1, ust. 5 oraz 6 ustawy zdrowotnej).

Jeżeli pracownik otrzymał wynagrodzenie, które w całości podlega składnikom, to od całej wypracowanej kwoty (czyli pensji za przepracowany czas w grudniu) trzeba odprowadzić składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych. Załóżmy że będzie to kwota 4000 zł. To oznacza że podstawa składki zdrowotnej wyniesie 3451,60 zł (4000 zł – 548,40 zł = 3451,60 zł).

Kto i ile wypłaci

W czasie dwutygodniowego ojcowskiego pracownik ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Z tytułu jego pobierania podlegać będzie obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o sus). Podstawą ich wymiaru jest kwota otrzymanego w danym miesiącu świadczenia (art. 18 ust. 6 ustawy o sus). Trzeba je naliczyć od kwoty wypłaconego świadczenia. Szef jedynie je rozlicza, a opłaci je ZUS ze środków budżetu państwa.

Dokumentacyjne powinności

Fakt skorzystania przez pracownika z urlopu ojcowskiego trzeba odzwierciedlić w dokumentach przekazywanych do ZUS. Ich zakres oraz sposób wypełnienia zależy od tego, kto wypłaca zasiłek macierzyński.

Jeśli to ZUS wypłaca świadczenie, on też musi rozliczyć składki od niego w raporcie RCA. Gdy zaś wypłata to obowiązek pracodawcy, powinien on też złożyć za etatowca na ojcowskim dwa raporty RCA (lub wypełnić dwa bloki jednego druku) i jeden RSA (wykazując w nim przerwę w ubezpieczeniach pracowniczych).

Często zdarza się, że urlop ojcowski wypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych. Wówczas świadczenie najczęściej jest wypłacane w miesiącu, w którym kończy się wolne.

W takiej sytuacji za miesiąc, kiedy urlop ojcowski się rozpoczął, pracodawca składa za zatrudnionego tylko jeden raport RCA. Rozlicza w nim wyłącznie składki na pracownicze ubezpieczenia od wypłaconego mu wynagrodzenia. Dopiero za miesiąc, w którym zakończył się urlop ojcowski, powinien złożyć dwa raporty RCA (jeśli jest płatnikiem zasiłku) lub jeden taki raport (gdy zasiłek wypłaca ZUS) oraz raport RSA.

Przykład

Pan Karol złożył wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego od 24 grudnia 2012 r. do 6 grudnia 2013 r. Należny z tego tytułu zasiłek macierzyński (w wysokości 1100 zł) wypłaci mu pracodawca 28 stycznia wraz z pensją za styczeń (w kwocie 1880 zł). W grudniu otrzyma jedynie wynagrodzenie należne za pracę w tym miesiącu (3300 zł).

Za grudzień pracodawca ujmie pana Karola tylko w jednym raporcie RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Rozliczy w nim składki na wszystkie pracownicze ubezpieczenia społeczne od kwoty 3300 zł i na zdrowotne od kwoty 2847,57 zł (3300 zł – 452,43 zł).

Z kolei za styczeń szef powinien przekazać za pana Karola trzy raporty:

- RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, w którym rozliczy składki na ubezpieczenia pracownicze, tj. społeczne od kwoty 1880 zł, a zdrowotne od 1622,25 zł (1880 zł – 257,75 zł),

- RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx, gdzie wykaże składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od wypłaconego zasiłku macierzyńskiego 1100 zł,

- RSA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia, cyfrą 311 jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od 24 grudnia do 6 stycznia, liczbą 14 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą 1100 zł.