Polski rynek usług pocztowych stoi u progu istotnych zmian. Obecnie mimo że zostało zarejestrowanych 244 operatorów, faktycznie sprawozdanie Urzędowi Komunikacji Elektronicznej składa tylko 152.
To i tak duża liczba, gdyż jeszcze w 1996 r. było ich tylko 16. Ze względu na ograniczenia prawne w zakresie dostarczania listów o wadze do 50 gramów (monopol ma państwowa firma, inne mogą świadczyć usługi, ale muszą pobierać opłatę w wysokości 2,5-krotności opłaty za przesyłkę listową najniższego przedziału wagowego najszybszej kategorii w cenniku operatora publicznego), prywatni doręczyciele skupiają się na przesyłaniu reklam, druków bezadresowych lub paczek o większej wadze.
Pora na konkurencję
Od 1 stycznia 2013 r. zgodnie z tzw. trzecią dyrektywą pocztową (dyrektywa parlamentu europejskiego i rady 2008/6/WE z 20 lutego 2008 r. zmieniająca dyrektywę 97/67/WE w odniesieniu do pełnego urzeczywistnienia rynku wewnętrznego usług pocztowych Wspólnoty) ma nastąpić pełna liberalizacja rynku usług pocztowych (Polska skorzystała z przedłużonego okresu dostosowawczego).
To otwiera operatorom prywatnym możliwości konkurencji z dominującą firmą pocztową. A jest o co walczyć, gdyż – jak wynika z raportu UKE w 2010 r. – zrealizowano ponad 1,7 mld powszechnych usług pocztowych, które wygenerowały prawie 4,3 mld zł przychodu. Działalność z zakresu doręczania listów i przesyłek odbywa się na podstawie ustawy z 12 czerwca 2003 r. – Prawo pocztowe.
Kiedy wystąpić o zezwolenie
Ustawa – Prawo pocztowe stanowi, jaki zakres działalności wymaga uzyskania zezwolenia lub wpisu do rejestru prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
Zgodnie z prawem zezwolenia wymaga działalność pocztowa w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek dla ociemniałych, a także przesyłek z korespondencją do 2000 g, z wyłączeniem tzw. usług powszechnych, dla których na razie monopol ma operator publiczny (do 50 g).
Pozostała działalność pocztowa nie wymaga zezwolenia, jednak jest ona działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej i podlega wpisowi do rejestru. Przykładem może być przekazywanie paczek o wadze powyżej 2000 g.
Wyjątkiem od tej reguły jest działalność pocztowa polegająca na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu druków bezadresowych oraz działalność wykonywana przez agenta lub agenta pocztowego na podstawie umowy agencyjnej, zawartej z operatorem zgodnie z przepisami prawa cywilnego. Te dwa zakresy działalności nie wymagają wpisu do rejestru.
Wymogi formalne
Przedsiębiorca, jego wspólnicy oraz członkowie zarządów spółek kapitałowych prowadzący działalność pocztową nie mogą być karani za umyślne przestępstwo przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Osoby te nie mogą być skazane prawomocnym orzeczeniem zakazującym wykonywania działalności objętej zezwoleniem.
Ponadto przedsiębiorca gwarantuje przestrzeganie tajemnicy pocztowej (zabezpieczenie przesyłek, zabezpieczenie środków transportu, zabezpieczenie magazynów sortowni, zabezpieczenie systemów informatycznych i baz danych), określa przejrzyste i niedyskryminujące warunki postępowania reklamacyjnego oraz musi posiadać odpowiednią bazę organizacyjno-techniczną (bazy, sortownie, środki transportu).
Co we wniosku
Zezwolenie wydaje się na pisemny wniosek złożony do Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Można go znaleźć na stronie internetowej urzędu (www.uke.gov.pl). Istnieje możliwość przesłania go drogą elektroniczną. Wniosek zawiera kompleksowe dane o przedsiębiorcy (m.in. nazwa, adres), oznaczenie formy prawnej przedsiębiorcy oraz jego numer w rejestrze przedsiębiorców lub ewidencji działalności gospodarczej oraz numer identyfikacji podatkowej.
