Media społecznościowe stały się ważnym kanałem komunikacji zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Za pośrednictwem takich portali jak Facebook, LinkedIn, Google+ czy Goldenline miliony osób nawiązuje kontakty, wymienia poglądy i pomysły. Media społecznościowe coraz częściej stają się narzędziem dla przedsiębiorców i pracodawców, umożliwiając im bezpośredni kontakt z potencjalnymi klientami i kontrahentami.

Co wolno załodze

Podejmując decyzję o obecności firmy w sieci należy rozważyć nie tylko zyski, ale i zagrożenia z niej płynące. Usystematyzowaniu tych rozważań może i często służy wewnątrzfirmowa polityka dotycząca korzystania z mediów społecznościowych. Zasady obecności w tych mediach powinny być spójne z innymi wewnętrznymi regulacjami pracodawcy i stanowić element ogólnych zasad dotyczących komunikacji w firmie.

Tego typu reguły można wprowadzić łącznie z regulaminem pracy lub w trybie zmian do regulaminu już obowiązującego u pracodawcy. Nie ma także przeszkód, aby pracodawca, korzystając z uprawnienia do organizowania pracy i zarządzania zakładem, wprowadził zbiór zasad regulujących korzystanie z Internetu i mediów elektronicznych przez pracowników aktem odrębnym od regulaminu pracy. Przy wprowadzaniu tego aktu musi jednak zachować przyjęte, standardowo przez niego stosowane, procedury uchwalania wiążących pracowników regulacji. O obowiązywaniu takiego aktu powinien też zawiadomić pracowników, udostępniając im treść nowej regulacji.

Tworząc politykę social media warto zacząć od ustalenia zasad korzystania przez pracowników z Internetu dla celów służbowych w związku z udziałem danego pracownika w kreowaniu wizerunku pracodawcy w wirtualnej rzeczywistości, np. poprzez dokonywanie wpisów na profesjonalnym profilu zakładu lub opracowywanie zagadnień na firmowego bloga.

Służbowe, czy nie tylko

Pracownik powinien być świadomy, do jakich działań jest uprawniony czy zobowiązany, a jakie zachowania nie są pożądane. Dodatkowo należy zadać sobie pytanie, czy zakład dopuszcza w jakimkolwiek zakresie korzystanie ze środków elektronicznej komunikacji udostępnianych przez pracodawcę w celach prywatnych.

Takie regulacje często już znajdują się w politykach pracodawców, jako że wielu korzysta z poczty elektronicznej oraz udostępnia Internet w pracy. Rozwiązania w tym zakresie są bardzo różne – od całkowitego zakazu do zgody na okazjonalne i nie nadmierne wykorzystywanie tych narzędzi również w celach prywatnych.

Pracownik powinien wiedzieć, czy korzystanie ze służbowej sieci internetowej w godzinach pracy dla celów prywatnych jest dopuszczalne, czy też polityka pracodawcy w tym zakresie stanowi inaczej. Taki zakaz można uznać za uprawniony, bowiem podwładny w godzinach pracy pozostaje do dyspozycji pracodawcy i w tym czasie ma obowiązek wykonywać obowiązki zawodowe.

Przykład

Pani Anna została ukarana karą upomnienia po tym, jak jej przełożeni odkryli, że przez ponad dwie godziny dziennie komentuje ona wpisy i zdjęcia na Facebook-u, mimo że z regulaminu wewnętrznego wyraźnie wynikało, że Internet w miejscu pracy może być wykorzystywany wyłącznie dla celów służbowych.

Poświęcanie w czasie pracy uwagi prywatnym czynnościom pozostaje w sprzeczności z obowiązkami pracowniczymi danej osoby. Wielu pracodawców zdaje sobie jednak sprawę, że wobec niestandardowych godzin pracy czy konieczności pracy w nadgodzinach zatrudnieni są niejako zmuszeni do poświęcania pewnej części czasu, w którym przebywają w biurze, na załatwienie drobnych bieżących spraw życia codziennego.

Stąd wiele polityk, uwzględniając realia życia codziennego pozwala, w ograniczony sposób, na korzystanie z tych mediów dla celów prywatnych.

Społeczność w firmie

Trochę inaczej powinny zostać określone zasady korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych w ramach wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych.

