Prowadzenie działalności w wynajętym lokalu

Miejscem prowadzenia własnej firmy najczęściej jest wynajęty lokal. Dlaczego tak chętnie przedsiębiorcy decydują się na taką formę? Powodów jest kilka.

Brak środków

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą bardzo często nie mają wystarczających środków finansowych na zakup lub wybudowanie własnego lokalu. Ceny nieruchomości, szczególnie w dużych miastach, stanowią barierę, której nie jest w stanie pokonać większość przedsiębiorców. Ponadto właściciel firmy dopiero rozpoczynający działalność nie ma wystarczającej zdolności kredytowej, aby w ten sposób sfinansować zakup lub budowę.

Trzeba także pamiętać o korzyściach finansowych najmu. Czynsz z tego tytułu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i tym samym zmniejszyć dochód do opodatkowania. Takich kosztów nie wygeneruje się, gdy działalność prowadzona jest we własnym lokalu.

Odpowiednie miejsce

Najem korzystny jest także wówczas, gdy przedsiębiorca szuka lokalu o określonych cechach, np. na cele gastronomiczne czy też dostosowanego do świadczenia określonych usług, np. kosmetycznych. W takich sytuacjach zakup czy budowa lokalu i adaptacją do własnych potrzeb mogą okazać się zbyt kosztowne w porównaniu z ofertą rynkową.

W zależności od zakresu usług – lokalizacja powinna zapewnić firmie jak największą liczbę potencjalnych klientów. Zanim więc przedsiębiorca zdecyduje o wyborze lokalu, powinien zwrócić uwagę na to, jaka jest konkurencja na danym terenie. Istotne jest również to, jaki jest dostęp do lokalu – czy można do niego wejść bezpośrednio z ulicy, czy znajduje się on na zapleczu budynku.

Przedsiębiorca poszukujący lokalu dla swojej firmy powinien sprawdzić, czy pomieszczenia spełniające jego oczekiwania znajdują się w dyspozycji lokalnych władz. Spis lokali użytkowych, które można wynająć, udostępnia gmina w drodze przetargów. Innym sposobem na poszukiwania jest przejrzenie ogłoszeń zamieszczonych w mediach czy w Internecie.

Co w kontrakcie

Przedsiębiorca, który znajdzie odpowiedni lokal powinien zapoznać się z projektem umowy najmu. Dzięki temu może uniknąć kłopotów, takich jak np. coroczne podwyżki czynszu czy konieczność szybkiego opuszczenia pomieszczenia.

Zasady obowiązujące przy najmie lokalu użytkowego określają przepisy kodeksu cywilnego (art. 659–692). Zgodnie z nimi – przez umowę najmu lokalu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal o takim przeznaczeniu do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Taka umowa nie musi być zawarta na piśmie. Jeśli jednak dotyczy najmu pomieszczenia na czas dłuższy niż rok, powinno się ją sporządzić na piśmie. W przeciwnym razie uznaje się, że została zawarta na czas nieoznaczony (a od tego uzależnione są okresy wypowiedzenia).

W umowie najmu powinny się znaleźć: data i miejsce jej zawarcia, określenie stron kontraktu: najemcy i wynajmującego. Jeśli jedną ze stron jest firma, należy podać jej nazwę, numer z rejestru przedsiębiorców i osoby ją reprezentujące. Gdy stroną umowy jest osoba fizyczna (także przedsiębiorca prowadzący indywidualną działalność gospodarczą) należy podać jej imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer dokumentu stwierdzającego jej tożsamość, np. dowodu osobistego czy paszportu. Umowa bardzo szczegółowo powinna określać jej przedmiot, a więc lokal.

Trzeba dokładnie wskazać jego adres, położenie (parter, piętro), powierzchnię, liczbę izb, wyposażenie, stan techniczny. Bardzo ważne jest również wpisanie czasu, na jaki umowa została zawarta: oznaczony (np. rok, pięć lat) lub nieoznaczony.

Jeśli najem zawarty jest na czas dłuższy niż dziesięć lat, to po upływie tego terminu uznaje się go za zawarty na czas nieoznaczony. Gdy terminową umowę najmu zawierają między sobą przedsiębiorcy, dopiero po upływie 30 lat, jest ona uznawana za zawartą na czas nieoznaczony.

Czynsz i inne opłaty

Dla prowadzenia biznesu bardzo ważne jest dokładne określenie wysokości czynszu, a także terminu i sposobu płatności – bezpośrednio wynajmującemu lub na podany przez niego numer konta. Zazwyczaj strony ustalają, że czynsz powinien być płatny do określonego dnia, np. do 15. dnia każdego miesiąca. Jeżeli jednak umowa nie będzie określała terminu zapłaty czynszu, to powinien być on uregulowany z góry do 10. każdego miesiąca.

Terminowe regulowanie czynszu jest o tyle istotne, że jeżeli przedsiębiorca spóźni się z jego zapłatą co najmniej za dwa pełne okresy płatności, to właściciel lokalu będzie mógł wypowiedzieć umowę bez zachowania okresów wypowiedzenia. Wcześniej jednak będzie musiał on na piśmie wezwać do uregulowania należności co najmniej w ciągu miesiąca.

Strony umowy powinny również bardzo dokładnie określić, kto będzie ponosił inne opłaty związane z utrzymaniem i eksploatacją nieruchomości, jak np. ubezpieczenie nieruchomości, podatek, opłaty za media, opłaty za wywóz nieczystości, odśnieżanie, utrzymanie porządku na klatce schodowej i wokół budynku itp.

Obowiązki właściciela

Przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby właściciel lokalu w umowie najmu zobowiązał się dołożenia wszelkiej staranności w celu zapewnienia sprawnego działania urządzeń technicznych w budynku, umożliwiających najemcy korzystanie z energii elektrycznej, gazowej, ogrzewania lokalu, ciepłej i zimnej wody, a także innych urządzeń, które zainstalowane są w lokalu, a które są niezbędne do prowadzenia działalności.

Jeżeli profil firmy wymaga tego, aby jej siedzibę odwiedzali klienci, to przedsiębiorca powinien również zadbać o to, aby właściciel lokalu w umowie zobowiązał się do dbania o estetykę, wygląd zewnętrzny budynku, w którym położony jest lokal, a także jego otoczenia w postaci podwórka i zieleni (jeżeli istnieją).

W każdym przypadku umowa najmu powinna być podpisana przez każdą ze stron.

Ważne!

Gdy strony w umowie nie określiły czasu jej trwania, a czynsz jest płatny miesięcznie, to najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Strony mogą jednak w umowie dowolnie ustalić termin wypowiedzenia, wskazując np. że każda ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę z miesięcznym wyprzedzeniem. Dotyczy to także umów zawieranych na czas oznaczony.

Jak wynająć lokal

Krok 1

.

Trzeba się zastanowić jaki lokali będzie nam potrzebny do planowanej działalności i określić: jego powierzchnię, położenie, wymagania techniczne oraz kwotę czynszu, jaką jesteśmy w stanie zapłacić.

Krok 2.

Należy przejrzeć dostępne oferty: w gazetach, w Internecie, w spisie dostępnych lokali użytkowych należących do gminy.

Krok 3.

Trzeba sprawdzić na miejscu czy lokal rzeczywiście jest zgodny z naszymi oczekiwaniami i odpowiada opisowi z ogłoszenia.

Krok 4.

Należy negocjować z wynajmującym warunki umowy: wysokość czynszu, okres obowiązywania umowy, możliwość wypowiedzenia.

Krok 5.