Zatrudniając nową osobę, warto wybrać najbardziej korzystny sposób ustalenia zasad i warunków przyszłej współpracy.

Niekiedy od decyzji o zatrudnieniu do faktycznego rozpoczęcia świadczenia pracy mija kilka lub kilkanaście tygodni. Przedstawiamy instrumenty prawne, przy użyciu których strony przyszłego stosunku pracy mogą określić warunki zatrudnienia.

List intencyjny

Jest pisemną, wstępną deklaracją planowanych działań, wyrazem chęci czy gotowości podjęcia współpracy. W relacjach pracowniczych jest porozumieniem między kandydatem na pracownika a przyszłym pracodawcą i może zawierać różne elementy w sposób ogólny opisujące zasady przyszłego angażu.

Przykład

Spółka XY zajmująca się produkcją opakowań do herbaty zaprosiła pana Jana na rozmowę kwalifikacyjną. Po pierwszym spotkaniu przyszły szef zaproponował podpisanie listu, w którym zarówno pan Jan, jak i spółka zadeklarowały wolę nawiązania stosunku pracy do 30 grudnia 2012 r. na zasadach określonych w odrębnej umowie.

Zadowolony z perspektywy nowego zajęcia pan Jan wypowiedział umowę o pracę u dotychczasowego pracodawcy. Kilka dni później otrzymał od spółki XY informację o podziękowaniu za spotkanie, zakończeniu procesu rekrutacji i wyborze innego kandydata.

Ponieważ list intencyjny nie ma wiążącego charakteru, a jest jedynie przejawem intencji, to po jego podpisaniu pan Jan pospieszył się z krokami zmierzającymi do zakończenia poprzedniego zatrudnienia.

Samo zawarcie listu intencyjnego nie prowadzi do zaciągania zobowiązań i na jego podstawie nie można dochodzić ani zawarcia umowy ani odszkodowania.

Umowa przedwstępna

Przyjmując ją, strony zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy, określając tym samym jej istotne postanowienia.

Zgodnie z art. 389 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy w umowie przedwstępnej pracodawca lub pracownik albo obie strony zobowiązują się do zawarcia umowy o pracę. W umowie przedwstępnej powinny być zatem istotne postanowienia kontraktu przyrzeczonego. Dla umowy o pracę będą to elementy określone w art. 29 k.p., w szczególności:

List intencyjny nie stanowi podstawy do żądania zawarcia umowy

- rodzaj pracy,

- miejsce jej wykonywania,

- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

- wymiar czasu pracy oraz

- termin jej rozpoczęcia.

Dodatkowo można wskazać termin, w jakim umowa o pracę ma być zawarta. Do pełnej realizacji umowy przedwstępnej dojdzie wtedy, gdy spełnia ona wymagania umowy przyrzeczonej.

Sytuacja stron przedwstępnej umowy o pracę jest różna. Obowiązuje u nas bowiem konstytucyjna zasada wolności pracy - zatrudnienia (art. 65 konstytucji) oraz wynikająca z art. 11 k.p. zasada swobody nawiązania stosunku pracy. Oznacza to, że pracownika nie można zmusić do zawarcia umowy o pracę.

Zatem nawet po podpisaniu przedwstępnej umowy o pracę pracodawcy nie przysługuje roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej. Wolno mu jedynie domagać się odszkodowania za szkodę, którą poniósł, licząc na zawarcie przez pracownika angażu (np. koszty rekrutacji czy szkoleń przygotowujących nową osobę do pracy).

Natomiast pracownik ma wybór między dwoma roszczeniami - o zawarcie umowy o pracę lub o naprawienie szkody, jaką pracownik poniósł, licząc na zawarcie ostatecznej umowy o pracę.

W chwili podjęcia przez szefa decyzji o wyborze konkretnego pracownika na określone stanowisko, może przedstawić mu ofertę zatrudnienia. Zgodnie z art. 66 k.c. (w związku z art. 300 k.p.) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Przy umowie o pracę są to podane wcześniej elementy.

Oferta angażu

Aby oferta była wiążąca dla obu stron, musi zostać przyjęta. Zgodnie z art. 66 § 2 k.c. jeżeli oferent nie oznaczył terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie.

Złożona zaś w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia. W każdym wypadku warto więc określić w ofercie, jak długo wiąże ona pracodawcę.