We wniosku przedsiębiorca musi określić także zakres prowadzonej działalności gospodarczej oraz sposób jej realizacji. Ponadto należy opisać obszar, na którym będzie wykonywana działalność pocztowa wraz z opisem gęstości sieci w poszczególnych województwach.
Do wniosku o wydanie zezwolenia w przypadku spółek handlowych należy dołączyć listę członków zarządu, prokurentów oraz członków rady nadzorczej, listę akcjonariuszy, którzy posiadają więcej niż 5 proc. akcji imiennych albo listę wspólników. Każda w wyżej wymienionych osób musi podać szczegółowe informacje osobowe (m.in. PESEL, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, adres zamieszkania i zameldowania).
W przypadku osób fizycznych, mają one obowiązek złożyć tylko komplet danych personalnych. W przypadku obu spółek osoby zasiadające w jej władzach lub właściciele muszą do wniosku dołączyć wyciąg z Krajowego Rejestru Karnego. Ponadto do wniosku przedsiębiorca dołącza także regulamin świadczenia usług pocztowych. Złożenie wniosku podlega opłacie skarbowej w wysokości 616 zł.
Co powinien zawierać regulamin
Regulamin świadczenia usług pocztowych jest ważnym dokumentem. Powinien zawierać informacje o zasadach i warunkach korzystania z usług pocztowych, opis okoliczności uzasadniających uznanie usług za niewykonane oraz postępowania w takim przypadku wraz z procedurą rozpatrywania skarg i reklamacji.
Ponadto w regulaminie musi się znaleźć opis sytuacji, w których operator może zażądać otwarcia przesyłki czy też przesłanek do uznania skuteczności jej doręczenia. Regulamin jest podawany do publicznej wiadomości.
Spełnione warunki
Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej wydaje zezwolenie, jeśli spełnione zostały wszystkie opisane warunki. Zezwolenie jest na czas nieoznaczony i zawiera dane operatora pocztowego, zakres prowadzonej działalności oraz obszar, na którym będzie ona wykonywana. Należy działać na podstawie i w ramach obowiązującego prawa, aby nie utracić zezwolenia, gdyż w przypadku jego cofnięcia ponownie wydane może być nie wcześniej niż po trzech latach.
Prezes UKE może cofnąć zezwolenie, jeśli przedsiębiorca przestaje spełniać którykolwiek z opisanych wyżej warunków albo gdy wykonuje działalność w sposób sprzeczny z prawem lub gdy zagraża ona bezpieczeństwu państwa.
Jednocześnie prezes UKE ma prawo do cofnięcia lub ograniczenia zakresu lub obszaru działalności, jeśli w terminie sześciu miesięcy od otrzymania zezwolenia przedsiębiorca nie rozpocznie działalności gospodarczej lub jeśli ogłosi upadłość. Zgodnie z ustawą cofnięcie następuje po bezskutecznym wezwaniu operatora do usunięcia nieprawidłowości.
Wpis do rejestru
Jeśli przedsiębiorca chce prowadzić działalność, która wymaga uzyskania wpisu do rejestru operatorów pocztowych, powinien złożyć odpowiedni wniosek do UKE. Podobnie jak w przypadku wniosku o wydanie zezwolenia. Można go złożyć drogą elektroniczną, a jego wzór wisi na stronie internetowej.
Ustawa przewiduje także obowiązek spełnienia analogicznych warunków formalnych od przedsiębiorcy (niekaralność, zapewnienie przestrzegania tajemnicy pocztowej oraz bezpieczeństwa przesyłek, regulamin świadczenia usług wraz opisem procesu zgłaszania reklamacji).
Wniosek o wpis do rejestru operatorów pocztowych zawiera dane przedsiębiorcy, oznaczenie formy prawnej i numer w rejestrze przedsiębiorców lub ewidencji działalności gospodarczej, numer identyfikacji podatkowej, określenie zakresu działalności pocztowej oraz obszar, na jakim ma być ona prowadzona.
