Przelewy masowe ułatwiają zarządzanie przepływami finansowymi w firmie, ale nie gwarantują, że należności będą wpływać terminowo. Jeśli klient nie zleci przelewu na czas, usługodawca otrzyma środki z opóźnieniem. Ten problem firma może rozwiązać w inny sposób: promując takie formy opłacania rachunków, w których to ich wystawca kontroluje termin wpływu pieniędzy od kontrahentów.

Taką możliwość stwarza np. polecenie zapłaty (inaczej direct debit). Jest to usługa, którą przedsiębiorca wystawiający faktury na masową skalę może uruchomić w banku prowadzącym jego rachunek. W Polsce jest ona wciąż mało popularna. Tymczasem w wielu krajach znaczna część płatności konsumentów za usługi dokonywana jest właśnie w tej formie.

[srodtytul]Czas na interwencję[/srodtytul]

Z punktu widzenia wystawcy faktur główną zaletą polecenia zapłaty jest zapewnienie sobie terminowości wpłat. W dniu określonym w umowie to usługodawca wystawia zlecenie obciążenia konta klienta określoną kwotą. Ponieważ działający w Polsce system rozliczeń międzybankowych umożliwia przekazanie pieniędzy i zaksięgowanie takiej operacji najdalej w ciągu kilku godzin, zasadniczo nie ma ryzyka, że środki trafią na firmowy rachunek po terminie.

Wyjątkiem są dwie sytuacje. W dniu realizacji polecenia zapłaty na rachunku dłużnika może nie być wystarczająco dużo wolnych środków. Wówczas płatność nie zostanie zrealizowana, dyspozycja będzie odrzucona, a wierzyciel nie otrzyma należnych mu środków.

Ponadto konstrukcja polecenia zapłaty przewiduje cofnięcie przez dłużnika już zrealizowanej płatności bez podania przyczyn. Termin, w którym można to zrobić, zależy od tego, czy pieniądze zostały pobrane z konta osoby fizycznej, czy z rachunku firmy. Konsument ma na cofnięcie płatności 30 dni kalendarzowych, natomiast przedsiębiorstwo musi zareagować szybciej, w ciągu pięciu dni roboczych.

W obu tych sytuacjach płatność może wymagać ręcznej obsługi. Jednak gdy klient ma pieniądze na koncie i nie zdecyduje się cofnąć przelanych przez bank środków, jej przetworzenie odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany.

Największym problemem jest przekonanie kontrahentów, by wyrazili zgodę na tę formę rozliczeń. Choć konstrukcja usługi daje dłużnikowi prawo do cofnięcia zrealizowanej już płatności, pozostaje bariera psychologiczna. I konsumenci, i firmy mają opory przed wyrażeniem zgody, by usługodawca sam sięgnął po pieniądze zgromadzone na ich kontach.

[srodtytul]Przydadzą się rabaty[/srodtytul]

Antybodźce stosują też niektóre banki. Bywa, że dla klienta detalicznego polecenie zapłaty jest droższe niż przelew internetowy. Zachęcanie do stosowania tej formy opłacania rachunków pozostaje więc w gestii przedsiębiorcy. Klientów, którzy wybiorą polecenie zapłaty, można premiować np. rabatem lub dodatkowymi korzyściami w programie lojalnościowym.

Zainicjowanie polecenia zapłaty wymaga pewnych początkowych formalności. Usługodawca, jego klient i zaangażowane w operację banki muszą wymienić papierowe dokumenty. Jednak po tym wstępnym etapie samo opłacanie comiesięcznych faktur odbywa się w sposób w pełni zautomatyzowany.

[srodtytul]Ściąganie z karty[/srodtytul]

Innym sposobem zagwarantowania firmie terminowości wpłat jest nakłonienie klientów do wyrażenia zgody na cykliczne obciążanie karty kredytowej. Wymaga to podpisania przez przedsiębiorcę umowy z zewnętrznym agentem rozliczeniowym, który na zlecenie firmy będzie przetwarzał takie płatności (usług tego typu nie świadczą bezpośrednio banki).

Pobieranie należności z karty klienta ma tę samą zaletę co polecenie zapłaty: gwarantuje terminowość wpłat. Wada też jest identyczna: obie formy mogą być jedynie uzupełnieniem klasycznych przelewów, bo nie zostały powszechnie zaakceptowane przez konsumentów.

Przedsiębiorcy wystawiającemu faktury na masową skalę opłaca się jednak w nie inwestować. Nawet niewielki odsetek klientów, którzy zdecydują się na jedną z tych form, przełoży się na zauważalny wzrost liczby faktur opłacanych w terminie.

Należy też pamiętać o kosztach obsługi transakcji przeprowadzanych kartami. Firma wykonująca rozliczenia pobiera prowizje za swoje usługi; jest to określony w umowie procent od wartości transakcji. Poza tym agent rozliczeniowy nie przekazuje pieniędzy na konto firmy natychmiast, ale dopiero następnego dnia roboczego, a bywa też, że nawet po kilku dniach.