Jak określić zasady współpracy z przyszłym pracownikiem

Zatrudniając nową osobę, warto wybrać najbardziej korzystny sposób ustalenia zasad i warunków przyszłej współpracy.

Niekiedy od decyzji o zatrudnieniu do faktycznego rozpoczęcia świadczenia pracy mija kilka lub kilkanaście tygodni. Przedstawiamy instrumenty prawne, przy użyciu których strony przyszłego stosunku pracy mogą określić warunki zatrudnienia.

List intencyjny

Jest pisemną, wstępną deklaracją planowanych działań, wyrazem chęci czy gotowości podjęcia współpracy. W relacjach pracowniczych jest porozumieniem między kandydatem na pracownika a przyszłym pracodawcą i może zawierać różne elementy w sposób ogólny opisujące zasady przyszłego angażu.

Przykład

Spółka XY zajmująca się produkcją opakowań do herbaty zaprosiła pana Jana na rozmowę kwalifikacyjną. Po pierwszym spotkaniu przyszły szef zaproponował podpisanie listu, w którym zarówno pan Jan, jak i spółka zadeklarowały wolę nawiązania stosunku pracy do 30 grudnia 2012 r. na zasadach określonych w odrębnej umowie.

Zadowolony z perspektywy nowego zajęcia pan Jan wypowiedział umowę o pracę u dotychczasowego pracodawcy. Kilka dni później otrzymał od spółki XY informację o podziękowaniu za spotkanie, zakończeniu procesu rekrutacji i wyborze innego kandydata.

Ponieważ list intencyjny nie ma wiążącego charakteru, a jest jedynie przejawem intencji, to po jego podpisaniu pan Jan pospieszył się z krokami zmierzającymi do zakończenia poprzedniego zatrudnienia.

Samo zawarcie listu intencyjnego nie prowadzi do zaciągania zobowiązań i na jego podstawie nie można dochodzić ani zawarcia umowy ani odszkodowania.

Umowa przedwstępna

Przyjmując ją, strony zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy, określając tym samym jej istotne postanowienia.

Zgodnie z art. 389 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy w umowie przedwstępnej pracodawca lub pracownik albo obie strony zobowiązują się do zawarcia umowy o pracę. W umowie przedwstępnej powinny być zatem istotne postanowienia kontraktu przyrzeczonego. Dla umowy o pracę będą to elementy określone w art. 29 k.p., w szczególności:

List intencyjny nie stanowi podstawy do żądania zawarcia umowy

- rodzaj pracy,

- miejsce jej wykonywania,

- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

- wymiar czasu pracy oraz

- termin jej rozpoczęcia.

Dodatkowo można wskazać termin, w jakim umowa o pracę ma być zawarta. Do pełnej realizacji umowy przedwstępnej dojdzie wtedy, gdy spełnia ona wymagania umowy przyrzeczonej.

Sytuacja stron przedwstępnej umowy o pracę jest różna. Obowiązuje u nas bowiem konstytucyjna zasada wolności pracy - zatrudnienia (art. 65 konstytucji) oraz wynikająca z art. 11 k.p. zasada swobody nawiązania stosunku pracy. Oznacza to, że pracownika nie można zmusić do zawarcia umowy o pracę.

Zatem nawet po podpisaniu przedwstępnej umowy o pracę pracodawcy nie przysługuje roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej. Wolno mu jedynie domagać się odszkodowania za szkodę, którą poniósł, licząc na zawarcie przez pracownika angażu (np. koszty rekrutacji czy szkoleń przygotowujących nową osobę do pracy).

Natomiast pracownik ma wybór między dwoma roszczeniami - o zawarcie umowy o pracę lub o naprawienie szkody, jaką pracownik poniósł, licząc na zawarcie ostatecznej umowy o pracę.

W chwili podjęcia przez szefa decyzji o wyborze konkretnego pracownika na określone stanowisko, może przedstawić mu ofertę zatrudnienia. Zgodnie z art. 66 k.c. (w związku z art. 300 k.p.) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Przy umowie o pracę są to podane wcześniej elementy.

Oferta angażu

Aby oferta była wiążąca dla obu stron, musi zostać przyjęta. Zgodnie z art. 66 § 2 k.c. jeżeli oferent nie oznaczył terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie.

Złożona zaś w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia. W każdym wypadku warto więc określić w ofercie, jak długo wiąże ona pracodawcę.

Lepiej też dobrze zastanowić się nad jej treścią, gdyż to, co zostanie w niej zapisane, będzie obowiązywało strony stosunku pracy. Należy również pamiętać o tym, że samo nazwanie dokumentu np. listem intencyjnym może nie przesądzać o jego niewiążącym charakterze.

Przykład

Po zakończeniu rekrutacji spółka projektująca strony internetowe wybrała kandydata na stanowisko grafika. 1 kwietnia 2012 r. otrzymał pisemną propozycję zatrudnienia na okres próbny, określającą także:

- miejsce wykonywania pracy - Warszawa,

- dzień rozpoczęcia pracy - 1 czerwca 2012 r.,

- kwotę wynagrodzenia oraz

- wymiar czasu pracy - pełen etat.

W propozycji oznaczono także termin jej przyjęcia - 48 godzin od chwili jej otrzymania. Pismo z tymi propozycjami kandydat podpisał niezwłocznie po jego otrzymaniu. Kilka dni później poinformował spółkę o możliwości rozpoczęcia pracy w późniejszym terminie – dopiero po wakacjach.

Stanowisko spółki co do daty startu obowiązków było jednoznacznie – nie później niż 1 czerwca 2012 r. Tego dnia i w kolejnych dniach grafik nie stawił się do pracy i nie usprawiedliwił nieobecności. Pismo z 1 kwietnia 2012 r. należy traktować jako ofertę zatrudnienia złożoną kandydatowi na stanowisku grafika.