Taki wniosek może płynąć z analizy prawnej zarówno przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), jak i dotychczasowego orzecznictwa w sprawie ujawniania listy chronionych związkowców. Zacznijmy jednak od początku.

Związek musi się spowiadać

Swego czasu rozgorzała dyskusja na temat tego, kiedy związek zawodowy ma obowiązek przekazać pracodawcy listę osób chronionych. Art. 30 § 21 ustawy z 23 maja 1991 o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.) stanowi bowiem, że w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca ma obowiązek zwrócić się do tej organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony.

Interpretacja tego przepisu budzi kontrowersje w doktrynie, ale wielu prawników sądzi, że związek musi podać pracodawcy imienną listę pracowników chronionych (swoich członków oraz pracowników niezrzeszonych podlegających obronie) niezależnie od tego, czy pracodawca wskaże konkretny cel.

Dodatkowo w razie zmiany związek powinien ją jeszcze aktualizować. Zbliżone stanowisko zajął Sąd Najwyższy (wyrok z 25 lipca 2003, I PK 305/02, oraz z 23 stycznia 2002, I PKN 809/00). Tyle teoria.

Przepis sobie, praktyka sobie

W praktyce bowiem związki zawodowe z pełną świadomością nie wskazują listy chronionych pracowników, nie mówiąc już o jej aktualizacji. Powołują się w tym zakresie m.in. na inne orzecznictwo sądów i interpretację głównego inspektora ochrony danych osobowych. Jeśli chodzi o sądy, to np. Wojewódzki Sąd Administracyjny  w Warszawie w wyroku z 26 sierpnia 2010 (II Sa/WA 923/10) zaznaczył, że w pierwszej fazie współdziałania pracodawca pyta związek, czy dany pracownik podlega obronie (wskazując nazwisko takiej osoby).

Pytając jednak o to, szef musi dodatkowo powiadomić organizację związkową o konkretnym celu, do którego potrzebuje tej informacji. Jeżeli zatem chce wypowiedzieć umowę o pracę, to ma obowiązek powiadomić organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikom wskazanym na liście, prosząc o informację, czy podlegają oni ochronie.

Nie chodzi tu jednak o podanie przyczyny zwolnienia. To ma bowiem miejsce dopiero na etapie drugim, tj. konsultacji, gdy pracodawca, już po uzyskaniu podania przez związek, kto spośród wskazanych związkowi pracowników jest chroniony, konsultuje zwolnienie konkretnych osób.

Jeśli chodzi natomiast o GIODO, to urząd twierdzi, że związek nie tylko nie musi, ale wręcz nie może przekazać pracodawcy listy członków i pracowników niezrzeszonych podlegających ochronie, jeżeli pracodawca nie wskaże celu posiadania tej informacji. W przeciwnym razie naruszy art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, bo będą one przetwarzane nieadekwatnie do celu (stanowisko GIODO z 4 stycznia 2008,  GI-DOLiS-024/985/07/196/08).

Tym samym i WSA, i GIODO zdjęli ze związków obowiązek informowania o nazwiskach chronionych pracowników, akceptując sytuację polegającą na tym, że to nie związek, a pracodawca musi podać imię i nazwisko osoby, którą chce zwolnić. Inaczej nie dowie się, czy zamiar zwolnienia danego pracownika podlega w ogóle konsultacji związkowej.

Dlatego w praktyce, chcąc realizować obowiązek konsultacji, pracodawcy pierwsi wychodzą z inicjatywą i przedstawiają listę osób do zwolnienia, a związek odnosi się wówczas tylko do nazwisk korzystających z jego ochrony.

W większym wymiarze

Problem jednak w tym, że w chwili przekazania takiej listy przez pracodawcę jest prawie pewne, że nie wszystkie wskazane na niej nazwiska to nazwiska pracowników chronionych. Dlatego idąc tokiem argumentacji GIODO, można zadać przewrotne pytanie, czy znajdujące się na tym wykazie dane pracowników (nieobjętych ochroną) będą w świetle art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzane w sposób adekwatny do celu.

Może być przecież tak, że spośród dziewięciu wytypowanych tylko pięciu jest chronionych, a pozostali nie są objęci związkową ochroną. To spowoduje, że związek pozna nazwiska osób, które nie korzystają z jego ochrony, a które mają stracić pracę. Zdaniem niektórych prawników te osoby (tak samo jak widniejące na liście stworzonej przez związek) mogą zarzucić naruszenie ochrony ich danych osobowych, bo art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych dotyczy także ich.

To z kolei oznacza, że ochrona danych osobowych konkretnych pracowników jest w ujęciu tej regulacji taka sama bez względu na to, na której liście (utworzonej przez pracodawcę czy związek) znajdą się ich nazwiska >patrz ramka 1.

Bez uzgodnień

Sprawa jest jednak dyskusyjna >patrz ramka 2. Na razie ani GIODO, ani sądy nie odnosili się do tych wątpliwości. Gdyby jednak ich interpretacja była taka sama jak przy udostępnianiu listy przez związek, to w praktyce doszłoby do patowej sytuacji, bo klauzula konsultacji ze związkami zawodowymi zostałaby zawieszona w próżni.

