Wierzyciel upadłego dłużnika, jeżeli chce uzyskać zaspokojenie swojej wierzytelności pieniężnej z masy upadłości, musi – co do zasady – zgłosić ją sędziemu komisarzowi. Dokonuje tego w specjalnym piśmie procesowym zwanym zgłoszeniem wierzytelności, którego wymagania formalne określają przede wszystkim art. 239 – 240 prawa upadłościowego i naprawczego z 28 lutego 2003 r. (DzU nr 60, poz. 535 ze zm.).
Jednym z tych formalnych wymagań (art. 239) jest załączenie do zgłoszenia wierzytelności dokumentów uzasadniających to zgłoszenie (np. umowy, faktury itp.). Mogą to być odpisy, ale wyłącznie poświadczone za zgodność z oryginałem, i to jedynie przez notariusza. Wyjątkowo może to uczynić także adwokat lub radca prawny, gdy równocześnie jest pełnomocnikiem wierzyciela dokonującego zgłoszenia wierzytelności.
Niepoświadczenie lub nieprawidłowe poświadczenie odpisów dokumentów załączonych do zgłoszenia wierzytelności ma swoje niekorzystne reperkusje prawne. Zgłoszenie takie jest bowiem dotknięte brakami formalnymi, co w wypadku wierzyciela będącego przedsiębiorcą (a tak jest w przeważającej większości) lub wierzyciela reprezentowanego przez pełnomocnika procesowego będącego adwokatem lub radcą prawnym skutkuje zwrotem takiego zgłoszenia wierzytelności bez wcześniejszego wezwania do uzupełnienia tego braku formalnego.
W dalszej kolejności prowadzi to zaś do tego, że dopóki wierzyciel ten nie dokona zgłoszenia wierzytelności spełniającego wymagania formalne (także w zakresie poświadczenia odpisów dokumentów), dopóty nie będzie mógł uczestniczyć w podziale funduszów uzyskanych z likwidacji masy upadłości.
Wraz z intensyfikacją kontaktów gospodarczych naszych przedsiębiorców z kontrahentami zagranicznymi ich upadłość nabrała charakteru transgranicznego. Upadły polski przedsiębiorca może mieć bowiem nie tylko polskich, ale również zagranicznych niezaspokojonych wierzycieli, w szczególności pochodzących z państw członkowskich Unii Europejskiej. W konsekwencji rodzi się pytanie, według jakiego prawa krajowego (polskiego czy obcego) będzie się toczyło ewentualne postępowanie upadłościowe polskiego przedsiębiorcy, a tym samym jakie prawo określać będzie wymagania formalne dotyczące zgłoszeń wierzytelności.
Upadły polski przedsiębiorca może mieć nie tylko polskich, ale również zagranicznych niezaspokojonych wierzycieli
Ten transgraniczny stan rzeczy uwzględnia prawo wspólnotowe, w szczególności rozporządzenie Rady (WE) nr 1346/2000 z 29 maja 2000 r. w sprawie postępowania upadłościowego (DzU L 160/1 z 30.06.2000). Zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia, o ile nie stanowi ono inaczej, dla postępowania upadłościowego i jego skutków właściwe jest prawo państwa członkowskiego, w którym zostaje wszczęte to postępowanie („państwo wszczęcia postępowania”). Jeżeli zatem tym państwem będzie Polska, to postępowanie będzie się toczyło pod rządami polskiego prawa, w szczególności upadłościowego i naprawczego. Prawo polskie będzie wówczas właściwe także do określenia zasad zgłoszenia, sprawdzenia i ustalenia wierzytelności zagranicznego (wspólnotowego) wierzyciela względem upadłego polskiego dłużnika (art. 4 ust. 2 lit. h rozporządzenia).
Nie oznacza to jednak, iż wszystkie określone w prawie polskim wymagania formalne dotyczące zgłoszenia wierzytelności będą obowiązywały także wierzycieli pochodzących z innych niż Polska państw członkowskich Unii. Dotyczy to w szczególności dokumentów uzasadniających zgłoszenie wierzytelności.
Otóż zgodnie z art. 41 powołanego rozporządzenia wierzyciel zagraniczny (wspólnotowy) – podobnie jak polski – nie musi załączać do zgłoszenia wierzytelności oryginałów uzasadniających go dokumentów; może bowiem przekazać ich kopie. Przy czym – co jest już odmiennością – kopie te nie tylko nie muszą być poświadczone przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego, ale nawet przez samego wierzyciela. W konsekwencji oznacza to, że wierzyciel zagraniczny (wspólnotowy) może załączyć do zgłoszenia wierzytelności w celu jego uzasadnienia, niepoświadczone kopie dokumentów, nie wyłączając kopii sporządzonych techniką reprograficzną, w tym kserokopii.
Okoliczność ta ma znaczenie nie tylko dla polskich sędziów komisarzy (zajmujących się kontrolą formalną zgłoszeń wierzytelności), ale także dla polskich adwokatów i radców prawnych prowadzących obsługę prawną zagranicznych (wspólnotowych) wierzycieli upadłego polskiego przedsiębiorcy – zmniejszają się bowiem wskutek tego określone w prawie polskim wymagania formalne zgłoszeń wierzytelności sporządzanych w imieniu tychże wierzycieli.
Oczywiście ten przywilej prawa wspólnotowego dotyczy również polskich wierzycieli, gdy wysyłają do obcych państw członkowskich Unii zgłoszenia wierzytelności wobec swoich zagranicznych (wspólnotowych) upadłych dłużników.