Lepiej też dobrze zastanowić się nad jej treścią, gdyż to, co zostanie w niej zapisane, będzie obowiązywało strony stosunku pracy. Należy również pamiętać o tym, że samo nazwanie dokumentu np. listem intencyjnym może nie przesądzać o jego niewiążącym charakterze.

Przykład

Po zakończeniu rekrutacji spółka projektująca strony internetowe wybrała kandydata na stanowisko grafika. 1 kwietnia 2012 r. otrzymał pisemną propozycję zatrudnienia na okres próbny, określającą także:

- miejsce wykonywania pracy - Warszawa,

- dzień rozpoczęcia pracy - 1 czerwca 2012 r.,

- kwotę wynagrodzenia oraz

- wymiar czasu pracy - pełen etat.

W propozycji oznaczono także termin jej przyjęcia - 48 godzin od chwili jej otrzymania. Pismo z tymi propozycjami kandydat podpisał niezwłocznie po jego otrzymaniu. Kilka dni później poinformował spółkę o możliwości rozpoczęcia pracy w późniejszym terminie – dopiero po wakacjach.

Stanowisko spółki co do daty startu obowiązków było jednoznacznie – nie później niż 1 czerwca 2012 r. Tego dnia i w kolejnych dniach grafik nie stawił się do pracy i nie usprawiedliwił nieobecności. Pismo z 1 kwietnia 2012 r. należy traktować jako ofertę zatrudnienia złożoną kandydatowi na stanowisku grafika.

Jeśli kandydat przyjmie ofertę zatrudnienia i skutecznie jej nie cofnie, przyjmuje się, że między stronami doszło do nawiązania stosunku pracy i pracownik musi rozpocząć pracę w dniu określonym w tym dokumencie.

Pracodawca zaś jest zobowiązany dopuścić kandydata do pracy w tym dniu. Jeżeli ten nie stawi się do pracy w terminie startu wykonywania obowiązków określonym w ofercie, taka absencja będzie uważana za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Docelowy kontrakt

Z wybranym kandydatem można też podpisać umowę o pracę i określić w niej późniejszą niż data zawarcia umowy datę rozpoczęcia świadczenia pracy.

To powszechnie stosowane rozwiązanie, gdy np. na pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego przypada sobota lub niedziela. Między terminami zawarcia umowy a rozpoczęciem świadczenia zadań może upłynąć nawet kilka tygodni.

Gdy nie pojawi się na stanowisku

Niezależnie od formy, w jakiej doszło do zawarcia angażu, pracodawcy zastanawiają się, jak postąpić, gdy długo oczekiwany podwładny nie stawia się do pracy w pierwszym dniu pracy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 29 października 2007 r. (II PK 56/07)

wskazał, że art. 26 k.p. (zgodnie z którym stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy) nie uzależnia powstania stosunku pracy od faktycznego rozpoczęcia pracy przez podwładnego. Przyjęcie zatem, że między stronami doszło do nawiązania stosunku pracy, uprawnia pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę:

- bez wypowiedzenia (w trybie art. 52 k.p.) ze względu na ciężkie naruszenie przez zatrudnionego podstawowych obowiązków pracowniczych poprzez nieusprawiedliwione niestawiennictwo w pracy,

- z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia,

- na mocy porozumienia stron.

Rozwiązanie angażu bez wypowiedzenia w razie nieusprawiedliwionej absencji pracownika w firmie wielokrotnie dopuścił Sąd Najwyższy.

Zgodnie z jego wyrokiem z 18 lutego 2011 r. (II PK 196/10) nieobecność w pracy pracownika, który nie stawia się do pracy, samodzielnie „udzielając" sobie zwolnienia od pracy, na które szef nie wyraził zgody, jest nieobecnością nieusprawiedliwioną. Może ona uzasadniać rozstanie na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Każdy przypadek absencji należy jednak badać odrębnie, nie można przyjąć, że zawsze jest to nieusprawiedliwione. Należy też pamiętać, że na rozwiązanie angażu bez wypowiedzenia pracodawca ma miesiąc od dnia, w którym dowiedział się o okolicznościach uzasadniających taki krok. -

Małgorzata Grzelak jest radcą prawnym i partnerem europejskim w kancelarii prawnej Squire Sanders Święcicki Krześniak

Katarzyna Witkowska-Pertkiewicz jest radcą prawnym w tej kancelarii