Związek nie przedstawi bowiem listy chronionych pracowników, a pracodawca może – z obawy przed ryzykiem naruszenia danych osobowych pracowników niechronionych przez związek –  nie zapytać związku, czy te osoby są chronione.

Co wówczas? Trudno przesądzać, ale pamiętajmy, że  ustawa o związkach zawodowych nie pozostawia wątpliwości. W art. 30 § 21, który nakłada obowiązek poinformowania o pracownikach korzystających z jej ochrony, stanowi, że nieudzielenie tej informacji w ciągu pięciu dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników.

Komentuje Grzegorz Ruszczyk, radca prawny w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Obowiązek związku  podania listy na ogólne zapytanie pracodawcy byłby zgodny z art. 27 ust. 2 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych, bo zgodnie z nim pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe w niezbędnym zakresie w celach związanych z zatrudnieniem, gdy zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie.

Znajomość listy pracowników chronionych jest niezbędna dla pracodawcy, aby przetwarzanie danych osobowych pracowników było zgodne z prawem. Inaczej będzie ujawniał informacje o zamiarze zwolnienia pracowników niechronionych, a to uzasadnia argumentację, że ich dane osobowe zostaną naruszone, bo pracodawca będzie je przetwarzał nieadekwatnie do celu.

Nie ma bowiem podstawy prawnej, aby związek wiedział, że pracodawca zamierza zwolnić też pracowników niechronionych. Tym samym, idąc za GIODO i WSA, przekazanie przez pracodawcę nazwisk konkretnych osób (tak jak w przypadku przekazania pełnej listy chronionych pracowników przez zoz bez konkretnego celu) jest prawnie nieuzasadnione.

Jeżeli stosować wyrok WSA, okazuje się, że mamy dwie grupy pracowników. Pracowników chronionych, których dane są lepiej zabezpieczone – związek nie może ich ujawnić, oraz tych, którzy ochronie związkowej nie podlegają i informacja o zamiarze ich zwolnienia jest podana związkowi bez ich wiedzy. To już z kolei narusza tzw. negatywną wolność związkową, bo osoby „nieuzwiązkowione” są traktowane gorzej.

Komentuje Grzegorz Trejgel, radca prawny w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy

Nie zgadzam się z poglądem, że przekazując związkom listę kandydatów do zwolnienia, pracodawca narusza art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych. W tym zakresie ich przetwarzanie jest bowiem adekwatne do celu i wynika z przepisów prawa – art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych.

Moim zdaniem ten przepis  należy interpretować tak, że to pracodawca, który nie jest pewien, kto korzysta z obrony związku, musi się zwrócić do związku o aktualizację takiej listy lub jej przekazanie. Organizacja związkowa w żadnym razie nie musi sama z siebie aktualizować ani przedstawiać imiennej listy pracowników.

Pogląd, że pracodawca może wystąpić o imienną (zbiorczą) listę pracowników korzystających z obrony związku zawodowego w indywidualnych sprawach z zakresu prawa pracy, bez podania konkretnego celu związanego z zamiarem dokonania wobec pracowników określonych czynności prawnych związanych ze stosunkiem pracy, oraz że związek zawodowy powinien ją przedstawić i aktualizować z własnej inicjatywy, nie znajduje odzwierciedlenia w praktyce sądów niższych instancji.

Mam na myli wyroki Sądu Rejonowego w Poznaniu (V P 1819/09) oraz Sądu Rejonowego w Białej Podlaskiej (VI P 132/09).

Sławomir Paruch, wspólnik w kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak, kierujący jej departamentem prawa pracy

Z żadnego przepisu nie wynika, że na potrzeby konsultacji ze związkami zawodowymi pracodawca ma przedstawiać listę osób do zwolnienia.

Dlatego dyskusja na temat tego, czy podanie takiej listy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, nie jest niezbędna. To związek zawodowy musi, zgodnie z art. 30 ust. 21 uzz, wskazać pracowników objętych obroną związkową. Podanie ich liczby (tak jest w przypadku art. 151 uzz) nie stanowi wypełnienia omawianego obowiązku.

Tak wynika nie tylko z wykładni językowej wskazanych przepisów, ale przede wszystkim z wykładni systemowej. Pogląd ten znajduje jednoznaczne potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 5 października 2007, II PK 27/07; wyrok z 7 maja 2007, II PK 305/06; wyrok z 25 lipca 2003, I PK 305/02).

Stanowisko GIODO, niestety, nie uwzględnia szerszego kontekstu wykładni systemowej, w szczególności nie bierze pod uwagę, że imienna informacja o bronionych pracownikach jest przekazywana adekwatnie do celów przetwarzania danych.

Pracownik, decydując się na skorzystanie z obrony związkowej, niewątpliwie zdaje sobie z tego sprawę i zapewne chce, by pracodawca o tym fakcie wiedział, bo dzięki tej świadomości może realizować ciążące na nim obowiązki, jak choćby ten dotyczący konsultacji.