Wraz z wnioskiem przedsiębiorca składa podpisane oświadczenie o następującej treści:
„Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru operatorów pocztowych są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie objętym obowiązkiem uzyskania wpisu do rejestru operatorów pocztowych, określone w ustawie z 12 czerwca 2003 r. – Prawo pocztowe”.
Przedsiębiorca jest obowiązany do przechowywania wszystkich dokumentów niezbędnych do wykazania spełnienia warunków wykonywania działalności objętej obowiązkiem wpisu do rejestru.
Złożenie wniosku podlega opłacie skarbowej w wysokości 412 zł. W przypadku zmian danych objętych wpisem do rejestru oraz w przypadku podjęcia decyzji o zawieszeniu działalności należy w ciągu 14 dni poinformować o tym prezesa UKE. Wykreślenie podmiotu z rejestru może nastąpić na wniosek operatora, albo z urzędu w przypadku, gdy doszło do zaprzestania wykonywania działalności pocztowej, uprawomocnienia się decyzji o cofnięciu zezwolenia oraz w przypadku gdy firma przestała spełniać warunki określone we wniosku.
Uwaga!
Zgodnie z prawem uzyskane zezwolenie, czy wpis do rejestru nie przechodzą na podmioty powstałe w wyniku jego podziału albo łączenia się z innymi podmiotami.
Jakie opłaty
Każdy z operatorów ma prawo stosować własne znaki potwierdzające opłacenie usługi pocztowej. Ważne, aby zgłosić ich wzór prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W przypadku ich niezgłoszenia urząd może nałożyć na operatora karę nawet w wysokości
2 proc. przychodów uzyskanych z działalności pocztowej.
Uprawnienia kontrolne
Prezes UKE jako organ rejestrujący ma też prawo do kontroli podmiotów wykonujących działalność pocztową. Może kontrolować m.in. czy przedsiębiorstwo wykonuje swoją działalność zgodnie z prawem, czy nie narusza uprawnień operatora publicznego.
Pracownicy UKE po okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu pisemnego upoważnienia prezesa UKE mają prawo dostępu do dokumentów, wstępu do wszystkich obiektów i nieruchomości, przeprowadzania oględzin, ważenia przesyłek czy też sprawdzania wysokości pobieranych opłat.
Podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić dostęp kontrolera do danych i materiałów.
Najpierw zezwolenie, potem wpis
1. Założyć firmę spełniającą wymogi formalne.
2. Sprawdzić, czy trzeba posiadać zezwolenie lub wpis do rejestru.
3. Złożyć stosowny wniosek (zezwolenie lub wpis do rejestru) do prezesa UKE.
4. Uiścić opłatę skarbową.
5. Jeśli przepisy wymagają złożenia obu wniosków, to w pierwszej kolejności uzyskać zezwolenie, następnie wpis do rejestru.
6. Można zacząć działać.
Grzegorz Byszewski ekspert Pracodawcy RP
Komentuje Grzegorz Byszewski, ekspert Pracodawcy RP
Internet z jednej strony przyśpieszył obieg informacji i zmniejszył liczbę przesyłanych listów, a więc i dochody operatorów pocztowych, ale z drugiej upowszechnił zakupy poprzez sieć.
To jest właśnie nisza, z której dotychczas korzystali prywatni operatorzy. Także otwarcie dostępu do konkurowania z publicznym operatorem w najmniejszej kategorii wagowej listu jest interesujące biznesowo.
Warto pamiętać, że nadal wiele pism urzędowych lub formalnych (jak np. wyciągi z banku) przesyła się tradycyjną drogą.
Z pewnością uzyskanie klientów korporacyjnych będzie zadaniem dla nowych operatorów. Wydaje się jednak, że kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej będzie szybkość realizowania usługi i jakość obsługi coraz bardziej wymagającego klienta.
