Osoby zasiadające w radzie nadzorczej spółki najczęściej nie są jej pracownikami. W ich wypadku nie można więc mówić o podróżach służbowych w rozumieniu art. 77
5
§ 1
.
Członkowi rady nadzorczej może jednak przysługiwać zwrot wydatków z tytułu podróży na podstawie zawartej z nim umowy cywilnoprawnej czy też innych wewnątrzzakładowych regulacji.
Wypłaty takie zawsze muszą wynikać z obowiązującego w spółce dokumentu (np. zarządzenia, uchwały). Trzeba w nim określić zasady ich ustalania. W praktyce często stosuje się odesłanie do rozporządzeń w sprawie krajowych i zagranicznych podróży służbowych.
Osoby otrzymujące takie kwoty korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, o ile spełnione są kryteria określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Przede wszystkim świadczenia nie mogły zostać zaliczone przez otrzymującego do kosztów uzyskania przychodów.
Jest też drugi warunek. Świadczenia zostały poniesione:
- w celu osiągnięcia przychodów lub
- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Koszty podróży obejmujące delegację rady nadzorczej i wydatki z nią związane (właściwie udokumentowane) co do zasady są więc zwolnione z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.
Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 marca 2010 (MILPB1/415 1396/ 09-5/AMN).
Bez składek ZUS
Pełnienie funkcji członka rady nadzorczej nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, lecz jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego. Składkę nalicza się od wszystkich przychodów uzyskiwanych z tytułu pełnionej funkcji. Przychody otrzymywane przez osoby należące do rad nadzorczych to na gruncie przepisów ustawy o PIT przychody z działalności wykonywanej osobiście.
Do przychodów tych należą otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Przychodem z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej jest każdy rodzaj świadczenia związany z pełnioną funkcją, bez względu na formę jego przyznania, czyli m.in. zapewnione przez spółkę zakwaterowanie na czas posiedzenia rady.
Nie ma przepisu, który wyłączałby z podstawy wymiaru ubezpieczenia zdrowotnego takich osób należności z tytułu podróży oraz inne świadczenia związane z pełnieniem funkcji członka rady nadzorczej.
Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych przy określaniu podstawy wymiaru składki dla takich osób wskazuje jedynie, że jest to kwota przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymywanego z tytułu pełnionej funkcji.
Trzeba jednak pamiętać, że na gruncie ustawy o PIT przychodem dla takiej osoby są również należności z tytułu podróży, które korzystają ze zwolnienia. Na tej podstawie można uznać, że przychód stanowiący podstawę obliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne powinien zostać powiększony o należności z tytułu podróży tych osób (np. diety i inne należności związane z podróżą).
Oznacza to, że do przychodów tych należy również zaliczyć pieniądze oraz wartość świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych przez członka rady nadzorczej.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT wyłącza z kosztów podatkowych wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Czy wypłacone kwoty są kosztem
Pojawia się więc pytanie, czy do wydatków objętych tym ograniczeniem należy zaliczyć wszelkie kwoty związane z pełnieniem funkcji w składach rad nadzorczych. Interpretacje organów podatkowych są różne.
Wcześniejsze odpowiedzi wskazywały, że kosztem spółki związanym z funkcjonowaniem rady nadzorczej może być jedynie wynagrodzenie wypłacane z tytułu pełnionych funkcji. Nowsze są jednak bardziej korzystne dla podatników i pozwalają na uwzględnianie w kosztach podatkowych pewnych wydatków związanych z funkcjonowaniem rad nadzorczych.
W piśmie z 3 grudnia 2008 (IPPB3/423W-904/08-7/ER) Izba Skarbowa w Warszawie
uznała, że kosztem są :
- wydatki związane z wyborami do rady nadzorczej, np. ogłoszenia prasowe o organizowanych wyborach, druk kart do głosowania,
- zakup kawy, herbaty i słodyczy, które są serwowane na posiedzeniach rady,
- opłata za wynajęcie pomieszczeń na posiedzenie,
- koszty przygotowania sali do narady lub posiedzenia,
- zakup materiałów piśmiennych.
Uwzględnić można również zakup sprzętu biurowego (komputery, drukarki itp.), wydatki na opłaty za połączenia telefoniczne, zakup prasy, doradztwo prawne, koszty tłumaczenia dokumentów – jeżeli nie mają charakteru wydatków osobowych na rzecz członków rady nadzorczej, nie stanowią przysporzenia majątkowego dla tych osób, wiążą się tylko z funkcjonowaniem rady nadzorczej i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2010 (IBPBI/2/423-1404/09/BG).
Lepiej dać wyższe wynagrodzenie
Podsumowując, wydatki na rzecz samego organu, a nie poszczególnych jego członków, mające na celu sprawne jego funkcjonowanie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych według ogólnych zasad określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Biorąc to pod uwagę, istnieją argumenty, aby wydatki związane z podróżami członków rady nadzorczej (jako niestanowiące przysporzenia majątkowego dla tych osób i wiążące się wyłącznie z funkcjonowaniem organu) uznać za koszty uzyskania przychodu spółki.
Organy podatkowe jednak się na to nie zgadzają. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest więc ustalenie wynagrodzenia dla członków rady z uwzględnieniem ponoszonych przez nich kosztów podróży i zobowiązanie tych osób do ich ponoszenia.
Wówczas całe wynagrodzenie jest kosztem podatkowym spółki. Pamiętać jednak wówczas należy, że całość wynagrodzenia będzie podlegać opodatkowaniu PIT.
Poczęstunek i artykuły biurowe można uwzględnić
Wydatki poniesione na zorganizowanie w siedzibie spółki posiedzenia rady nadzorczej nie mają charakteru reprezentacyjnego, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów, wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Z racji swojego przeznaczenia i charakteru nie spełniają one również przesłanki z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, ponieważ nie mają charakteru wydatków osobowych na rzecz członków rady nadzorczej, lecz wiążą się z jej funkcjonowaniem. Kwoty te mogą więc zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki.
Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 11 lutego 2011 (IBPBI/2/423-1597/10/AK).
Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 11 lutego 2011 (ILPB3/423-907/10-2/GC)
odpowiedziała na pytanie, czy spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz funkcjonowania rady nadzorczej związane z jej funkcjonowaniem, np. materiały piśmiennicze, koszty obsługi administracyjnej, zakup prasy, wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków i słodyczy serwowanych na posiedzeniach, koszty podróży służbowych, koszty eksploatacji samochodu służbowego i korzystania z telefonu służbowego. Zdaniem spółki wszystkie te wydatki nie mają charakteru osobistego.
Izba uznała, że stanowisko spółki jest nieprawidłowe w części dotyczącej wydatków z tytułu podróży służbowych oraz eksploatacji samochodu. Pozostałe kwoty mogą natomiast zostać zaliczone do kosztów podatkowych.
Kiedy trzeba powołać organ nadzorujący
Rada nadzorcza musi funkcjonować w każdej spółce akcyjnej. W spółkach z o.o. co do zasady nie ma takiego obowiązku.
Jeśli jednak kapitał zakładowy jest wyższy niż 500 tys. zł a wspólników jest więcej niż 25, to powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.
Autor jest doradcą podatkowym w Spółce Taxa Group sp.z o.o. we Wrocławiu
Czytaj również:
Zobacz serwis:
Firma » Spółki » Rada nadzorcza
