Ubezpieczenie OC członków zarządu: Jak ograniczyć zakres odpowiedzialności członków zarządu

Członkowie zarządu mają szereg uprawnień, ale jednocześnie mogą ponosić poważną odpowiedzialność w związku z pełnioną funkcją.

Niekorzystna umowa

Poza odpowiedzialnością za zobowiązania cywilnoprawne lub podatkowe spółki mogą oni zostać pociągnięci do odpowiedzialności karnej lub karnej skarbowej.

Odpowiedzialność cywilnoprawna może dotyczyć w szczególności:

- odpowiedzialności wobec spółki za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki (np. zawarcie umowy niekorzystnej dla spółki), chyba że nie ponosi winy;

- odpowiedzialności wobec osób trzecich – w sytuacji, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu mogą ponieść odpowiedzialność za zobowiązania spółki (np. gdy majątek spółki nie wystarcza na pokrycie jej zobowiązań). W pewnych okolicznościach członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności, m.in. gdy wykaże, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia tego wniosku wierzyciel nie poniósł szkody.

Szczegóły dotyczące zasad, zakresu i ograniczenia odpowiedzialności mogą różnić się między członkami zarządu (m.in. w związku z formą zatrudnienia czy też przydzieleniem odmiennego zakresu zadań w drodze umów o pracę, regulaminów zarządu itp.).

Popełnienie przestępstwa

Pociągnięcie członka zarządu do odpowiedzialności karnej może nastąpić m.in. w wyniku popełnienia przestępstwa określonego przez:

- kodeks spółek handlowych (np. niezgłoszenie wniosku o upadłość spółki pomimo warunków uzasadniających złożenie takiego wniosku);

- ustawę o rachunkowości (np. niesporządzenie sprawozdania finansowego lub zawarcie w nim nierzetelnych danych);

- kodeks karny (np. zawarcie niekorzystnej dla spółki transakcji).

Osoby, które zostały skazane prawomocnym wyrokiem za popełnienie niektórych przestępstw (m.in. za wyrządzenie spółce znacznej szkody majątkowej), nie mogą przez pewien okres pełnić funkcji członka zarządu (rady nadzorczej, komisji rewizyjnej albo być likwidatorem). Zakaz ten ustaje z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego, jednakże nie może zakończyć się wcześniej niż z upływem trzech lat od dnia zakończenia okresu odbywania kary.

Co więcej, w przypadku nadużycia stanowiska albo uznania, że dalsze zajmowanie stanowiska zagraża istotnym dobrom chronionym prawem, sąd może orzec zakaz zajmowania stanowiska (od roku do dziesięciu lat).

Warto również dodać, że w razie prawomocnego orzeczenia przez sąd polski wobec osoby mającej miejsce stałego pobytu za granicą albo prowadzącej działalność zawodową za granicą zakazu zajmowania określonego stanowiska, polski sąd może wystąpić z wnioskiem o wykonanie orzeczenia (za pośrednictwem ministra sprawiedliwości) do właściwego organu państwa, na terytorium którego ta osoba stale przebywa, posiada mienie lub prowadzi działalność.

Oznacza to, że członek zarządu w Polsce, wobec którego orzeczono  środek karny, może mieć zakaz zajmowania stanowiska również w innym kraju UE.

Zaległości podatkowe

Osoby pełniące funkcję członka zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim prywatnym majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.

Odpowiedzialność ta jest wyłączona, jeżeli członek zarządu:

- wykazał, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie zapobiegające ogłoszeniu upadłości (postępowanie układowe) albo wykazał, że niezgłoszenie ww. wniosku lub niewszczęcie ww. postępowania nastąpiło bez jego winy;

- wskazuje mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

Odpowiedzialność członków zarządu obejmuje w szczególności zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez nich obowiązków członka zarządu.

Członkowie zarządu mogą zostać obciążeni również odpowiedzialnością za niezapłacone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (uchwała Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2008 r., II UZP 3/08).

Osoby pełniące funkcję członka zarządu mogą również zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej skarbowej np. za nieuiszczenie przez spółkę zobowiązania podatkowego.

Jak się bronić

Członkowie zarządu mogą  zastosować rozwiązania, które ograniczą ich odpowiedzialność. W takim celu można podjąć  następujące działania:

- wykupić ubezpieczenia D&O (ubezpieczenie kadry zarządzającej);

- sporządzić regulamin zarządu z precyzyjnym opisem zadań poszczególnych członków zarządu;

- sporządzić precyzyjne umowy z członkami zarządu czy też zewnętrznymi dostawcami usług;

- wdrożyć wewnętrzne procedury w zakresie sporządzania i podpisywania deklaracji podatkowych,

- uzyskać interpretację przepisów prawa podatkowego jeszcze przed dokonaniem transakcji;

- prowadzić archiwizację dokumentów umożliwiających skuteczną obronę (tworzenie tzw. defence files).

Autorka jest radcą prawnym w kancelarii PwC Legal