Sposób przeprowadzenia kontroli i obowiązki firm w tym zakresie regulowane są zapisami umowy o dofinansowanie.
[b]Uwaga! [/b]Firma, która otrzymała wsparcie, ma obowiązek poddania się kontroli, bo w przeciwnym razie grozi jej nawet wypowiedzenie umowy o dofinansowanie przez właściwą instytucję. W niektórych przypadkach może być to równoznaczne z koniecznością zwrotu otrzymanych pieniędzy wraz z odsetkami.
[srodtytul]Czas i miejsce[/srodtytul]
Kontrola na miejscu, jak sama nazwa wskazuje, zazwyczaj przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu. Jeśli inwestycja przebiega w innej lokalizacji niż siedziba beneficjenta, także w niej może on spodziewać się wizyty osób uprawnionych.
Taka potrzeba może w szczególności zaistnieć, jeżeli w miejscu realizacji projektu na moment przeprowadzania kontroli prowadzone są np. wyłącznie prace budowlane, a całość dokumentacji związanej z projektem znajduje się w siedzibie przedsiębiorcy.
Wspomniana kontrola może być przeprowadzana w czasie realizacji projektu, a także w tzw. okresie trwałości, który dla dużych przedsiębiorców wynosi pięć lat od zakończenia projektu, a dla przedsiębiorstw należących do sektora małych i średnich – trzy lata od zakończenia projektu.
[srodtytul]Co jest sprawdzane [/srodtytul]
Celem kontroli projektów inwestycyjnych współfinansowanych z funduszy europejskich jest przede wszystkim ocena prawidłowości i skuteczności ich realizacji. Przeprowadza się ją zwłaszcza poprzez weryfikację, czy:
- planowane do nabycia towary i usługi zostały faktycznie nabyte i dostarczone;
- zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione;
- sposób realizacji projektu, ponoszenia wydatków, dokonywania zakupów inwestycyjnych itp. jest zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (krajowego i wspólnotowego) w tym zakresie;
- zadeklarowane w dokumentacji aplikacyjnej wskaźniki projektu są osiągane (np. wskaźnik dotyczący powierzchni budowanej hali czy liczby nabywanych maszyn).
[srodtytul]Jakie dokumenty mieć pod ręką[/srodtytul]
Kontrola polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej projektu, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców, dostawców towarów lub usług i umów z nimi zawartych, dokonaniu oględzin miejsca realizacji projektu, przeprowadzeniu rozmów z odpowiednimi osobami i zebraniu stosownych wyjaśnień.
W szczególności sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów posiadanych przez beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone wcześniej w ramach wniosków o płatność, rozliczających transze dotacji lub raportujących postęp rzeczowy projektu. Szczegółowy zakres weryfikowanych dokumentów w znacznym stopniu zależy od rodzaju realizowanego projektu.
Inne dokumenty będą bowiem wymagane przy ponoszeniu wydatków stricte inwestycyjnych (m. in. faktury, protokoły odbioru), inne przy rozliczaniu kosztów pracy dla nowych pracowników (m. in. listy płac, umowy o pracę), a inne przy realizacji prac badawczo-rozwojowych (m. in. amortyzacja aparatury badawczej wykorzystywanej w projekcie).
[srodtytul]Wizyta zapowiedziana...[/srodtytul]
Każdy z beneficjentów programu operacyjnego „Innowacyjna gospodarka” może spodziewać się przeprowadzenia przynajmniej jednej kontroli o wspomnianym wcześniej zakresie w okresie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent jest informowany o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli na co najmniej pięć dni przed jej planowanym terminem. Należy podkreślić, że możliwość zmiany terminu kontroli wskazanego w zawiadomieniu jest zróżnicowana w poszczególnych instytucjach i zależy od indywidualnego przypadku.
[srodtytul]...albo bez ostrzeżenia[/srodtytul]
Dodatkowo, oprócz „standardowej” kontroli, o której beneficjent jest informowany, instytucje określone w umowie o dofinansowanie są również upoważnione do przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli doraźnych, dokonywanych gdy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia istotnych uchybień.
[srodtytul]Dostęp do materiałów[/srodtytul]
W przypadku wspomnianej „standardowej” kontroli wraz z zawiadomieniem o terminie jej przeprowadzenia beneficjent otrzymuje informację o zakresie kontroli i niezbędnej do przygotowania dokumentacji.
W toku kontroli beneficjent ma obowiązek udostępnić wszystkie dokumenty związane z realizowanym przedsięwzięciem i zapewnić dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, a także do systemu komputerowego (zwłaszcza ewidencji księgowej i plików związanych z finansowo-rzeczową realizacją projektu).
Ponadto przedsiębiorca zobowiązany jest do udzielenia wszelkich niezbędnych wyjaśnień, co często wiąże się z koniecznością wezwania osób zaangażowanych w realizację inwestycji. Warto również podkreślić, że zespół kontrolujący ma też prawo gromadzić dowody, które potwierdzą dokonane ustalenia, w postaci m.in. wypisów z dokumentów, kserokopii dokumentów źródłowych, zdjęć, protokołów oględzin.
[srodtytul]Zalecenia pokontrolne[/srodtytul]
Z przeprowadzonej kontroli sporządzana jest pisemna informacja pokontrolna, która przekazywana jest beneficjentowi do akceptacji. Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie określonych uchybień bądź wątpliwości, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które przedsiębiorca zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie.
Kontrolowany ma prawo odnieść się pisemnie do przedstawionych informacji. Należy jednak podkreślić, że niewykonanie przez niego zaleceń pokontrolnych w terminie określonym przez instytucję lub nieprzedstawienie przekonującego uzasadnienia ich niewykonania stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie.
[srodtytul]Bieżący monitoring[/srodtytul]
Oprócz opisanych uprawnień kontrolnych instytucje prowadzą bieżący monitoring realizacji projektu poprzez weryfikację przedkładanych wniosków o płatność lub wniosków sprawozdawczych, które zawierają informacje o poniesionych wydatkach, stopniu postępu, realizacji wskaźników projektu i występujących problemach.
Jeżeli więc beneficjent będzie realizował przedsięwzięcie zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie, skrupulatnie przedstawiał informacje we wnioskach o płatność, na bieżąco kontaktował się z instytucją w razie zaistnienia zmian lub problemów w projekcie, wówczas kontrola nie będzie przykrym doświadczeniem. Dodatkowym warunkiem jest skrupulatne przechowywanie dokumentacji.
[ramka][b]Jak się przygotować[/b]
- zapoznać się z informacją o planowanej kontroli,
- przygotować wymagane dokumenty,
- zapewnić dostęp do plików komputerowych i systemu księgowego,
- zapewnić obecność osób zaangażowanych w realizację projektu (rzeczową i finansową),
- oraz dostęp do miejsca realizacji projektu (placu budowy, parku maszynowego itp.).[/ramka]
[ramka][b]Nadzór nad beneficjentami POIG[/b]
[b]KTO[/b] - Instytucje wskazane w umowie o dofinansowanie
[b]KIEDY[/b] - Okres realizacji projektu + okres trwałości (pięć lat dla dużych przedsiębiorstw, trzy lata dla MŚP)
[b]GDZIE[/b] - Miejsce realizacji projektu/siedziba beneficjenta
[b]CO[/b] - Dokumentacja związana z projektem, pliki komputerowe, system księgowy, hala produkcyjna, park maszynowy, biuro pracowników zatrudnionych w projekcie[/ramka]
[i]Autorka jest starszym konsultantem w Dziale Doradztwa Europejskiego Accreo Taxand[/i]
