Delegacje służbowe: Kosztowna zagraniczna delegacja jednośladem

Jeśli zakład pracy nie należy do sfery budżetowej, to warunki wypłacania należności za delegacje służbowe precyzuje układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę, jeżeli nie jest objęty układem lub nie ma obowiązku wydania regulaminu. Jednak odnoszące się do tego postanowienia mają istotne ograniczenie – nie mogą ustanawiać poziomu diety niższej, niż wynosi krajowa w budżetówce (obecnie to 23 zł).

Świadczenia przysługujące z racji podróży odbywanych na polecenie prywatnego pracodawcy wolno wypłacać zatrudnionym także na podstawie przepisów dotyczących tzw. budżetówki zawartych w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

- na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),

- poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zgodnie z nimi to zatrudniający m.in. określa środek transportu, którym pracownik będzie podróżował. Inicjatywa może tu należeć także do podwładnego, ale każdorazowo to szef ma decydujące zdanie co do tego, w jaki sposób zatrudniony dotrze do celu podróży i jak stamtąd wróci.

Przejazdy na potrzeby delegacji służbowej mogą odbywać się np. autobusem, pociągiem, promem lub samolotem. Wtedy koszty korzystania ze środka lokomocji zwraca się w wysokości ceny biletów, po uwzględnieniu ulg i dodatkowych opłat, np. za miejsce sypialne.

Pracodawca ma prawo zgodzić się też na wyjazd delegowanego własnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. Co do zasady jednak dwa ostatnie rodzaje pojazdów wolno wykorzystać wyłącznie przy delegacjach po Polsce.

Niezrozumiałe pominięcie

Rozporządzenie traktujące o zagranicznych wyjazdach służbowych milczy w sprawie refundowania kosztów poruszania się motocyklem bądź motorowerem. Ustawodawca nie przewidział możliwości używania jednośladów przy delegacjach poza krajem.

Trudno znaleźć logiczne uzasadnienie dla takiego ograniczenia. Prawdopodobnie twórcy prawa uznali, że pracownicy wysyłani w zagraniczną podróż, która z reguły wymaga pokonywania znacznych odległości, nie będą chcieli przemieszczać się mniej komfortowymi od samochodów motocyklami.

Tymczasem wyjazd poza Polskę może wiązać się z przebyciem dużo krótszej drogi niż przy niejednej delegacji krajowej. Niecelowe byłoby odmówienie podwładnemu odbycia zagranicznej podróży jednośladem np. na trasie Szczecin - Berlin. Tym bardziej, że byłaby to tańsza i szybsza forma transportu.

Dlatego w moim przekonaniu firmy mają prawo zgadzać się na podróżowanie delegowanego motocyklem nie tylko w odniesieniu do „krajówek”, ale również do delegacji zagranicznych. Także wtedy, gdy stosują przepisy obowiązujące w budżetówce.

Pojawią się daniny

Jeżeli pracownik udaje się w podróż służbową własnym pojazdem, należy mu się zwrot kosztów jazdy w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, wyznaczoną przez pracodawcę. Aby świadczenie to miało zwolnienie podatkowo-składkowe, stawka nie może przekraczać:

- 0,5214 zł – dla auta osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

- 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności większej niż 900 cm3,

- 0,2302 zł – dla motocykla,

- 0,1382 zł – dla motoroweru.

Kiedy pracodawca jest hojniejszy, nadwyżka ponad te limity podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Składki ZUS i podatek należy naliczyć również wtedy, gdy firma refunduje wydatki poniesione na przejazdy motocyklem (lub motorowerem) podczas delegacji poza granicami kraju.