Wystarczy, że pracownik ma taki telefon i szef może skontrolować zarówno czas, jak i miejsce wykonywania obowiązków. Trzeba jednak uważać, aby posługiwanie się tą techniką nie naruszyło prawa zatrudnionego do ochrony prywatności.

Możliwość lokalizowania pobytu pracowników za pomocą telefonów lub aut z GPS nie jest uregulowana. Ta luka prawna dotyczy także innych form monitorowania pracy, np. przeglądania poczty elektronicznej pracowników czy montowania kamer w miejscu pracy. Stosując tę formę kontroli załogi, trzeba jednak zachować ostrożność i zdrowy rozsądek oraz przestrzegać odnoszących się do tego zagadnienia przepisów konstytucji, kodeksu cywilnego oraz prawa pracy.

Zgodnie z art. 22 § 1 kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Kontrolę pracownika uzasadnia też art. 120 k.p. Stanowi on, że jeśli nawet zatrudniony przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych wyrządzi szkodę osobie trzeciej, do jej naprawienia zobowiązany jest wyłącznie pracodawca. Tym samym pilnowanie, czy pracownicy wywiązują się z obowiązków i robią to właściwie, wynika z dbałości o interesy firmy. Monitorowanie powierzonych pracownikom narzędzi służbowych, takich jak samochody czy telefony komórkowe, to także doskonały sposób ich ochrony przed kradzieżą lub zniszczeniem.

Kontrolowanie pracowników jest jednak ograniczone. Decydując się na objęcie załogi monitoringiem, szef powinien uwzględnić rodzaj wykonywanej przez nich pracy i czy taka kontrola jest w ogóle potrzebna, a jeśli tak, to jaka jej forma będzie najlepsza i najmniej uciążliwa dla załogi.

Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1972 r. stwierdził, że gdy pracownicy zostali uprzedzeni o kontroli w firmie, dopuszczalne jest nawet, w zakresie regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów, przeszukiwanie członków załogi w celu zapobieżenia wynoszeniu mienia z firmy (I PR 153/72). Oznacza to, że tak uregulowana forma kontroli nie narusza godności i dóbr osobistych pracowników. Można to też odnieść do lokalizowania podwładnych za pomocą telefonów służbowych.

Pracodawca ma prawo gromadzić wszelkie dane o wykonywanej pracy. Dotyczy to także informacji o tym, w jakim miejscu i w jakim czasie pracownik przebywał. Prawidłowo przeprowadzony monitoring gwarantuje prawa obu stronom i dokumentuje zarówno czas pracy, jak i należne wynagrodzenie. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, aby szef w razie ewentualnego sporu z pracownikiem wykorzystał zgromadzone w ten sposób dane.

Podstawowy zarzut przeciwników monitorowania załogi przez pracodawców dotyczy naruszania dóbr osobistych pracowników, a dokładnie prawa do prywatności. Sprawa jednak o tyle się komplikuje, że przepisy nie definiują dóbr osobistych ani prawa do prywatności.

Prawo do prywatności reguluje m.in. Konstytucja RP. Zgodnie z jej art. 47 każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Ponadto art. 51 stanowi, że nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby.

Natomiast art. 23 kodeksu cywilnego określa, że dobra osobiste człowieka to w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska. Co prawda prawo prywatności nie zostało w nim wymienione, ale wyliczenie to jest otwarte, nie wyklucza więc istnienia innych praw osobistych. W praktyce nikt nie kwestionuje, że prawo do prywatności to jedno z dóbr osobistych.

Na podstawie art. 24 k.c. osoba, której dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie naruszenia może ona także żądać, aby osoba, która się go dopuściła, usunęła jego skutki. Może też żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego poszkodowany doznał szkody majątkowej, wolno mu żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.

Natomiast zgodnie z art. 111 k.p. pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, choć podobnie jak w kodeksie cywilnym brakuje wyraźnego wskazania prawa prywatności jako dobra osobistego. Pamiętać też trzeba o art. 8 k.p. Według niego nie można czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Oznacza to, że pracodawca ma prawo kontrolować swoich podwładnych, ale nie może go nadużywać.