Pracodawca powinien jasno wskazać, jakie są cele tworzenia i prowadzenia profesjonalnego profilu na portalu społecznościowym i na jakie potencjalne korzyści liczy. Dlatego należy przeszkolić osoby odpowiadające za te kanały komunikacji, jakie wpisy i informacje nie powinny się ukazywać w imieniu pracodawcy ze względu np. na ochronę konkurencji czy tajemnicę przedsiębiorstwa. Konieczny jest też wyraźny zakaz dokonywania wszelkich wpisów o charakterze dyskryminującym ze względu na np. rasę czy orientację seksualną.

Poprzez wprowadzenie polityki mediów społecznościowych, pracodawca może nie tylko określić obowiązki pracowników biorących udział w tworzeniu profilu (właśnie przykładowo zobowiązać ich do regularnego przygotowywania stosownych treści), ale także ustalić zasady budowania spójnej komunikacji i zarządzania treściami w taki sposób, aby wyeliminować te, które mogą mieć negatywny wpływ na jego wizerunek lub spowodować powstanie roszczeń odszkodowawczych wobec pracodawcy.

Należy bowiem pamiętać, że w razie wyrządzenia przez pracownika przy wykonywaniu przez niego obowiązków służbowych szkody osobie trzeciej, do jej naprawienia zobowiązany jest wyłącznie pracodawca. Dopiero wobec zakładu, który naprawił szkodę wyrządzoną osobie trzeciej, pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach opisanych w kodeksie pracy.

Poza czasem pracy

Pracodawca nie może zakazać pracownikom aktywności na portalach społecznościowych poza godzinami pracy. Takie ograniczenia ze strony zakładu należałoby traktować jako nadmierną ingerencję w sferę prywatnego życia zatrudnionych.

Pracodawca może jednak oczekiwać, aby podwładny na swoich prywatnych profilach nie umieszczał logo, oznaczenia czy nazwy pracodawcy identyfikując swoje prywatne wypowiedzi z wypowiedziami w imieniu pracodawcy, ani nie ujawniał informacji stanowiących prawnie chronione tajemnice pracodawcy.

Przykład

Pracownik na prywatnym profilu na portalu społecznościowym zamieścił swoje zdjęcie, na którym wznosił toast trzymając w ręku kubek z nadrukiem logo pracodawcy.

Zdjęcie to opatrzył opisem: Świętowanie rozpoczęte! Wykoszenie konkurencji jest dziecinnie proste! Jedna umowa z klientem X plus naiwność konsumentów i rynek zdobyty!

W celu uniknięcia negatywnych skutków tych i innych podobnych działań pracowników, warto wskazać załodze zasady czy podstawowe ryzyka odnoszące się do dokonywanych przez nich wpisów dotyczących innych, w szczególności konkurencyjnych wobec pracodawcy, podmiotów.

Rekomendowane jest również zachowanie należytej ostrożności w komentowaniu bieżących spraw firmy, które nie są publicznie jawne, tak aby swoim działaniem nie zagrażać interesom firmy i nie narażać jej na szkodę. Istotne jest także określenie ewentualnych konsekwencji podejmowania przez podwładnych nieuprawnionych działań.

AKTUALIZACJA ZESPOŁU TWORZĄCEGO PROFESJONALNY PROFIL

Aktywność pracowników w mediach społecznościowych w imieniu pracodawcy zwykle wiąże się także z upublicznieniem danych osobowych poszczególnych osób.

Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak np. imię i nazwisko tej osoby w połączeniu z dodatkowymi wskazówkami – np. datą i miejscem urodzenia, miejscem zamieszkania, miejscem wykonywania pracy czy cechami zewnętrznymi – np. zdjęciem.

O ile w toku zatrudnienia pracodawca jest upoważniony, w określonym przez przepisy prawa zakresie, do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych pracowników, o tyle już po ustaniu stosunku pracy, informacje zebrane w związku z zatrudnieniem można wykorzystywać wyłącznie do celów archiwalnych.

Oznacza to, że po zakończeniu współpracy z osobą aktywnie uczestniczącą w tworzeniu profesjonalnego profilu pracodawcy w mediach społecznościowych, zakład musi dokonać niezbędnych zmian tak, aby treści odnoszące się do byłego pracownika nie naruszały przepisów.

Małgorzata Grzelak jest radcą prawnym w Squire Sanders Święcicki Krześniak sp.k.

Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz jest radcą prawnym w Squire Sanders Święcicki Krześniak sp.k.