Aby uniknąć zarzutu nadużycia prawa, szef powinien poinformować pracowników o stosowanych formach kontroli. Już sama świadomość monitoringu wystarczy, że pracownik efektywniej i sumienniej wykonuje powierzone obowiązki. Wielu jednak może to zniechęcać do nawiązania stosunku pracy z pracodawcą.

Informacja o geolokalizacji powinna określać osoby, wobec których można ją zastosować, oraz zasady korzystania z niej przez pracodawcę i sposoby wykorzystywania jej efektów. Pracodawca odkreśla, czy będzie ją stosował zawsze, czy tylko w określonych okolicznościach, np. przy podejrzeniu wobec konkretnego pracownika. Oznacza to, że sama możliwość stosowania monitoringu w pracy musi być oficjalnie ogłoszona, ale już to, kiedy dokładnie pracownik będzie namierzany, nie wymaga poinformowania. Ma to szczególnie znaczenie, gdy szef ma uzasadnione podejrzenia, że podwładny nadużywa jego zaufania. Poinformowanie go, że określonego dnia będzie monitorowany, zmniejszałoby sens takiej kontroli.

Ponadto należy zastrzec, że ustalanie lokalizacji pracowników nie może odbywać się w sposób ciągły. Szczególnie niedopuszczalne jest kontrolowanie pracowników poza czasem ich pracy.

Żaden przepis nie reguluje, w jakiej formie pracodawca powinien poinformować o stosowaniu geolokalizacji. W praktyce przyjmuje się, że powinien udzielić takiej informacji w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może więc wydać wewnętrzne rozporządzenie, które dotyczy lokalizacji pracowników za pomocą telefonów służbowych.

Aby uniknąć jakichkolwiek późniejszych zarzutów podwładnych o naruszenie ich dóbr osobistych, niektórzy pracodawcy wprowadzają postanowienia o geolokalizacji do regulaminów pracy, umów o pracę. Niekiedy wymagają nawet od pracowników odrębnych oświadczeń, w których podwładni zgadzają się na taką formę kontroli. Obawy te uzasadnia m.in. ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r. Wątpliwe jest jednak, czy ustalenie miejsca pobytu pracownika można zaliczyć do uregulowanego w niej katalogu danych osobowych. Zgodnie bowiem z ustawą danymi osobowymi są dane, które pozwalają określić tożsamość konkretnej osoby, jak i takie, które nie pozwalają na jej natychmiastową identyfikację, ale są, przy pewnym nakładzie kosztów, czasu i działań, wystarczające do jej ustalenia. Informacja ta będzie jednak stanowić daną osobową, gdy zostanie zestawiona z innymi dodatkowymi informacjami, które w konsekwencji można odnieść do konkretnej osoby.

Aby uniknąć zarzutów naruszenia dóbr osobistych podczas kontroli poprzez lokalizację służbowego telefonu czy auta, pracodawca powinien stosować następujące zasady:

- nie może nadużywać przysługującego mu prawa kontroli pracowników, aby nie było to sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego;

- przy kontroli nie może naruszać dóbr osobistych pracowników – w szczególności prawa do prywatności;

- zastosowanie tej metody powinno zależeć od charakteru powierzonej podwładnemu pracy. Jeżeli jest ona wykonywana w terenie, szefowi wolno podjąć kroki umożliwiające ocenę jej efektywności;

- wybrać środek kontroli najmniej ingerujący w sferę dóbr osobistych pracownika oraz uzasadnić swój wybór;

- poinformować o możliwości stosowania kontroli geolokalizacyjnej, jej zakresie i regułach jej stosowania.

W tym celu wystarczy skierować do pracowników wewnętrzne obwieszczenie. Z ostrożności szef może też umieścić zapisy o tej kontroli w regulaminie pracy, w umowach o pracę lub w podpisywanych z każdym pracownikiem oświadczeniach, w których wyrażają zgodę na geolokalizację;

- precyzyjnie wyjaśnić zasady geolokalizacji i wykazać płynące z tego korzyści dla obu stron.

Pozwoli to lepiej postrzegać tę kontrolę wśród załogi. Pracownik uzyskuje m.in. dodatkową ewidencję czasu pracy i rzeczywiście wykonanych obowiązków. Rośnie też jego poczucie bezpieczeństwa, bo w razie wypadku łatwo zostanie zlokalizowany.

Autor jest radcą prawnym w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy